RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
a szabadság kiadásának 2024. évi rendjéről
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: „Egyetem”, illetve „munkáltató”) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: „SZMSZ”) II.1. rész 5/A. §-a végrehajtásaként, az SZMSZ I.1. rész 3. § (4) bekezdés d) pontjában foglalt hatáskörünkben eljárva, a következő utasítást adjuk ki.
1. § [Az utasítás hatálya]
(1) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a munkavállaló részére a jogszabály alapján 2024. évre megállapított szabadság kiadásának szabályozására, ezen belül különösen az éves szabadságolási terv elkészítésének, a szabadságolási terv év közben történő módosításának, a szabadság kiadása dokumentálásának, munkaügyi nyilvántartó rendszerben való rögzítésének folyamatára.
(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Egyetemen, illetve az annak részeként működő Klinikai Központban munkaviszonyban, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott valamennyi személyre (a továbbiakban: munkavállaló).
2. § [A 2024. évi szabadságolási terv elkészítése]
(1) A munkavállaló a 2024. évi szabadságolási tervét a (2) bekezdés szerinti ütemezésben és formában készíti el és közli a munkáltatói jogkör gyakorlójával. A szabadságolási tervnek ki kell terjednie a 2024. évre a munkáltató által megállapított és közölt alap- és pótszabadságra. A pótszabadság körébe tartozik különösen az életkor vagy fizetési fokozat alapján járó, a gyermek után járó, a munkakörhöz kapcsolódó, a munkaköri vagy személyi körülmény alapján járó pótszabadság.
(2) A munkavállaló a szabadságolási tervét
a) a 2024. január 1. napjától 2024. május 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan az 1. melléklet szerint formában, 2024. január 12. napjáig,
b) a 2024. június 1. napjától 2024. december 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában, 2024. május 15. napjáig
készíti el és közli a munkáltatói jogkör gyakorlójával.
(3) A (2) bekezdés a) pontja szerinti tervben a munkavállalónak az év első öt hónapjára vonatkozóan kell feltüntetnie a szabadságolási javaslatát azzal, hogy ezen időszakra vonatkozóan nem elvárás a rendelkezésre álló szabadságnapok időarányos felhasználása, ugyanakkor a munkavállaló a tervezés során természetesen nem lépheti túl az év egészére rendelkezésre álló szabadságnapok számát. Amennyiben a munkavállaló a (2) bekezdés a) pontja szerinti tervben az év egészére szeretné a javaslatát megtenni, akkor erre is lehetősége van. A terv elkészítését és jóváhagyását megelőzően már kiadott 2024. évi szabadságot a szabadságolási tervben rögzíteni kell.
(4) A (2) bekezdés b) pontja szerinti tervet – amennyiben nem rendelkezik a (3) bekezdés alapján a teljes évre jóváhagyott szabadságolási tervvel – a munkavállalónak úgy kell elkészítenie, hogy a részére az 1. § (1) bekezdése alapján megállapított teljes éves szabadságkeret 2024. év végéig kiadásra kerüljön.
(5) A szabadságolási tervre vonatkozó munkavállalói javaslat figyelembevételével a munkáltatói jogkör gyakorlója
a) a (2) bekezdés a) pontja szerinti esetben 2024. január 19. napjáig, az 1. melléklet szerint elkészített szabadságolási terv aláírásával és munkavállalóval történő közlésével,
b) a (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben 2024. május 22. napjáig, az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén
jóváhagyja a munkavállaló szabadságolási tervét.
(6) A munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv (5) bekezdés szerinti jóváhagyása során jogosult a terv munkavállaló általi felülvizsgálatát kérni, illetve a munkavállalói javaslattól – a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben (a továbbiakban: „Mt.”) írt korlátok között – eltérni. A (2) bekezdés b) pontja szerinti tervet a munkáltatói jogkör gyakorlójának úgy kell jóváhagynia, hogy a munkavállaló részére az 1. § (1) bekezdése alapján megállapított teljes éves szabadságkeret 2024. év végéig kiadásra kerüljön.
(7) A munkavállaló a (2) bekezdés a) pontja szerinti esetben a szabadságolási terven, valamint átvételi íven aláírásával igazolja a munkáltatói jogkör gyakorlója által jóváhagyott szabadságolási tervének átvételét. A (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben a jóváhagyott szabadságolási terv az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában megtekinthető.
