K/1/2021. (III.08.) számú kancellári utasítás
a központi őrzésbe helyezett betegdokumentációból történő adatkikérés rendjéről
A Szervezeti és Működési Szabályzat I. Könyv Szervezeti és Működési Rend (a továbbiakban: SZMR) I.1. Rész. 3. § (12) bekezdésében foglalt hatáskörömben eljárva az alábbi utasítást adom ki:
1.§.
(1) A Semmelweis Egyetem Kútvölgyi Klinikai Tömb kapacitásainak költöztetésével összefüggésben, az 1774/2018. (XII.21) kormányhatározatban meghatározott feladatok végrehajtásaként a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság szervezeti keretein belül működő Szervezési és Igazgatási Központ bérirattári szolgáltatás keretében biztosítja a korábbi „Kútvölgyi Irattárban” elhelyezett betegellátáshoz kapcsolódó iratanyag szakszerű tárolási körülmények között történő megőrzését és a dokumentumokból történő adatszolgáltatást.
(2) Az (1) bekezdés szerinti költözéssel összefüggésben nem kerültek az alábbi iratanyagok bérirattári szolgáltatás keretében elhelyezésre:
- a volt III. Belgyógyászati Klinika iratainak azon köre, amelyek körét a szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott személy kijelölte és keletkezési ideje 2015. január 1. napja utáni; ;
- Sebészeti Klinika iratainak azon köre, amelyek 2018. január 1. napja után keletkeztek;
- Családorvosi Tanszék iratanyaga;
- Pszichiátriai és Pszichoterápiás Klinika (Klinika és Kutatási Mentálhigiénés Osztály – Kútvölgyi Klinikai Tömb) iratanyaga;
- a volt Kútvölgyi Járóbeteg Szakrendelő iratai.
(3) Az (1) bekezdés szerinti költözéssel érintett, Külső Klinikai Tömbben működő szervezeti egységek, korábban a Kútvölgyi Klinikai Tömb Központi Irattárában őrzött, 2015. január 1. napja után keletkezett iratanyagának központi elhelyezésére a Szervezési és Igazgatási Központ a Nagyvárad téri Elméleti Tömbben alakított ki irattárolásra helyiséget, az iratok elhelyezéséhez szükséges polcok biztosításával.
2.§.
(1) Különösen indokolt esetben – tűz-és/vagy balesetveszélyes körülmények, kritikus födémszerkezet, egyéb szakszerűtlen, állományvédelmi szempontból iratvesztés kockázatát hordozó körülmény fennállása esetén – a betegellátást végző szervezeti egység vezetője kérheti iratanyagai központi őrzését iratkikérési szolgáltatás biztosításával.
(2) Az (1) bekezdésben megjelölti körbe tartozó betegdokumentáció központi elhelyezésére irányuló kérelmet a szervezeti egység vezetőjének a Szervezési és Igazgatási Központ igazgatójának kell megküldeni, aki azt szakmai álláspontjával együtt haladéktalanul, legkésőbb 15 napon belül a döntésre továbbítja a Kancellár részére.
(3) A kérelemről hozott döntésről a Szervezési és Igazgatási Központ vezetője azonnal, legkésőbb a döntést követő 15 napon belül tájékoztatja a betegellátást végző szervezeti egység vezetőjét.
3.§.
(1) A központi őrzésbe helyezett dokumentáció, betegadat kiadásának rendje:
- amennyiben a beteget korábban a Kútvölgyi Klinikai Tömbben (“Kútvölgyi úti Kórházban”) látták el, és az ellátást végző szervezeti egység feladatát az Egyetem más szervezeti egysége vette át, úgy a feladatot átvető szervezeti egység vezetője jogosult és köteles a kérelem szerinti dokumentáció, betegadat kiadását jóváhagyni;
- amennyiben az a) pont szerinti vezető nem azonosítható, úgy a kiadható betegadatok, dokumentációk körét, illetve a kérelem elutasítását az Orvosszakmai Főigazgatóság vezetője hagyja jóvá;
- az igénybejelentést a jelen utasítás mellékletét képező nyomtatványon kell a Szervezési és Igazgatási Központ vezetője részére megküldeni, az igazgatas@semmelweis-univ.hu e-mail címre;
- a Szervezési és Igazgatási Központ vezetője haladéktalanul intézkedik a kért dokumentáció, betegadat kikereséséről;
- a kikeresett betegdokumentációt, betegadatot a Szervezési és Igazgatási Központ vezetője haladéktalanul megküldi az igénybejelentő lapon megjelölt kapcsolattartó személy részére;
- indokolt esetben – az indok megjelölésével és a szervezeti egység vezetőjének aláírásával – „SŰRGŐS” megjegyzéssel igényelhető irat, ebben az esetben a 10,00 óráig megküldött igénybejelentést a Szervezési és Igazgatási Központ vezetője az igénybejelentés napján küldi meg a nyomtatványon megjelölt kapcsolattartó részére.
(2) A központi őrzésbe helyezett betegdokumentációból történő iratok kiadása a szervezeti egység korábbi adatkikérési gyakorlatának megfelelően történik.
(3) A Nagyvárad téri Elméleti Tömbben elhelyezett az 1.§ (3) bekezdés szerinti iratok kezelésére, az ezekből történő adatkikeresések módjára a szervezeti egységek saját belső működési rendjüket meghatározó szervezeti ügyrendjükben előírt rendelkezések az irányadóak. Az iratkikeresést a szervezeti egység saját hatáskörben végzi.
4.§.
(1) A központi őrzésbe helyezett iratanyagról készített nyilvántartást, amely biztosítja az iratok visszakereshetőségét, a Szervezési és Igazgatási Központ kezeli.
5.§
(1) Jelen utasítás a Semmelweis Egyetem Jogi és Igazgatási Főigazgatósága (JIF) alhonlapján való közzétételt követő napon lép hatályba.
(2) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Kútvölgyi Klinikai Tömb átköltöztetésével kapcsolatosan elhelyezett iratanyagból történő adatkikérés rendjéről szóló K/4/2019. (XII.09) számú kancellári utasítás.
Budapest, 2021. március 8.
Pavlik Lívia
kancellár
K/1/2021. (III.08.) számú kancellári utasítás a központi őrzésbe helyezett betegdokumentációból történő adatkikérés rendjéről aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető:
K/1/2021. (III.08.) számú kancellári utasítás
K/1/2021. (III.08.) számú kancellári utasítás a központi őrzésbe helyezett betegdokumentációból történő adatkikérés rendjéről 1. sz. melléklete az alábbi linkre kattintva letölthető:
K/1/2021. (III.08.) számú kancellári utasítás 1. sz. melléklete