E/3/2023. (IV.06.) számú rektori – kancellári utasítás
a közbeszerzési és a beszerzési eljárások becsült értékének megállapítása és a végleges ajánlati árak jóváhagyásáról
(az E/3/2024. (VI.25.) számú rektori-kancellári utasítás módosító rendelkezéseivel egységes szerkezetben)
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) I.1. rész 3. § (4) d) da) alpontjában foglalt hatáskörünkben a következő utasítást adjuk ki:
Preambulum
Az Egyetem, mint közbeszerzési eljárásokban ajánlatkérőnek minősülő szervezet, amellett, hogy elkötelezett ezen eljárásainak jogszerű és eredményes lefolytatása iránt, kontrollálni kívánja az inflációs gazdasági környezetben bizonyos esetekben indokolatlanul megnövekedő indikatív és végleges ajánlati áraknak és más piaci trendeknek történő kitettséget, oly módon, hogy előzetes jóváhagyási pontokat épít be közbeszerzési folyamataiba a közbeszerzési eljárások előkészítése keretében megállapított becsült értékek, valamint a közbeszerzési eljárások során érkezett végleges ajánlati árak ismeretében. Ezen elvet az Egyetem a közbeszerzési értékhatárok alatti, továbbá a közbeszerzés alól kivételt képező beszerzési eljárásaiban is érvényesíti.
1. §
(1) A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység köteles az egyes közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó – a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 16. § (1) bekezdésében meghatározott – becsült értéket, azaz a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált teljes ellenszolgáltatás nettó (áfa nélküli) értékét a lehető legnagyobb gondossággal meghatározni.
2. §
(1) Amennyiben
a) a tárgyban rendelkezésre áll egy, az Egyetem által korábban megkötött szerződés (nem első alkalommal történik a beszerzés tárgyára irányuló szerződéskötés), és
b) az aktuális eljárás előkészítése keretében bármely módszerrel meghatározott becsült érték ezen legutóbb megkötött szerződésben rögzített egyes beszerzési tételek értékeit
ba) a 2021. január 1. után megkötött szerződés esetében 10 %-nál,
bb) 2021. január 1. előtt megkötött szerződés esetében 15 %-nál
nagyobb mértékben meghaladja, akkor a közbeszerzési eljárás ezen becsült értékkel történő megindítása a (2)-(3) bekezdésekben meghatározott előzetes jóváhagyáshoz kötött.
(2) Az oktatási, tudományos kutatási, betegellátási tárgyú beszerzési igények esetében a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység köteles a rektor jóváhagyását beszerezni a becsült érték ezen összeggel történő megállapításához.
(3) A gazdasági, pénzügyi, kontrolling, belső ellenőrzési, számviteli, munkaügyi, jogi, szervezési-igazgatási, informatikai, műszaki, létesítményhasznosítási, üzemeltetési, logisztikai, szolgáltatási tárgyú beszerzési igények esetében a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység köteles a kancellár jóváhagyását beszerezni a becsült érték ezen összeggel történő megállapításához.
(4) A fenti előzetes jóváhagyás iránti előterjesztésnek tartalmaznia kell a beszerzés tárgyával kapcsolatos piaci helyzet ismertetését, illetve a közbeszerzési eljárás megindítása és a szerződéskötés elmaradásának esetleges szakmai és jogi kockázatait is. A rektor vagy a kancellár az előterjesztésben foglaltak alapján dönt a becsült érték ezen összeggel történő megállapítása tárgyában.
(5) Amennyiben a beszerzés a fent meghatározott előzetes jóváhagyási kötelezettség alá esik, akkor a Beszerzési Igazgatóság jár el a jóváhagyás megszerzése érdekében.
3. § 1
Az indítandó közbeszerzési eljárások egyes adatait tartalmazó, az Egyetem Állandó Közbeszerzési Bizottsága (a továbbiakban: ÁKB) jóváhagyását igénylő, a Beszerzési Igazgatóság által készített előterjesztésben meg kell jelölni a becsült érték alátámasztásának módszerét, illetve annak a körülménynek a fennállását is, hogy az adott közbeszerzés a 2. §-ban meghatározott előzetes jóváhagyási kötelezettség által érintett körbe tartozik-e.
