Napjainkban a hatékonyság az egyik leggyakrabban ismételt kifejezés, és ez nem is véletlen, hiszen túlzsúfolt életünkben szinte minden percben ki kell(ene) pipálnunk egy feladatot. Ugyanakkor egy igazán bonyolult témakörről van szó; az elégtelen produktivitás éppen úgy rontja az életminőséget, ahogyan a tökéletes hatékonyágra való törekvés. A vékony határokról, a lehetséges módszerekről Tóth-Czere Péter produktivitás szakértőt és trénert kérdeztük.
Ha megkérdezünk tíz embert arról, hogy szerintük mit is jelent a „hatékonyság”, akkor nagy eséllyel tíz különböző definíciót hallunk. Létezik-e egyáltalán egységes meghatározás?
Valóban így van, nincsen egy általános definíció, a hatékonyság mindenki számára mást jelent, és nagyon fontos azzal is tisztában lennünk, hogy mi személy szerint hogyan határozzuk meg a hatékonyságunk kritériumait. A hatékonyság-tréningjeimen mindig felteszem ezt a kérdést, és sokféle választ hallok ilyenkor; például volt olyan résztvevő is, akinek a hatékonyság egyet jelentett azzal, ha egy adott nap meg tud oldani húsz feladatot. Arról viszont már nem volt szó, hogy ez számára húsz darab bélyeg borítékra való felragasztását vagy húsz darab ház felépítését jelenti. Innen nézve ez a meghatározás az én univerzumomban értelmezhetetlen.
És akkor a Te univerzumodban mit jelent a hatékonyság?
A hatékonyság az én életemben az egyik legszubjektívebb dolgot jelenti, mert sokkal inkább egy érzésről, mintsem valamilyen megfogható „valamiről” van szó. Mankókat – feladatlistákat, projekteket, hosszú távú célokat – felállíthatunk magunk számára. Ennek ellenére mégis lehetnek olyan napjaink is, amikor minden aznapra tervezett feladatot elvégzünk, mégsem érezzük úgy, hogy hatékonyak voltunk.
Millió számra ömlik ránk a tartalom, ami szerint legyünk elképesztően hatékonyak, én személy szerint egyenesen úgy látom, hogy egyfajta hatékonyságfétisben élünk, és igazság szerint olykor el is bizonytalanodom. Mit gondolsz, létezik tökéletes hatékonyság, vagy ez a kifejezés, az erre való törekvés inkább toxikussá teheti a mindennapjainkat?
Ha valakinek kiemelten fontos az életében, hogy hatékony legyen, akkor ő valóban belekerülhet egy olyan spirálba, amiben a hatékonyságra való törekvés számára károssá, toxikussá válik. Ezt meg tudom erősíteni a saját tapasztalataim alapján is, mert volt egy olyan időszaka az életemnek, amikor ugyan technikailag és érzés szintjén is nagyon hatékony voltam, tökéletesen csináltam mindent, de közben egy nagyon beszűkült látószögből néztem a világra. Képes voltam arra, hogy egy nyolcórás főállás mellett felépítettem másik két nyolcórás műszakot, miközben nem maradhattam ki a családi életünkből sem. Ez így nagyon jól, szinte már tökéletesen hangzik. De közben mindez komoly áldozatokkal is járt, mert ha nem a családról vagy a munkáról mondunk le, akkor egy harmadik dolog sínyli meg az ilyenfajta életmódot. Én személy szerint kis híján belehaltam.
Hogyan jöttél ki a negatív spirálból?
A kórházba kerülés határozott felkiáltójelet mutatott számomra.
Választanom kellett: vagy tovább hajszolom a tökéletes hatékonyságot és mindenben a legjobbat, a legpontosabbat teszem le az asztalra, de közben tényleg belehalok, vagy átértékelem, hogy számomra mit jelent a hatékonyság, és megtanulok átütemezni, elengedni olyan dolgokat, amelyek addig prioritást élveztek az életemben, például az alvással szemben.
Elképesztően sűrű a naptárunk, ezrével vannak benne a privát, a családi és a munkával kapcsolatos feladataink, kötelezettségeink, ami azért eléggé nyomasztó tud lenni, és ahogy elmondtad, az ezeknek való megfelelési kényszer veszélyes is lehet. Ilyen életmód mellett vajon tudunk-e egészségesen hatékonyak lenni, egyáltalán van-e értelme ennek a kifejezésnek?
