Általános tájékoztató
Az Egyetem működése során a feladatellátásával összefüggésben különféle bélyegzőket használ.
Bélyegző csak az egyetem működésével összefüggésben használható az arra jogosult által.
Az Egyetemen az alábbi bélyegző típusokat használjuk:
Kiadmányozáshoz használt bélyegző: kiadmányozáshoz kapcsolódó, iratok hitelesítése során használt, őrzéshez és nyilvántartáshoz kötött bélyegző, amely lehet a címeres vagy egyetemi körbélyegző, valamint az egyetemi szárazbélyegző.
Kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegző: az Egyetem hivatalos ügyviteli eljárásai során használt bélyegző, amely dokumentumhitelesítésre és kiadmányozásra nem alkalmas, az ügyviteli folyamatok hatékonyságának növelésére, egységesítésre használt ügyviteli segédeszköz. Ilyen különösen a címbélyegző, a fejbélyegző, a névbélyegző, a különféle ügyviteli bélyegzők.
Fejbélyegző: szervezeti egység azonosítására alkalmas, kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegző.
Névbélyegző: az aláírt név azonosítását segítő, kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegző, amely az aláíró személy nevét és/vagy aláírásának minőségét is tartalmazza (pl. kötelezettségvállaló, jogi ellenjegyző, szakmai ellenjegyző, pénzügyi ellenjegyző, teljesítésigazoló, utalványozó, érvényesítő, beosztása). Kötelező a névbélyegző használata, amennyiben az iraton az aláíró neve nem előrenyomtatott.
A kiadmányozáshoz használt bélyegző elkészíttetéséhez, a meglévő cseréjéhez vagy az elveszett, eltulajdonított bélyegző pótlásához a készíttetést megelőzően a Szervezési és Igazgatási Központ vezetőjének engedélyét kell kérni. Az engedélykérést a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság aloldalán keresztül kell elektronikusan indítani.
Az igényléskor az alábbi adatokat kell kötelezően megadni:
- a kiadmányozáshoz használt bélyegzőt igénylő szervezeti egység megnevezése;
- igénylő neve, e-mail címe;
- a bélyegző szövege:
- felső (külső illetve, belső) köríven,
- középen (állami, egyetemi vagy kari címer) ,
- alsó (külső és belső) köríven (szervezeti egység telephelyének megnevezése (pld. Budapest és a készítés éve);
- igénylés indoklása (kiadmányozási jogosultság pontos megjelölése (jogszabályhely, SZMSZ, ügyrend stb.).
A megküldött igénylést a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság iktatja.
A Szervezési és Igazgatási Központ vezetője megvizsgálja az igényelt bélyegző formai megfelelőségét, valamint a hivatkozott kiadmányozási jog fennállását és 5 munkanapon belül dönt az igénylésről. Döntéséről szóló iratot iktatottan megküldi az igénylő szervezeti egységnek.
Nyilvántartásban szereplő bélyegzővel azonos nyomófelületű bélyegző nem igényelhető. Azonos nyomófelület esetén a bélyegzőket, 1-ről induló folyamatos arab sorszámozással kell ellátni, a nyomófelület címer talpa alatti részén.
A bélyegző elkészíttetése – jóváhagyást követően – a szervezeti egység feladata a rendelkezésére álló gazdálkodási kerete terhére.
A bélyegzőt a Semmelweis Brand és Marketing Igazgatóság által közzétett sablon szerint kell elkészíttetni, amely a formai elrendezést, a betűtípusokat és méreteket is tartalmazza. A sablon az alábbi linken található: https://semmelweis.hu/brand/arculat/sablonok/
Fontos tudni a kiadmányozáshoz használt bélyegző esetében:
- bélyegző csak a nyilvántartásba vételét követően használható,
- bélyegző lenyomatához kék árnyalatú tintát kell használni.
A kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegzők köréről, használatáról és azok használati jogosultjairól a szervezeti egység ügyrendjében kell rendelkezni.
A kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegzők készíttetéséhez, pótlásához, cseréjéhez nem kell a Szervezési és Igazgatási Központ vezetőjének engedélyét kérni. Ezen bélyegzők elkészíttetéséről a szervezeti egység vezetője saját hatáskörében köteles gondoskodni.
A kiadmányozáshoz nem kapcsolódó bélyegzők cseréje esetén is kötelező a selejtezési eljárást lefolytatni.
Bélyegző selejtezési jegyzőkönyv minta erről a linkről letölthető:
Bélyegző selejtezési jegyzőkönyv minta
Bélyegző igénybejelentés
Bélyegző nyilvántartásba vételi kérelem
Egyetemi szárazbélyegző kölcsönzése
A szárazbélyegző az Egyetem címerét ábrázoló, a diplomák és díszoklevelek kiállításánál alkalmazott különleges bélyegző.
Az egyetemi szárazbélyegző kizárólag a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság őrzésében van.
Az egyetemi szárazbélyegző kizárólag a diplomán (oklevélen) és a díszoklevélen használható.
Szárazbélyegző kölcsönzés indítása
A sikeres foglalásról visszaigazoló e-mailt kap, az űrlapban megadott e-mail címére. A Gyakran ismételt kérdések lapfülön talál tájékoztatást a rendszer működésével kapcsolatban illetve szükség esetén forduljon a kapcsolattartóhoz.
Szárazbélyegző foglalások áttekintése
Az alábbiakban havi (month), heti (week), napi (day, vagy today) bontásban láthatja a már lefoglalt időpontokat. Abban az esetben, ha foglalt időpont foglalójára, elérhetőségeire, és a foglalás részletes adataira kíváncsi, vigye az egeret a kívánt időpontra és megtekintheti a foglalás részletes adatait.
Bélyegző elvesztésének bejelentése
Kiadmányozáshoz használt bélyegző elvesztése
A nyilvántartott bélyegző elvesztésének, eltulajdonításának vagy megsemmisülésének tényének bejelentése.
A nyilvántartott bélyegző használójának, őrzőjének, ha észleli, hogy a bélyegző elveszett vagy eltulajdonították haladéktalanul meg kell tennie minden szükséges intézkedést a bélyegzővel való bármilyen visszaélés megelőzése, megakadályozása érdekében.
Fontos!
Ha a pótlást követően az elveszett vagy eltulajdonított kiadmányozásra használt bélyegző előkerül, akkor azt selejtezni kell.
A kiadmányozáshoz használt bélyegzőt, a központi nyilvántartásba vétellel egyidőben a szervezeti egységnek (az általa használt minden bélyegzőhöz hasonlóan) nyilvántartásba kell venni. Az új bélyegzőt a szervezeti egység saját nyilvántartásába is be kell vezetni.
A már használaton kívüli körbélyegzőket – az új bélyegző(k) elkészülte után – hivatalos selejtezési eljárás keretében le kell selejtezni.
*-gal jelölt mezők kitöltése kötelező.