4. §
(1) A közbeszerzési eljárás keretében megkötendő szerződés előzetesen igazolt fedezetének összege nem haladhatja meg − amennyiben a 2. § szerint szükséges volt, akkor az előzetesen jóváhagyott − becsült érték nettó összegét. (Kivéve, ha hazai vagy uniós támogatásból történő finanszírozás esetén a konkrét beszerzésre megítélt támogatás összege magasabb, mint az adott közbeszerzési eljárás becsült értéke, mert ebben az esetben – a közbeszerzés-ellenőrzési gyakorlat elvárásának megfelelően – a beszerzésre megítélt támogatási összeg kerül fedezetként megjelölésre.)
(2) Amennyiben a 2. §-ban meghatározott előzetes jóváhagyási körbe nem tartozó közbeszerzési eljárások keretében benyújtott végleges ajánlatok ajánlati árai az eljárás egyes tételes becsült értékeit tíz százaléknál nem nagyobb mértékben haladják meg, a bírálóbizottság javaslatára az eljárás döntéshozója − a Kbt. szabályozásával összhangban − az eljárást kezdeményező szervezeti egység költségvetési keretei terhére dönthet a fedezet megemeléséről, a közbeszerzési eljárás eredményessége érdekében.
(3) Amennyiben az oktatási, tudományos kutatási, betegellátási tárgyú közbeszerzési eljárások azon szakaszában, amikor a végleges ajánlati árak ismertté válnak, és azok az eljárás egyes tételes becsült értékeit
a) a 2. §-ban meghatározott, már előzetes jóváhagyás keretében engedélyezett esetben bármely további növekményt jelentő mértékben,
b) a 2. §-ban nem szabályozott, előzetes jóváhagyáshoz nem kötött esetben 10 %-nál nagyobb mértékben
meghaladják, akkor az eljárás bírálóbizottsága köteles a rektor jóváhagyását beszerezni a fedezet megemeléséhez az esetben is, ha a fedezetemelés összege a beszerző szervezeti egység költségvetésében rendelkezésre áll. Az e célt szolgáló előterjesztésnek tartalmaznia kell az ajánlati árral kapcsolatos piaci helyzet ismertetését, illetve a szerződéskötés elmaradásának esetleges orvosszakmai és jogi kockázatait is. A rektor az előterjesztésben foglaltak alapján dönt a fedezet megemelése tárgyában.
(4) Amennyiben a gazdasági, pénzügyi, kontrolling, belső ellenőrzési, számviteli, munkaügyi, jogi, szervezési-igazgatási, informatikai, műszaki, létesítményhasznosítási, üzemeltetési, logisztikai, szolgáltatási tárgyú közbeszerzési eljárások azon szakaszában, amikor a végleges ajánlati árak ismertté válnak, és azok az eljárás egyes tételes becsült értékeit
a) a 2. §-ban meghatározott, már előzetes jóváhagyás keretében engedélyezett esetben bármely további növekményt jelentő mértékben,
b) a 2. §-ban nem szabályozott, előzetes jóváhagyáshoz nem kötött esetben 10 %-nál nagyobb mértékben
meghaladják, akkor az eljárás bírálóbizottsága köteles a kancellár jóváhagyását beszerezni a fedezet megemeléséhez az esetben is, ha a fedezetemelés összege rendelkezésre áll. Az e célt szolgáló előterjesztésnek tartalmaznia kell az ajánlati árral kapcsolatos piaci helyzet ismertetését, illetve a szerződéskötés elmaradásának esetleges szakmai és jogi kockázatait is. A kancellár az előterjesztésben foglaltak alapján dönt a fedezet megemelése tárgyában.
5. §
Az Egyetem a közbeszerzési értékhatárok alatti, továbbá a közbeszerzés alól kivételt képező beszerzési eljárásaiban − amennyiben azok becsült értéke a nettó nyolcmillió Ft összeget meghaladja − is érvényesíti a fenti eljárásrendet, azzal, hogy az előzetes jóváhagyásra való felterjesztést a beszerzési eljárásban illetékes kötelezettségvállaló köteles megtenni, és a jóváhagyás rendelkezésre állása esetén bonyolítható le a beszerzés.
