RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) I.1. rész 3. § (4) d) da) alpontjában, és a Helyiséggazdálkodási és Értékesítési Szabályzat 2.1.5.1. pont (6) bekezdésében foglalt hatáskörünkben a következő utasítást adjuk ki:
1. §
Az utasítás célja, hatálya
(1) Jelen utasítás célja, hogy az Egyetem tulajdonában, vagyonkezelésében és használatában található ingatlanok, helyiségek rendezvény céljából történő hasznosításával járó költségek viselésének rendjét, a kiemelt partneri viszonyban álló külső szervezetekre, továbbá az ingatlanok, helyiségek filmforgatás céljából történő bérbeadás, hasznosítás eltérő speciális szabályait megállapítsa.
(2) Jelen utasítás tárgyi hatálya kiterjed Egyetem tulajdonában, vagyonkezelésében és használatában található ingatlanokra, helyiségekre (továbbiakban együttesen: egyetemi ingatlanok). Amennyiben a kérelem a helyiségen kívül egyéb az Egyetem tulajdonában álló tartozék, ingóság használatára, bérbevételére vonatkozó kérést is tartalmaz, akkor jelen utasítás szabályait ezekre is alkalmazni kell.
(3) Jelen utasítás hatálya kiterjed a központi és egységszintű rendezvények szervezésében résztvevő egyetemi foglalkoztatottakra, továbbá azokra a külső partnerekre, akik az Egyetem területén szerveznek és bonyolítanak le rendezvényeket.
2. §
Általános rendelkezések
(1) Az Egyetem területén, vagy az Egyetem nevében szervezett rendezvények engedélyezési eljárására, a rendezvények fajtáira, a főbb rendezvényhelyszínekre vonatkozó szabályokat a Rendezvényszervezési és rendezvény-biztosítási szabályzat (továbbiakban: Rendezvényszervezési szabályzat) tartalmazza.
(2) A Helyiséggazdálkodási és értékesítési Szabályzat (továbbiakban: Helyiséggazdálkodási szabályzat) rendelkezik az Egyetem tulajdonában, vagyonkezelésében és használatában található ingatlan, épület, építmény és azok helyiségei, területei hasznosításáról.
3. §
Központi és egységszintű rendezvények
(1) A Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.2. pont (4) bekezdés alapján az Egyetem központi rendezvényei (továbbiakban: központi rendezvények) esetében a helyiségek használat átengedésével kapcsolatosan felmerült közüzemi díjak, üzemeltetési költségek, ideértve a foglalkoztatottak bérjellegű kiadásait is, nem számíthatók fel.
(2) A Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.5. pont (1) bekezdés alapján a HÖK, a DÖK, az ALUMNI és az oktatási rektorhelyettes hatáskörébe tartozó oktatással kapcsolatos rendezvények helyiséghasználatért az egyetemen belül térítés nem számolható el.
(3) Az Egyetem szervezeti egysége által szervezett rendezvények (továbbiakban: egységszintű rendezvények) esetén a rendezvényhez közvetlenül kapcsolódó – akár az egyetem szervezeti egységei által, akár külső szolgáltató által biztosított – humán-, infrastrukturális, és szolgáltatási erőforrásigény költségek összegét a szervezők éves költségvetésük tervezésekor a Gazdasági Főigazgatóság által a szervezők rendelkezésére bocsátott − e szolgáltatások egységdíjait, és az adott rendezvénytípus tekintetében az előző évben felmerült idő és kapacitásigényeket tartalmazó − kimutatás alapján saját költségvetési kereteik között tervezik, és évközben a rendezvény lebonyolítása során viselik. Amennyiben az éves költségterv elfogadásakor nem ismert okból a tervezett költségeken felüli költség merül fel, annak összege a költség felmerülésének helye szerinti szervezeti egység költséghelyét terheli, ide nem értve a külső szolgáltatók díjait, valamint azon többletszolgáltatási igényeket, amelyek elmaradása nem okozná a rendezvény jellegét figyelembe véve annak olyan mértékű színvonalcsökkenését, amely az Egyetem jóhírét és brandjét negatívan érintené.