Inkább ennek a fajta hozzáállásnak van értelme, mint a nagyon szárazon vett hatékonyságnak. Számomra a mélypontból való kilábalásban nagy segítséget jelentett a GTD módszertana, amivel azóta is élem a mindennapjaimat. Eszerint minden feladatomat sorba rakom, a saját rendszeremben priorizálom, majd a „pipákat” illetően elindulok föntről lefelé. Meghatározom, hogy meddig szeretnék az adott nap eljutni a feladataimban, de ha nem érek el odáig, mert közben más dolgok fontosabbá váltak, akkor bűntudat nélkül veszem tudomásul, hogy az adott napon vagy időszakban annyira voltam képes. Én így értelmezem az általad említett „egészséges hatékonyságot”, ma már tiszteletben tartom a teljesítőképességeim határait. És emellett el kell fogadnunk azt is, hogy szükségünk van a pihenésre, a lazításra és a regenerációra is. Amikor megkérdeztem David Allen-t (a GTD produktivitási módszer atyja – a szerk.) arról, hogy mi van akkor, ha adott reggel azzal kel föl, hogy az nem igazán az ő napja, azt válaszolta: ha azon a napon ő bűntudat és önmarcangolás nélkül tud pihenni, akkor az számára egy hatékony nap volt.
A GDT módszerről röviden
A GTD (Getting Things Done, vagyis az az intézz el mindent!) produktivitási módszert David Allen fejlesztette ki azzal a céllal, hogy támogatást nyújtson az életünk valamennyi területén megjelenő és elvégzendő feladatok, kötelezettségek rendszerezésében és kezelésében. A módszer legfontosabb alapelve, hogy az agyunk tehermentesítése érdekében írjuk le és foglaljuk rendszerbe az összes feladatunkat, teendőnket, amelyeket kontextusok alapján – például otthoni teendők, munkával kapcsolatos feladatok, privát teendők – csoportosíthatunk. A teendőinket különböző projektekbe, alprojektbe szervezhetjük határidők és célok megadásával, miközben priorizálhatjuk is azokat. A GTD módszer egy másik fontos elemét jelenti a rendszeres és mindenre kiterjedő napló vezetése, az elvégzendő és a már kipipált feladataink nyomon követése, amiket elvégezhetünk online rendszerekben alkalmazások segítségével, vagy akár papíralapon, különböző naplózási szabályok és módszerek alapján. A GTD hatékony eszközt jelenthet a stressz-szint csökkentésére, az időmenedzsment javítására és a feladatok hatékonyabb kezelésére az életünk valamennyi területén. Bővebben itt.
A stressz érzékelhető hatással van a produktivitásunkra?
Abszolút. És az egyik legnagyobb, napi szintű stresszforrást az el nem végzett feladatok és munka jelenti.
Ezért érdemes reálisan megtervezni a napjainkat, mert van, ami gyakran már ott elbukik, hogy nyolcórás munkaidőre tervezünk, miközben jellemzően nem érünk ennyi idő alatt a teendőink végére. Ez viszont egy toxikus, demotiváló helyzetet teremthet, jelentősen megnövelve a stressz-szintünket is, ami viszont mentális és fizikai betegségek forrása lehet. Éppen ezért fontos, hogy a feladataink, és az azokra fordított napi óraszám között igyekezzünk egyensúly teremteni.
Az egyik podcast adásodban az alvás fontosságáról beszéltél úgy is, mint a hatékonyság egyik fontos üzemanyaga, miközben emberek százmilliói éppen az alváson „spórolják” meg az időt, aztán talán nem is olyan nagy túlzással, de ötvenévesen mennek a föld alá… ami nem jó.
