Összesen: 1 cikk

Iktatószám: 8634- 96/KKAB/2016.

2/2016. számú

 Rektori-kancellári körlevél

a szervezeti egységek vezetői és a szabályzatok előkészítésére kijelölt vezetők részére
a belső kontrollrendszer működésének javításához szükséges intézkedésekről

 „A belső kontrollrendszer működésének javítására tett intézkedések ellenőrzése” tárgyú vizsgálatról készült ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások alapján az alábbiak betartására hívjuk fel a szervezeti egységek vezetői és a szabályzatok előkészítésére kijelölt vezetők figyelmét.

  1. Az Ellenőrzési Igazgatóság vizsgálta a szervezeti ügyrendek, működési rendek 2015. február 5-i szenátusi határozattal előírt, az SZMSZ hatálybalépését követő, 90 napon belüli felülvizsgálatának megvalósulását és megállapította, hogy az ügyrend/működési rend felülvizsgálata az oktatási és betegellátó szervezeti egységek harmadánál történt meg. A szervezeti ügyrend mintái a Minőségbiztosítási Osztály honlapján érhetők el azzal, hogy a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság és a Minőségbiztosítási Osztály az intézetek és klinikák által alkalmazandó mintákat legkésőbb július 31-ig közzéteszi.

Felhívjuk valamennyi szervezeti egység vezetőjének figyelmét a szervezeti ügyrendek, működési rendek aktuális állapotának biztosítására.

A klinikák, intézetek, tanszékek vezetői, ahol a szervezeti és működési rend  felülvizsgálatra fenti időpontot követően még nem került sor, legkésőbb 2016. október 15-ig gondoskodjanak a felülvizsgálatról és az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséről is.

A felülvizsgált, jóváhagyott szervezeti ügyrendet, működési rendet közzétételre a Minőségbiztosítási Osztály részére kell megküldeni (az aláírt fedlapot pdf-ben, a teljes dokumentumot word formátumban).

  1. A szabályzatok előírt határidőben történő elkészítése, felülvizsgálata a szervezeti működés szempontjából kiemelt fontosságú,ezért a határidők betartásának fontosságára ezúton is felhívjuk az előkészítésre kijelölt vezetők figyelmét. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság munkaterve aktuálisan tartalmazza a felülvizsgálati határidőket, kérdés esetén időben kérjenek segítséget a felülvizsgálati időpontokra vonatkozóan.
  2. Az aláírási jogkörök jogszabályi előírásoknak megfelelő nyilvántartása érdekében szükséges, hogy az aláírási jogkörök gyakorlói személyében bekövetkezett változások minden esetben késedelem nélkül, teljeskörűen bejelentésre kerüljenek a Gazdasági Főigazgatóság részére. A szervezeti egységek vezetőinek figyelmét felhívjuk aKötelezettségvállalási Szabályzatban foglalt előírások betartására. 
  3. Az informatikai rendszerekhez való hozzáférés kérdéskörben rögzített ellenőri észrevételek alapján felhívjuk a szervezeti egységek figyelmét arra, hogy az informatikai rendszerekhez való hozzáférés visszavonására a közalkalmazott jogviszonyának megszüntetésekor fokozott figyelmet fordítsanak, a jogosultságok megszüntetése fontos, hogy minden esetben, időben megtörténjen.
  4. Az egyetemi honlapon fellelhető – nem minden esetben naprakész – adatokkal kapcsolatos ellenőri észrevételek alapján felhívjuk a szervezeti egységek figyelmét arra, hogy Kommunikációs Szabályzat értelmében a szervezeti egységek feladata az egyetemi honlaprendszeren belül igényelt alhonlapot megfelelő tartalommal feltölteni és frissíteni, valamint a honlapfelületen keresztül elérhető online telefonkönyvi adatokat rendszeres frissíteni.
  5. Az Ellenőrzési Igazgatóság megállapítása szerint többször késedelmes, illetve egyes esetekben előfordul, hogy elmarad az intézkedési tervekben meghatározott intézkedés.

Felhívjuk valamennyi szervezeti egység figyelmét, hogy az intézkedések határidőben történő végrehajtásával segítsék elő az intézkedési tervek végrehajtásának hatékonyságát a belső ellenőrzések megfelelő hasznosulása érdekében.

Kérjük és elvárjuk, hogy a szervezeti egységek vezetői és munkatársai fentiekre is tekintettel járuljanak hozzá a belső kontrollrendszer egyetemi szintű megfelelő működéséhez.

 Budapest, 2016. június 22.                                                   

               Dr. Szél Ágoston                                                               Dr. Szász Károly

          egyetemi tanár, rektor                                                                    kancellár

A 2/2016. számú Rektori-kancellári körlevél a belső kontrollrendszer működésének javításához szükséges intézkedésekről aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linken megtekinthető, letölthető: 2/2016. számú Rektori-kancellári körlevél

 

Összesen: 1 cikk