4. §
Külső partnerek rendezvényeit érintő általános szabályok
(1) Nem az Egyetem, vagy valamely szervezeti egysége (továbbiakban: külső partnerek) által szervezett rendezvényeket az Egyetem területén a Rendezvényszervezési szabályzat rendelkezései figyelembevételével lehet tartani. Az egyetem ingatlanok bérbevétele, hasznosítása iránt benyújtott kérelem alapján vizsgálni kell, hogy a rendezvény célja, mondanivalója összehangban áll- e az Egyetem által képviselt értékekkel.
(2) A kérelmet előterjesztő külső partner adatait ellenőrizni szükséges az e-cégjegyzékben, különös tekintettel az alábbi tényekre és körülményekre:
a) az adatai a szerződésben a nyilvántartásnak megfelelően kerültek-e rögzítésre,
b) tevékenységi köre kiterjed-e a szerződésben meghatározott tevékenységre,
c) nem folyik- e ellene végrehajtási eljárás,
d) nem áll-e, végelszámolás, csőd-, vagy felszámolási eljárás alatt,
e) a szerződésben feltüntetett képviselő jogosult-e a szerződés képviseletére, a szerződés aláírására.
(3) A külső partner az Egyetem területén rendezvény tartására vonatkozó igényét írásban jelzi, majd pedig egyeztetés után a Rendezvényszervezési szabályzathoz tartozó formanyomtatvány kitöltésével hivatalosan is bejelenti. A külső partner által jelzett írásbeli rendezvény tartására vonatkozó formanyomtatvány beérkezését követően az illetékes Tömbigazgatóság vezetője köteles felmérni, hogy milyen berendezési tárgyak elhelyezésére van szükség a rendezvény megtartása érdekében. Az erre vonatkozó igényeket a kérelmezőnek kell megküldenie írásban, Elméleti Orvostudományi Központ esetében pedig az igényfelmérő adatlap kitöltésével. Amennyiben az épület rendelkezik a betelepülésre vonatkozó bármilyen írásos dokumentációval, vagy un. Betelepülési tájékoztatóval, akkor azt a kérelmező részére szintén meg kell küldeni.
(4) A külső partnerek rendezvényeire bérbe adott helyiségekre vonatkozó általános szabályokat a Helyiséggazdálkodási Szabályzat tartalmazza.
(5) A Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.2. pont (2) bekezdése szerint a külső partnerek által szervezett rendezvények esetén bérleti szerződés a gazdasági főigazgató által meghatározott tipizált minimum bérleti díj alatt nem köthető. Ezzel összefüggésben figyelemmel kell lenni arra is, hogy amennyiben nincs egyedi mérésre lehetőség, abban az esetben a közüzemi költségekre vonatkozó átalánydíj-megállapítás adatain vagy becsült átlagfogyasztáson alapuló elszámolási módot kell alkalmazni
(6) A Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.2. pont (3) bekezdése szerint a piaci ár alapján meghatározott, bérleti díjakat a bérbeadó szervezeti egységnek a gazdasági ügyekért felelős vezetője által meghatározott, a bérbe adandó helyiségre vonatkozó önköltségével össze kell vetnie. A bérleti díjnak minden esetben meg kell haladnia, vagy minimum el kell érnie az önköltséget.
(7) A Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.2. pont (5) bekezdése szerint a külső partnerek az Egyetemmel közösen az Egyetem területén tartandó rendezvények esetében, rektori és kancellári külön engedéllyel az aktuális tipizált minimum bérleti díj minimum 10%-ának megfelelő díj ellenében vehetik igénybe az Egyetem helyiségeit.
(8) Külső partnerek rendezvényei kapcsán – a Helyiséggazdálkodási Szabályzat rendelkezéseitől eltérően – a közüzemi díjak minden esetben a bérleti díj részét képezik.
(9)Külső partnerek rendezvényei kapcsán az Egyetem – megfelelő ellenszolgáltatás fejében – különböző szolgáltatások ellátását is vállalhatja, ilyen szolgáltatások különösen: takarítás, ügyeletvezetés, IT és AV technikai támogatás, műszaki előkészítés és felügyelet.
