A Semmelweis Egyetem 50. Gólyabálja, mondhatni “nagyot szólt”. A rendezvénybizottság tagjai azonban már javában dolgoznak a jövőbeli eseményeken. Kapai Ádámmal, a bizottság elnökével beszélgettünk.
Szinapszis: Hogyhogy te lettél a Gólyabál egyik főszervezője?
Kapai Ádám: Amikor augusztusban átvettem a rendezvények szervezését, már világos volt számomra, hogy mely rendezvények kapnak helyet a 2019/2020-as tanév eseményei között. A 250. tanév kiemelt projektjei közé tartozott az idei gólyabál is, amelyet nem szeretnék kisajátítani magamnak, ugyanis az IÖCS és a HÖK közös megállapodása alapján négyen voltunk az esemény főszervezői: Barna Nikolett Anna, Subicz Dorka és Nádai László Árpád és jómagam. Ezen felül számos társam segítette az esemény létrejöttét a Hallgatói Önkormányzatból és az Instruktor Öntevékeny Csoportból.
Sz.: Ekkor már a Gólyatali és a Daybreaker eseményt is megszervezted, ez viszont egy jóval nagyobb esemény volt. Ugyanúgy kezdtél neki a tervezésnek, mint minden más eseményen vagy itt figyelembe kellett venni különlegesebb szempontokat is?
Kapai Ádám: Ekkor már valóban volt pár projekt a hátam mögött, igaz bált még nem szerveztem. Ugyanakkor még a bálnál is komplexebb esemény szervezésében, az EFOTT fesztivállal vannak tapasztalataim, így nem riadtam vissza. Inkább izgalmakkal teli várakozás jellemezte az előkészületeket. A két szervezet feladatait egy megállapodásban rögzítettük, így teljesen tiszta volt mindenki szerepe a bálon. A szervezés különlegességét az adta, hogy nemhogy egyedül vagy párban, de négyen, ráadásul két különböző hallgatói szervezetnek kellett az eseményt létrehoznia. Teljesen mások a módszereink, az eszközeink, és alapjában véve máshogy közelítünk meg bizonyos problémákat. Tehát a nehézség a két szervezet módszereit, erőforrásait úgy menedzselni, hogy a végeredményben ne tükröződjenek ezek a különbségek és egy egységes báli megjelenést alakítsunk ki. (A belső kommunikáció a legnehezebb ilyenkor véleményem szerint.) Tehát rögzítve voltak a Hallgatói Önkormányzat feladatai és az én feladatom volt az erőforrásaink felosztása annak érdekében, hogy ezek a vállalások megvalósuljanak.
Sz.: A szervezés közben volt valami, ami akkor nehézséget okozott, de most már el tudtad engedni?
Kapai Ádám: Talán kevesek számára ismert és nagyon a színfalak mögött zajlik, de mindenképpen esszenciálisak ilyenkor a határidők és az esemény pénzügyi hátteréhez szükséges engedélyeztetések. Ezek viszont számomra mindig egy nagyobbfajta stresszfaktort képeznek. Minden esemény szervezésekor van bennem izgalom, amely a rendezvény után általában mint jó élmény és tapasztalat csapódik le. Az eseményen magán én már inkább elengedem magam és igyekszem élvezni az estét bízví benne, hogy minden a tervek szerint zajlik.
Sz.: Hogyan sikerült közös munka az instruktorokkal?
Kapai Ádám: Korábban nem volt alkalmunk együtt dolgozni, de szerencsére tudtam, hogy mit szeretnénk és mik az elképzeléseink. De mindannyian ugyanazért dolgoztunk: a sikeres gólyabálért. Azzal, hogy rögzítettük a szervezetek feladatait, nekem főként a két főszervező instruktorral kellett tartanom a kapcsolatot, így zökkenőmentesen és jól sikerült a szervezés, a visszajelzések is erre utalnak, amire büszke vagyok.
Sz.: Összességében, utólag hogyan értékeled az eseményt és a szervezést?
Kapai Ádám: Örömmel vettem részt benne, mert még sosem volt lehetőségem bált szervezni. Végül jó visszajelzéseket kaptunk, egy sikeres bált zártunk, szerintem ezt kijelenthetem. Az idei bálon teltház volt, 2000-nél is több semmelweises polgár vett részt, számos díszvendéggel és remek fellépőkkel sikerült színesítenünk a jubileumi 50. gólyabált. Talán a kreatív feladatok elosztása lehetett volna kiegyenlítettebb, de a feladatainkat így is teljes mértékben elláttuk.
Sz.: Ezzel azonban nem áll meg a bizottság élete. Elindult már olyan hagyományos események szervezése, mint a Jégfarsang vagy épp a Medikus Kupa?
Kapai Ádám: Igen, sosem unatkozunk: általában egyszerre fut két, néha három projekt is, amely elég komoly kihívások elé állít minket. Most már a szemeszterben ott tartunk, hogy az idei évi eseményeink már kifutottak. Így már tudunk készülni a tavaszi félévre, amelyben a Medikus Kupa, illetve a Jégfarsang a két legjobban várt esemény. Azonban ezen kívül számos egyéb izgalmas projekttel készülünk tavaszi félév során. A héten készült el a karneváli főszervezői pályázat felhívása, amely (a bálhoz hasonlóan) közös kooperációban valósul majd meg az IÖCS és a HÖK között.
Sz.: Ekkora események hatékony szervezéséhez hatékony csapatra is van szükség, milyennek látod a bizottsági munkát belülről?
Kapai Ádám: Nemrég lezárult a SE Veled képzésünk, és nem gondoltam volna, de a rendezvénybizottság a legnépszerűbb munkacsoport. Rengetegen jelentkeztek, és a lemorzsolódás is nagyon alacsony a korábbi évekhez képest. Jelenleg közel 30-32 emberrel dolgozom, így jelenleg a szervezetfejlesztéssel, az utánpótlásképzéssel és a csapatmenedzsmenttel foglalkozom. Ezzel a kibővült létszámmal igyekszünk majd a jövő évi rendezvényeinket szervezni, én pedig próbálom minden tudásomat átadni nekik. Úgy vélem, hogy a jövő évi rendezvényeinken is meg fog látszódni, hogy sokkal több rendezvényszervezésben jártas tagunk lesz. Ezzel egyszerre akár három, sőt négy projektet is el tudunk vállalni egy időben.