6. § 2
Az Idegsebészeti és Neurointervenciós Klinika részére orvostechnikai eszközök beszerzése során alkalmazandó speciális rendelkezések
(1) Amennyiben a közbeszerzési eljárás célja az Idegsebészeti és Neurointervenciós Klinika részére orvostechnikai eszköz beszerzése, akkor a becsült értéket indikatív ajánlatok bekérésének módszerével kell meghatározni.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott közbeszerzési eljárások esetében a rektor előzetes jóváhagyása érdekében a Beszerzési Igazgatóság – az igénylő szervezeti egység által megadott és rendszerezett adatok alapján – előterjesztést készít, melyben fel kell tüntetni, hogy az Egyetem más szervezeti egysége részére a tárgyévet megelőző 3 naptári évben ugyanazon, vagy közel hasonló műszaki tartalommal rendelkező orvostechnikai eszköz beszerzésére, karbantartására vonatkozóan kötött-e az Egyetem szerződést. Ezen információk beszerzése érdekében az Idegsebészeti és Neurointervenciós Klinika – ha szükséges, a Beszerzési Igazgatóság útmutatása alapján – felveszi a kapcsolatot ezen más szervezeti egységgel: jellemzően, de nem kizárólagosan a Városmajori Szív- és Érgyógyászati Klinikával. A megkötött szerződésekről az előterjesztésben az alábbi információkat és adatokat kell szerepeltetni: szerződés időpontja, a beszerzett vagy karbantartott orvostechnikai eszköz pontos megnevezése és típusa, nettó vételár vagy szolgáltatási díj, speciális fizetési feltételek. Az előterjesztésben be kell mutatni táblázatos, összehasonlító formában bekért indikatív árajánlatokban szereplő adatokat, információkat.
(3) Az (1) bekezdésben meghatározottak szerint indítandó közbeszerzési eljárások egyes adatait tartalmazó, az ÁKB jóváhagyását igénylő, a Beszerzési Igazgatóság által készített előterjesztés minden esetben tartalmazza, hogy az adott közbeszerzés a 2. §-ban meghatározott előzetes jóváhagyási kötelezettség által érintett körbe tartozik.
(4) Az (1) bekezdésben meghatározott közbeszerzési eljárások azon szakaszában, amikor a végleges ajánlati árak ismertté válnak, akkor az eljárás bírálóbizottsága – az elnök útján – köteles a rektor jóváhagyását beszerezni az ajánlatok bírálatára vonatkozó döntési javaslat elkészítését megelőzően abban az esetben is, ha a fedezetemelés összege a beszerző szervezeti egység költségvetésében rendelkezésre áll. A rektor jóváhagyását szolgáló előterjesztésnek tartalmaznia kell az ajánlati árral kapcsolatos piaci helyzet ismertetését, illetve a szerződéskötés elmaradásának esetleges orvosszakmai és jogi kockázatait is.
(5) Jelen § (4) bekezdés még releváns rendelkezéseit az Idegsebészeti és Neurointervenciós Klinika, továbbá jogelődje, az Országos Mentális Ideggyógyászati és Idegsebészeti Intézet által indított, folyamatban lévő közbeszerzési eljárások lefolytatására alkalmazni kell.
7. §
Jelen utasítás a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság alhonlapján való közzététellel lép hatályba és visszavonásig hatályos.
Budapest, 2023. április 06.
Dr. Merkely Béla Dr. Pavlik Lívia
rektor kancellár
1 Módosította az E/3/2024. (VI.25.) számú rektori-kancellári utasítás, hatályos: 2024.VI.29-től.
2 Megállapította az E/3/2024. (VI.25.) számú rektori-kancellári utasítás, hatályos: 2024.VI.29-től.
E/3/2023. (IV.06.) számú rektori – kancellári utasítás a közbeszerzési és a beszerzési eljárások becsült értékének megállapítása és a végleges ajánlati árak jóváhagyásáról aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető:
E/3/2023. (IV.06.) számú rektori – kancellári utasítás