A feladatok elvégzését illetően két alapvető működésmód – a multitasking és a monotasking – áll szemben egymással. Cikkünkben alaposan utánajárunk annak, hogy akár egyetemi hallgatóként, akár kutatóként vagy munkavállalóként, illetve az életünk bármelyik területén hogyan érhetjük el a fenntartható hatékonyságot.
Az elmúlt évtizedben a multitasking a modern munkakultúra egyik alapértékévé vált, bár mintha mára egyre inkább veszítene korábbi népszerűségéből. A multitasking során egyszerre válaszolunk e-mailekre, meeting közben üzeneteket írunk, több dokumentum között váltogatunk, miközben próbálunk stratégiai döntéseket hozni.
A folyamatos reakciókészség a kompetencia és a dinamizmus jelének tűnik. A multitasking gyakran ad egyfajta aktivitásérzetet és persze kívülről tényleg így is tűnik: küldünk, válaszolunk, reagálunk, frissítünk, visszajelzést adunk és kapunk. Az a fő kérdés az, hogy elfoglaltak vagy hatékonyak vagyunk-e ilyenkor.
A pszichológiai kutatások persze ennél árnyaltabb képet festenek. Amit multitaskingnak nevezünk, az nem valódi párhuzamos feldolgozás, hanem gyors váltogatás különböző feladatok között.
Egy, a multitasking-kutatásokat átfogóan összegző tanulmány szerint ez a váltogatás mérhető teljesítménycsökkenéssel jár. Így nő a hibázás esélye, lassul a végrehajtás, és nagyobb terhelés éri a munkamemóriát.
Vagyis amikor egyszerre „több dolgot csinálunk”, valójában folyamatosan újrakalibráljuk a figyelmünket. Ez pedig energiába kerül, méghozzá sokba.
A feladatváltás felára
A kontextusváltás nem csupán néhány másodperces kiesést jelent. Minden egyes megszakítás után idő kell ahhoz, hogy az agy újra teljes figyelmével vissza tudjon kapcsolódni az aktuális feladathoz.
A prefrontális kéreg korlátozott kapacitása miatt a gyakori váltogatás kognitív túlterhelést okozhat. Ez különösen a komplex, kreatív vagy stratégiai munkák, illetve a tanulás esetében jelent problémát, ahol pedig mély gondolkodásra lenne szükség.
Figyelemmaradvány: váltásról váltára kevesebb marad
A feladatváltás egyik legérdekesebb jelensége az úgynevezett figyelemmaradvány (attention residue). Cal Newport. Az elmélyült munka (Deep Work) című könyvében ír arról, hogy amikor egyik feladatból a másikba ugrunk át, figyelmünk egy része az előző tevékenységnél marad. Vagyis nem a teljes mentális kapacitásunkkal kezdjük el az új feladatot; egy részünk még mindig az előző feladaton, problémán dolgozik.
Egy munkahelyi feladatváltásokat elemző kutatás kimutatta, hogy megszakítás után a teljesítmény romlik, mert a mentális erőforrások egy része az előző feladathoz kötődik. Ez segít megérteni azt a mindennapi tapasztalatunkat – ha multitaskingolunk –, amikor a nap végére kimerültnek érezzük magunkat, miközben a valóban fontos feladatainkban alig haladtunk előre.
Ilyenkor nem feltétlenül a munka mennyisége miatt érezzük magunkat kimerültnek, sokkal inkább a figyelmünk széttöredezése és az ezzel együtt járó stressz és belső feszültség áll a háttérben.
Multitasking vs multitasking
Persze fontos különbséget tenni multitasking és multitasking között.
Az egyszerű, „automatizált” tevékenységek – például séta közbeni zenehallgatás – nem feltétlenül járnak jelentős kognitív költséggel. A probléma elsősorban a magas szintű mentális feldolgozást igénylő feladatok párhuzamos kezelése során jelentkezik.
Nem csak egyéni döntés: a multitasking szervezeti kultúra kérdése is
A probléma ott kezdődik, amikor az azonnali reakciók kiszorítják a mély, koncentrált munkát, márpedig a jelenlegi világunk mintha ezt ösztönözné. A stratégiai gondolkodás, az összetett problémamegoldás és a kreatív teljesítmény jellemzően csak zavartalan fókuszban tud kibontakozni.
A multitaskingot – hibásan – gyakran személyes hatékonysági problémaként kezeljük, mert első szinten a „nem tudok eléggé fókuszálni”, „túl könnyen elterelődik a figyelmem” típusú, gyakran önvádba torkolló mondatok jutnak eszünkbe.
A valóság azonban ennél összetettebb.
A legtöbb tudásalapú munkakörnyezetben kimondatlan elvárás, hogy folyamatosan elérhetők legyünk. A belső kommunikációs csatornák, az azonnali üzenetküldő rendszerek, a folyamatos e-mail-forgalom és az egymást érő meetingek strukturálisan ösztönzik a megszakításokra épülő működést. Pedig – ahogy már említettük – a gyakori megszakítások és feladatváltások mérhető teljesítménycsökkenéssel járnak, különösen komplex feladatok esetén.
