Leírásunk az EOK épületben lévő előadótermekre illetve szemináriumi termekre, az aulára illetve az első emeleti karzatra vonatkozik. A termek részletes technikai felszereltségéről az Eszközpark menüben olvashat.
Az alábbi igényfelmérő kitöltése előtt, kérjük, egyeztesse a tervezett rendezvény lehetséges időpontját!
Egy rendezvény profi lebonyolításához fontos, hogy információkat kapjunk a rendezvény szervezőitől arra vonatkozóan, mit-hogyan szeretnének megvalósítani, és hogy ehhez milyen technikai igények vannak. Ehhez a technikai igényfelmérő űrlap kitöltését kérjük. Az űrlap kitöltését követően egyeztetjük, hogy a helyszín milyen eszközöket, stábot biztosít egy adott eseményhez. Az egyeztetések ideje alatt küldjük meg e-mailen azokat a dokumentumokat (alaprajz, rendezvénybejelentő, stb.), melyeket aláírva kell visszaküldeni a rendezveny.eok@semmelweis.hu címre.
Természetesen van lehetőség – előre egyeztetett időpontban – a helyszín előzetes bejárására, melynek során a helyszín-koordinátorral illetve technikusi munkatársakkal lehet egyeztetni.
Ezt megelőzően érdemes az alábbi tájékoztatókat is tanulmányozni:
Rendezvényszervezési Szabályzat
Ahhoz, hogy megfelelő technikusi támogatást biztosítsunk, kérjük, adják oda az esemény legfrissebb programfüzetét (forgatókönyvét, menetrendjét) mely a helyszíneket is tartalmazza!
Milyen eszközök vannak a termekben?
Az előadótermek illetve szemináriumi termek konkrét, részletes technikai eszközeiről az Eszközpark menüpontban tájékozódhat. Termeinkben hagyományos, krétával használható zöldtáblák valamint táblafilccel használható fehértáblák is vannak. Ez alól az 1-es és 4-es szemináriumi terem kivétel, ahol csak fehér mobiltábla használható. Kréta illetve filctoll a termekben található, azonban fokozottan kérjük, hogy alkoholos (permanens) tollat ne használjanak.
Az előadótermekben fix rögzítésű széksorok vannak. A szemináriumi termekben található bútorok (asztalok, székek) mozgathatóak, ezért kérjük, hogy a teremhasználat végén a bútorokat az eredeti elrendezés szerint helyezzék vissza.
Hogyan működik a vetítés?
Kérjük az oktatókat, hogy az előadó- és szemináriumi-termekben az előadói számítógépre másolt prezentációs előadásanyagokat (ppt, pdf, stb. file) előadás után töröljék le, azokat hosszabb ideig tárolni a számítógépen csak saját felelősségre szabad! A számítógépen maradt előadás file-okat minden szemeszter végén véglegesen töröljük! A számítógépre másolt file-okért az EOK felelősséget nem vállal!
Rendezvények alkalmával az előadói számítógépre másolt előadásanyagok (ppt, pdf, stb.) a rendezvény végén törlésre kerülnek! Technikusaink előadásanyagokat nem adnak át senki számára!
Vetítés az előadótermekben: Az előadótermekben beépített asztali számítógépek (ún. All-In-One PC-k) vannak, de természetesen van lehetőség laptop beüzemelésére is VGA (D-sub) vagy HDMI csatlakozás segítségével. Amennyiben laptopja más típusú aljzattal rendelkezik, úgy gondoskodjon a megfelelő adapterről, ez főleg a hordozható Machintos gépekre vonatkozik.
Az előadótermek közt lehetőség van mind hang- mind képközvetítésre (a nagyobb termekből a kisebb termek felé illetve az egyforma kapacitású előadótermek között – KÉP). Ennek részleteiről szintén az Informatika Osztály munkatársai tudnak felvilágosítást adni.
Vetítés a szemináriumi termekben: A szemináriumi termekben beépített asztali számítógépek (ún. All-In-One PC-k) állnak rendelkezésre. A teremben található projektorokhoz távirányító igényelhető a recepción, melyet használat után a recepcióra kell visszavinni. Fontos, hogy a nap utolsó előadója a teremben lévő oktatástechnikai eszközöket kapcsolja ki!
Vetítés az aulában: Full HD minőségű LED-falunk segítségével erre is van lehetőség.
Hogyan működik a hangosítás?
Hangosítás az előadótermekben: Előadók számára a 3 nagy előadóteremben (Szent-Györgyi, Hevesy, Békésy) folyamatosan rendelkezésre áll 1 darab mikroport, illetve kérés esetén további 3 darab rádiós kézi mikrofon. Az első emeleti előadótermekben (Beznák, Hári) rendelkezésre áll 1-1 vezetékes mikrofon, mely a Zoom használatához szükséges. Amennyiben nem használnak Zoom-ot, úgy az előadók számára nem szükséges a mikrofon használata.