(10) Külső partnerek rendezvényeit érintő bérleti szerződés megkötésére csak abban az esetben kerülhet sor,
a) ha az 1. mellékletben meghatározott felelősséget szabályozó rendelkezések a szerződésben feltüntetésre kerültek.
b) ha az adott épület Házirendjéről, Betelepülési tájékoztatóval is rendelkező helyszínek esetében mindkettőről a külső partner képviselője nyilatkozik, hogy a Házirend (és Betelepülési tájékoztató) érvényes és hatályos szövegét kifejezetten megismerte és azt magára nézve kötelezőnek ismeri el.
(11) Amennyiben külső partner rendezvényein közreműködőként vesz részt a Semmelweis Egyetem foglalkoztatottja vagy a Semmelweis Egyetemmel egyéb szerződéses jogviszonyban álló személy, akkor a 2 mellékletben meghatározott Munkavállalói Felelősségvállalási Nyilatkozatot szükséges megtennie.
(12) Külső partnerek által szervezett rendezvények lebonyolítását követően a Marketing és Kommunikációs Főigazgatóság a külső partner részére elégedettségi felmérésre vonatkozó Forms linket e-mailben megküldi.
5. §
Kiemelt partneri viszonyban álló külső szervezetek esetén alkalmazandó speciális rendelkezések
(1) A Rendezvényszervezési Szabályzat 2.1.1. pont (3)-(6) bekezdéseiben meghatározott, rendezvények engedélyezésére jogosult által benyújtott kérelem alapján a rektor – a rektori kabinetvezető előterjesztése alapján – a külső partnerek közül egyes szervezeteket kiemelt partneri viszonyban álló szervezetnek minősítheti.
(2) A Rendezvényszervezési Szabályzat 2.1.1. pont (3)-(6) bekezdéseiben meghatározott, rendezvények engedélyezésére jogosult a külső partnerek által benyújtott kérelmeket továbbítja a Rektori Kabinet részére annak beérkezését követő 3 munkanapon belül.
(3) Amennyiben a külső szervezésű rendezvényt az Egyetemmel kiemelt partneri viszonyban álló szervezet tartja, akkor a rektor bérleti díjkedvezményt biztosíthat részükre.
(4) A (3) bekezdésben foglalt esetben az Egyetem kiemelt partnere Helyiséggazdálkodási Szabályzat 2.1.5.2. pont alapján az adott helyiségre vonatkozó önköltségszámítás alapján kalkulált bérleti díjat köteles megfizetni.
6. §
Filmforgatás céljára bérbeadott helyiségek hasznosítására vonatkozó speciális rendelkezések
(1)Amennyiben az egyetem ingatlanok bérbevétele iránt benyújtott kérelem filmforgatás céljára történő bérletre vonatkozik, akkor meg kell vizsgálni, hogy a készítendő film vagy egyéb műalkotás mondanivalója, témája, esetleges problémafelvetése összhangban áll- e az Egyetem által képviselt értékekkel.
(2) A filmforgatás céljából történő bérbeadásra vonatkozóan a 4. §-ban leírtakat alkalmazni kell. A filmforgatás céljából történő bérbeadást megelőzően az ADATLAP forgatás engedélyezéséhez elnevezésű nyomtatványt kell kitölteni, ezt a nyomtatványt az EOK és a NET esetében a helyszín koordinációval foglalkozó munkatársak töltik ki, a 3. sz. melléklet szerinti tartalommal.
(3) A filmforgatás céljából történő bérbeadás esetén a JIF által közzétett mintaszerződést kell alkalmazni.
7. §
Hatálybaléptető, átmeneti rendelkezések
Jelen utasítás az Egyetem honlapján való közzétételt követő napon lép hatályba és visszavonásig érvényes.
Budapest, 2024. április 12.
Dr. Merkely Béla Dr. Pavlik Lívia Dr. Szabó Attila
rektor kancellár a Klinikai Központ elnöke
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 1. számú melléklete
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 2. számú melléklete – PDF formátumban
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 2. számú melléklete – WORD formátumban
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 3. számú melléklete – PDF formátumban
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás az egyetemi rendezvényhelyszínek bérbevétele kapcsán fizetendő költségekről és egyéb speciálisan alkalmazandó szabályokról 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető:
RKE/4/2024. (IV.12.) számú rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 3. számú melléklete – WORD formátumban