(8) A szabadságolási terv elkészítése és jóváhagyása során figyelemmel kell lenni arra, hogy valamennyi munkavállaló esetében évi 5 nap év végén kerül kötelezően kiadásra. Ettől eltérni csak a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítása érdekében lehet.
(9) A tanév időbeosztásához kapcsolódóan a munkáltató
a) egészségügyi szolgálati jogviszonnyal nem rendelkező, oktatói és tudományos kutatói munkakörben lévő munkavállaló részére évi legalább 15 napot a 2024. június 17. és augusztus 30. napja közötti időszakban a szabadon felhasználható – nem az oktatói pótszabadság biztosítására szolgáló – szabadság terhére,
b) a köznevelésben, illetve a szakképzésben foglalkoztatott, oktató, nevelő munkát végzőknek járó pótszabadságban részesülő munkavállaló részére a szabadságot elsődlegesen az oktatási szünetben, figyelemmel a köznevelésben a pedagógus és a szakképzésben az oktató által ezen időszakban kötelezően ellátandó feladatokra
adja ki.
(10) Az egészségügyi ágazatban az Nftv. szerinti oktatói jogviszonnyal (további jogviszony) rendelkező egészségügyi szolgálati jogviszonyban álló személyt évi huszonöt munkanap pótszabadság illeti meg, amelyből legfeljebb tizenöt munkanapot a munkáltató oktató, illetve oktatási tevékenységgel összefüggő munkára igénybe vehet, azaz ezen napok nem képezik a szabadságolási terv részét. A szabadságolási terv részét képező szabadságnapok közül évi legalább 15 napot a 2024. június 17. és augusztus 30. napja közötti időszakban kell kiadni, figyelemmel a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítására.
(11) Az év közben belépő munkavállaló a munkaviszonya, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonya létesítését követő 30 napon belül köteles elkészíteni és a munkáltatói jogkör gyakorlójával közölni a szabadságolási tervét, amely alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója legkésőbb 10 napon belül dönt annak jóváhagyásáról és azt közli a munkavállalóval.
3. § [A 2024. évi szabadságolási terv módosítása]
(1) A szabadságolási terv év közben módosítható azzal, hogy
a) a szabadság kiadása módosítására vonatkozó igényét a munkavállalónak legalább tizenöt nappal a szabadságolási tervben megjelölt szabadság időpontját megelőzően kell kezdeményeznie a munkáltatói jogkör gyakorlója felé, amelyről a munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv módosításának kiadásával dönt,
b) a szabadság kiadását a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén – az apasági szabadságot kivéve – legfeljebb hatvan nappal elhalaszthatja, és a kiadás általa javasolt időpontját egyidejűleg közli a munkavállalóval, aki annak elfogadásáról öt napon belül – az éves szabadságolási terv módosításának elfogadásával – nyilatkozik,
c) a munkavállaló már megkezdett szabadságát – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén, írásbeli indoklással megszakíthatja, és a szabadság kiadásának új időpontjáról az éves szabadságolási terv módosításának kiadásával egyidejűleg tájékoztatja a munkavállalót,
d) a munkavállalónak a kiadás időpontja egyoldalú módosításával vagy a megszakítással összefüggésben felmerült kárát és költségeit a munkáltató köteles megtéríteni, továbbá a c) pontban foglalt esetben a szabadság alatti tartózkodási helyről a munkahelyre és a visszautazással, valamint a munkával töltött idő a szabadságba nem számít be,
e) a szabadság kiadásának időpontját a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezéssel is módosíthatja.
(2) Az éves szabadságolási terv módosítása
a) 2024. május 14. napjáig a 2. melléklet szerinti formában,
b) 2024. május 15. napjától az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén
történik.
(3) Az éves szabadságolási terv módosítása a (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben csak úgy történhet, ha egyidejűleg megjelölésre kerül a szabadság adott naptári éven belüli más időpontban történő kiadása.