Valóban szó volt erről, és az az igazság, hogy a már említett „tempós” időszakomban, amikor a főállásom mellett céget is építettem, én is az alvásidőmet áldoztam be; hosszú ideig heti hat nap három-négy órákat aludtam, hiszen az alap munkaidőmön túl és hétvégén is dolgoztam. Fontos tisztában lennünk azzal, hogy nemcsak fizikailag, de szellemileg is el tudunk fáradni. Gondold végig: ha a versenyeid előtti időszakban minden egyes nap húsz órákat futnál edzésként, nagyon erős lennél egy bizonyos pontig, de azon túl a szervezeted nagyon élesen reagálna a terhelése és a folyamatos igénybevételre. Így vagyunk ezzel a szellemi munka területén is: ha egész nap agyalsz, folyamatosan gondolkodsz, akkor egy idő után óhatatlanul befásulsz, kifáradsz. Éppen ezért kell foglalkoznunk kiemelten a pihenéssel, a regenerációval, amire az alvás az egyik legjobb és gyakorlatilag nélkülözhetetlen eszközünk (az alvás fontosságáról a Dr. Purebl Györggyel készült interjút itt olvashatja el – a szerk). Ma már nagyon komolyan veszem a pihenést és az alvást: ha egy picit lazábban szerveztem a napomat, és meg tudom tenni, akkor kiharapok az időből húsz percet akár olvasásra, akár egy gyors alvásra is. Már ennyi idő is elég ahhoz, hogy fel tudjak töltődni, amit néhány hete már egy okoseszközzel is mérek, így a megérzéseimet a számok is visszaigazolják.
Az azért látszik, hogy még most is sűrű életet élsz. Hogyan szervezed a napjaidat, a heteidet?
Szeretném elsőként kiemelni a feleségem szerepét, mert ő jelenti azt a tőkesúlyt a hajón, ami fenntartja a vitorlát, és lent a hajófeneket. Nem engedi, hogy a hajó e két része helyet cseréljen, pedig én sokszor érzem magamban a potenciált arra, hogy úgy igazán belevessem magam a munkába, de ő mindig ott van, és nem engedi felborulni az egyensúlyt. Alapvetően meghatároztam a magam számára bizonyos irányelveket és prioritásokat. A legfontosabb számomra, hogy a családom rendben legyen érzelmileg és anyagilag. Vagyis nem szeretnék azért kimaradni a családi életemből, mert mondjuk céget építek. A napjaimat és a heteimet alapvetően előre megtervezem, szeretem úgy zárni az adott hetet, hogy nagyrészt már látom, hogyan épül föl a következő öt nap, vagyis, mikor milyen feladatokkal kell foglalkoznom, milyen megbeszélésekre és találkozókra kell készülnöm. Mindig a következő hétre tervezek, így hétfőn reggel már megvan az adott heti ritmusom. Emellett minden reggel megtartom a pici rituálémat is; ilyenkor a kávém mellett áttekintem a napot, és így nyugodtan vágok bele. Persze erős kihívások érnek engem is, mert a cég és több brand építése mellett elindítottam a Project Blue projektet is, ami éppen a hatékonyság témakörére épül, amiben kifejezetten azt szeretném megmutatni, hogy hogyan lehet jól csinálni, mert én már csináltam rosszul.
Hogyan találhatjuk meg a saját produktivitási módszerünket?
Megvannak azok az egyetemleges, a módszertanoktól független alapelvek, amelyek egy tényleg jól működő hatékonysági rendszert összefűznek egy közös pontba. Ilyen például, hogy írjuk össze az összes feladatunkat, mert ha pontosan tudjuk, hogy milyen teendőink vannak, azzal nagyságrendileg csökkenthető a stressz-szintünk is. Amikor annak idején én ezt megléptem, ráment szinte egy teljes hétvégém, és több mint hatszáz teendőt írtam össze a munkától kezdve a fűnyírásig bezárólag. A módszertan kiválasztása viszont egyéni kérdés, szerintem érdemes megismerni és kipróbálni minél többet, hogy lássuk, melyik működik és melyik nem. Korábban én magam is több módszert kipróbáltam, de végül is a GTD módszertana mellett állapodtam meg, és ezt is folyamatosan fejlesztem.
A legtöbb ember számára komoly problémát jelent a halogatás is, sőt, talán nem is él olyan ember a világon, aki ne halogatna valamit az életében… ezt a rémet hogyan lehet megszelídíteni?
A halogatásnak mindig van valami oka, ami lehet mélyebb vagy felszínesebb. Előbbi esetében gyakran megjelenik az önismeret és az önmagunkkal való őszinteség fontossága, mindez érintheti a maximalizmus vagy a tökéletességre való törekvés kérdéseit is. Az utóbbi esetében viszont megeshet, hogy egyszerűen csak egy „technikai” kérdésről van szó. Például az elénk kerülő megoldandó feladat már önmagában is olyan hatalmasnak tűnik, hogy egyszerűen nem szeretnénk belevágni, félünk a kudarcélménytől. Ilyen esetben akkor tesszük a legjobbat, ha projektként nézünk rá, és „feldaraboljuk”.