És mégis, számos szervezetben a gyors reakciókészség a professzionalizmus egyik mércéjévé vált.
Sok munkahelyen fontosabbnak számít az azonnali válasz a chaten vagy e-mailben, mint a nyugodt, elmélyült munkavégzés.
Amíg a szervezeti kultúra a folyamatos megszakítást jutalmazza, addig a fókusz fenntartása egyszerre jelent mentális, kulturális, hatékonysági kihívást, sőt, akár a jóllétet is befolyásoló tényezőt.
A monotasking, mint tudatos döntés
A monotasking – és az ehhez kapcsolódó time blocking – nem egyszerűen azt jelenti, hogy „lassabban dolgozunk”. Arról van szó, hogy egy adott időszakban egyetlen, jól körülhatárolt feladatra irányítjuk a figyelmünket.
A monotasking javítja a feladatminőséget, csökkenti a hibázás esélyét, és segít tudatosabban kezelni az időt. A kutatási eredmények és a tapasztalatok egy irányba mutatnak: a komplex gondolkodást igénylő feladatok esetében a megszakításmentes fókusz hatékonyabb működést tesz lehetővé (más időmenedzsment tippjeink itt érhetők el).
Hogyan néz ki a gyakorlatban? – Egy konkrét monotasking példa
Képzeljünk el egy oktatót vagy kutatót, aki egy fontos pályázati anyagon dolgozik. A feladat összetett: szakirodalmat kell rendszerezni, koherens érvelést felépíteni, átgondolni a költségvetést és a projekt logikáját. Ez tipikusan nem az a munka, amelyet érdemes két e-mail között folyamatos megszakítások mellett végezni.
A monotasking egyik legegyszerűbb és leggyakorlatiasabb formája az, amikor tudatosan kijelölünk egy meghatározott idősávot kizárólag egyetlen feladatra.
Például a naptárunkban lefoglalunk egy kétórás blokkot az adott napon 9:00 és 11:00 között azzal a megnevezéssel, hogy „Pályázati anyag – fókuszidő”. Ez nem szabadon hagyott időablak, és nem is olyan időszak, amelyről majd később döntjük el, mire használjuk, hanem egy előre kijelölt, konkrét munkaszakasz.
A két óra alatt nem szervezünk meetinget, nem nézünk rá az e-mailekre, és nem reagálunk azonnal az üzenetküldő alkalmazások értesítéseire (a legjobb, ha minden zavaró tényezőt megszüntetünk erre az időszakra). A lényeg az, hogy ebben az időablakban nem váltunk át más feladatra. Tudatosan eldöntjük: most ennek az egy dolognak adunk prioritást.
A beérkező üzenetek természetesen nem szűnnek meg, de nem azonnal reagálunk rájuk. A kommunikációra külön idősávot jelölünk ki – például a fókuszblokk után fél órát –, amikor strukturáltan végigmegyünk az e-maileken és válaszolunk. Így a reakció és a mély gondolkodás nem keveredik össze.
A tapasztalat gyakran az, hogy az első néhány percben még erős a késztetés a váltogatásra. Eszünkbe jutnak más feladatok, reflexből ránéznénk a postaládára. Ha azonban a blokk valóban megszakításmentes marad, a figyelem fokozatosan stabilizálódik.
A gondolkodás mélyebb lesz, az érvek jobban összeállnak, és sokszor gyorsabban haladunk, mint a folyamatos megszakításokkal tarkított munkavégzés során.
A time blocking lényege, hogy időben elkülönítjük a különböző típusú tevékenységeket. A stratégiai vagy kreatív munka külön térbe kerül, és nem keveredik össze adminisztratív teendőkkel vagy más reakciókkal. Ez a tudatos szervezés teszi lehetővé, hogy a figyelmünk ne aprózódjon szét és hogy valóban haladjunk azokkal a feladatokkal, amelyek hosszú távon számítanak.
A folyamatos megszakítások és az információs zaj korában a koncentráció ritka erőforrássá vált és egyre többen jönnek rá arra, hogy a figyelem és a mentális energia véges erőforrások. A jelenlegi pszichológiai kutatások alapján a mély figyelmet igénylő munkák esetében a monotasking jelenti a stabilabb, fenntarthatóbb működési módot.
Képek:
Vitaly Gariev: https://www.pexels.com/hu-hu/foto/no-okostelefon-asztal-hordozhato-szamitogep-22046232/
Tima Miroshnichenko: https://www.pexels.com/hu-hu/foto/szeretet-szerelem-agy-internet-8376257/
Jakub Zerdzicki: https://www.pexels.com/hu-hu/foto/modern-munkaterulet-teendolistaval-es-kodolasi-kijelzovel-33433704/