4. § [A szabadság kiadásának dokumentálása]
A szabadság nyilvántartásának alapja a 2. § (5) bekezdése szerint jóváhagyott, illetve a 3. § (2) bekezdése szerint módosított szabadságolási terv. A szabadságolási tervben eredetileg rögzített, illetve a 3. § szerint módosított, és a jelenléti íven is feltüntetett időpontban – az 5. § (3) bekezdésére is tekintettel – a szabadság kiadottnak minősül.
5. § [A szabadság kiadásának munkaügyi nyilvántartó (SAP) rendszerben való rögzítése]
(1) A munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási tervet annak jóváhagyását és munkavállalóval való közlését követően – a 2. § (2) bekezdés a) pontja szerinti esetben az átvételi ívvel együtt – haladéktalanul eljuttatja a szervezeti egység munkavállalóinak távollétét az SAP rendszerben rögzítő gazdasági munkatársnak (a továbbiakban: időrögzítő munkatárs), aki a szabadság kiadásának szabadságolási tervben megállapított időpontjaira vonatkozóan a távollétet az SAP rendszerben a havi bérszámfejtést megelőzően rögzíti. A kiadott szabadság SAP rendszerben történő rögzítéséért az időrögzítő munkatárs és a felette munkáltatói jogkört gyakorló vezető felelős.
(2) A munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv év közbeni módosítását annak munkavállalóval való közlését követően haladéktalanul eljuttatja az időrögzítő munkatársnak, aki a távollétet az SAP rendszerben a havi bérszámfejtést megelőzően rögzíti. A havi bérszámfejtést követően beérkező módosítás utólagosan kerül javításra és elszámolásra. Az adatok időbeni beérkezéséért a munkavállaló felett munkáltatói jogkört gyakorló vezető felelős.
(3) Az aktuális, érvényes szabadságolási terv és az adott havi jelenléti ív összhangját minden hónapban az időrögzítés keretében ellenőrizni es nem egyező adattartalom esetén az eltérés okának feltárásával és javításával biztosítani kell. Amennyiben a két dokumentum között eltérés mutatkozik, akkor az időrögzítő munkatárs egyeztet a munkáltatói jogkör gyakorlója által kijelölt személlyel és kezdeményezi a munkavállaló és a felette munkáltatói jogkört gyakorló vezető irányába az összhang megteremtése érdekében szükséges intézkedéseket (a szabadságolási terv módosításának pótlólagos benyújtását, vagy a jelenléti ív javítását).
6. § [Záró rendelkezések]
(1) A munkáltató és a munkavállaló kivételes esetben – a rektor, a kancellár vagy a Klinikai Központ elnöke előzetes engedélyével – a naptári évre vonatkozóan megállapodást köthetnek arról, hogy az életkor után járó pótszabadságot a munkáltató az esedékesség évét követő év végéig adja ki.
(2) Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot.
(3) A korábbi évekről felhalmozott és 2023. december 31. napjáig ki nem adott szabadságnapok megállapítására 2024. január 31. napjáig kerül sor, az erre vonatkozó belső szabályozás tartalmáról a munkáltató az érdekképviseletekkel (Alkalmazotti Tanács, Semmelweis Érdekvédelmi Szövetség) történő egyeztetés alapján dönt.
(4) A jelen utasítás a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján való közzététellel lép hatályba, és egyidejűleg hatályon kívül helyezésre kerül a szabadság kiadásának rendjéről szóló RKE/3/2023. (III. 06.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás.
(5) A jelen utasítás végrehajtása során alkalmazandó formanyomtatványokat az emberierőforrás-gazdálkodási főigazgató a főigazgatóság honlapján teszi hozzáférhetővé, továbbá a szabadság kiadásának a 2. § (2) bekezdés a) pontja szerinti megtervezéséhez a szükséges formanyomtatványt 2024. január 5. napjáig a munkavállalók részére eljuttatja.
Dr. Merkely Béla Dr. Pavlik Lívia Dr. Szabó Attila
rektor kancellár a Klinikai Központ elnöke
Az RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás a szabadság kiadásának 2024. évi rendjéről aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető:
RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
Az RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás a szabadság kiadásának 2024. évi rendjéről 1. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető: RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 1. számú melléklete
Az RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás a szabadság kiadásának 2024. évi rendjéről 2. sz. melléklete az alábbi linkről letölthető: RKE/1/2024. (I.2.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás 2. számú melléklete