Idő- és projektmenedzsment
Az egészséges hatékonyság fontos elemét jelenti a személyre szabott idő- és projektmenedzsment kialakítása is. Ez persze nem megy egyik napról a másikra, a megfelelő módszer – vagy módszerek – megtalálása őszinteséget, önismeretet, kíváncsiságot és megoldásfókuszú gondolkodásmódot igényel. Ebben a cikkben összefoglaltuk a legfontosabb tudnivalókat egyszerűen elsajátítható módszerekkel, illetve idő- és projektmenedzsment-applikáció ajánlókkal.
Mondanál egy példát?
Például egy házépítés valóban nagy para lehet, hatalmas feladatot és óriási kihívást jelenthet. De ha ezt „betesszük” egy projektbe, és az egész folyamatot részfeladatokra osztjuk, mérföldköveket jelölünk ki, akkor jelentősen megváltozhat az érzelmi viszonyulásunk és a hozzáállásunk is. Először csak kiválasztjuk a megfelelő telket, esetleg felskicceljük az alaprajzot, alvállalkozót keresünk… az egész házépítés-projektet ily módon kezelve haladunk lépésről lépésre.
Mit javasolnál a sok kötelezettséggel, hatalmas mennyiségű tananyaggal, de behatárolt idővel és energiával bíró egyetemi hallgatóknak?
Senkinek sem lesz több ideje, és egy bizonyos ponton túl nem lehet több feladatot megoldani, ahogy gyorsabban olvasni és gondolkodni sem. Ezért az a cél, hogy a tanulásra fordított időt készítsük elő hatékonyabban. Azt tudom javasolni a hallgatóknak, hogy alakítsanak ki egy olyan, számukra megfelelő struktúrájú hátteret a tanulmányaikhoz, amiben gyorsan tudnak jegyzetelni, és azokat a jegyzeteket szükség esetén hatékonyan elő is tudják hívni. A tudásbázis felépítésével, a hatékony navigációval nagyon sok időt meg lehet takarítani akár az órai munkára, akár a vizsgákra való felkészülés során.
Nem érdemes a feladatok gyorsabb elvégzésére törekedni, hiszen megvan a teljesítőképességünk határa, hanem a feladatok közötti és az azokra szánt időt lehet alaposan megtizedelni egy jól működő, egyénre szabott rendszerrel.
Ha okosan használjuk a bennünket körülvevő digitális megoldásokat – ilyen például a Todoist és a Notion – akkor ég és föld a különbség a korábbi és a jelenlegi időgazdálkodási szintünk és hatékonyságunk között.
Bemutatkozó
Tóth-Czere Péter vagyok, szakmámat tekintve online marketing szakértő, podcast producer és produktivitás oktató, tréner. A hatékonyság nekem az egyik legfontosabb feladatom nap mint nap, mert úgy kell 2 ügynökséget vezetnem, és mellette oktatnom a hatékonyabbá válni akarókat, hogy mellette a feleségem viszont ne legyen válni akaró… és még mindig szeressen, de a lányaim is tudják, ki vagyok. Ez a fajta kihívás volt az, ami okot adott nekem az elmélyedésre és a kutatásra abban, hogy miként lehetek hatékonyabb a munkámban, otthon, a hobbijaimban és a saját fejlődésemben, tanulásomban. Ma igyekszem az oktatások mellett ezt nonprofit módon is végezni, ha valaki szeretne hatékonyabb lenni, akkor ajánlom neki a project-blue.hu oldalt, a hozzá tartozó Discord szerverrel, ahol össze tud gyűlni mindaz, akinek a produktivitás szórakozás is, és szeretne belemerülni mélyebben a témába. Amit az úton a saját káromon tanultam meg, hogy a hatékonyság jó, de – ahogy azt a Hatékony Leszek podcastben is hangoztatjuk – nem bármi áron! A célom, és ezt szeretném átadni minél több embernek is, hogy ne számítson, mit tol ránk a közösségi média a különböző trendekkel és torz képekkel. Az a fontos, hogy hatékonyabb akarj lenni saját magadnál. Az pont elég és tökéletes!
Lippai Roland
Fotók: Canva