Rendezvények alkalmával további vezetékes illetve rádiós mikrofon igényelhető korlátozott mennyiségben. A beépített számítógépek illetve a hordozható laptopok számára kihangosítást tudunk biztosítani.
Hangosítás a szemináriumi termekben: A szemináriumi termekben az előadók számára nem szükséges hangosítás. A beépített számítógépek illetve a hordozható laptopok (HDMI csatlakozás esetén) számára kihangosítást tudunk biztosítani.
Hangosítás az aulában: Kisebb volumenű rendezvények esetén lehetőség van beszéd hangosításra, kisebb zenekari hangosításra.
Milyen formában érdemes az előadásanyagot elkészíteni?
Előadásanyagot sokféle formában lehet elkészíteni, mi mégis azt ajánljuk, hogy…
- powerPoint-ban készült, a következő kiterjesztésű file-t készítsen: ppt, pptx, pps vagy ppsx
- képarány: 16:9 legyen, azaz fekvő tájolású
Rendezvény esetében kérjük továbbá, hogy…
- ha beágyazott videó, audió is van a file-ban, akkor annak némításáról a technikus kollégával egyeztessenek.
- ha valamilyen hivatkozás van az előadásanyagban (ami pl. felhőben tárolt file-ra mutat), kérjük annak hozzáférhetőségét biztosítsák.
- az előadásanyagot legkésőbb az előadás megkezdése előtt 1 órával át kell adni a technikusnak, vagy ha van ún. diacentrum, akkor ott feltöltetni, ellenőriztetni. (Ez azért szükséges, hogy ellenőrizni lehessen, nincs-e a gond a fájllal, enélkül nem tudunk felelősséget vállalni az előadásanyag vetítéséért)
- amennyiben más formátumú előadásanyagot szeretnének vetíteni, kérjük az előadás megkezdése előtt 1 órával jelezni.
Zoom használható a termekben?
Az előadó- és szemináriumi termeinkben van lehetőség a beépített számítógépeken a Zoom szoftver használatára. Az előadótermekben a hang közvetítéséhez dedikált mikrofon, a videojel közvetítéséhez a beépített PC webkamerája használható. A szemináriumi termekben nincs mikrofon, ott a számítógéphez közel tartózkodva lehet a beszédérthetőséget biztosítani.
Oktatók részére Zoom-os oktatással kapcsolatos leírások illetve tudnivalók itt olvashatóak.
Rendezvények esetében (konferenciák, Phd-védés, stb.) a Zoom-használat lehetőségeiről az EOK Informatikai Osztály munkatársaival szükséges egyeztetni.
Lehet-e kontroll monitort, visszaszámlálót használni?
Rendezvény során lehetőség van az elnökségi asztalnál ülők, illetve az előadók számára kontroll monitor használatára. Ezeken a monitorokon látható a közönség számára kivetített kép. Igény esetén a rendezvény ütemének biztosítására visszaszámlálót is be tudunk üzemelni, mellyel a szekciók vezetői tartani tudják az előadások időtartamát.
Digitális kijelzőkön hogyan lehet tartalmat megjeleníteni?
Rendezvények alkalmával lehetőség van az aulában lévő digitális kijelzőkön képet, videót (utóbbi hang nélkül) megjeleníteni. A megjelenítendő anyagokat jelen útmutató alapján készítsék el.
Internet, wifi hogyan használható?
Az előadótermekben illetve szemináriumi termekben a beépített számítógépeken nagysebességű, vezetékes internet érhető el.
Épületünkben vezeték nélküli internet (WIFI) is elérhető.
Rendezvények számára használható,
WIFI hálózat neve: konferencia / jelszó: Budapest2017
Ez a wifi hálózat korlátozott sebességű, így az weboldalak, emailek kisebb volumenű használatához elegendő!
A rendezvény résztvevői számára érdemes a programfüzetben/rendezvény honlapján a wifi nevét és a hozzátartozó jelszót feltüntetni. A helyszínen van lehetőség megállítótáblákat kérni, amiken a wifiről szóló információk is elhelyezhetők, elkerülve a feliratok falra történő ragasztását!
Streamelés-hez illetőleg videókonferencia jellegű közvetítéshez (pl.: Zoom, Floor, stb.) dedikált internetkapcsolatot előre kell egyeztetni!
Amennyiben a közönség/vendégség számára telefonos alkalmazással történő interakciós programot szerveznek (pl: Kahoot szavazás, online teszt, stb.), akkor hívják fel résztvevők/vendégek figyelmét arra, hogy készülékeikkel időben csatlakozzanak a helyi WIFI hálózatra (amennyiben nem használnak mobilinternetet) mert az egyidőben történő tömeges (pl: 300 fős) wifi csatlakozások kiszolgálása akár több percet is igénybe vehet!
Van ruhatárra lehetőlég?
Ruhatári helyiséget az aulában, a Hevesy illetve Békésy termek előtti helyiségben tudunk biztosítani rendezvények számára. Ruhatárhoz személyzetet az EOK nem tud biztosítani. Az előadótermekben kabátakasztók is rendelkezésre állnak.
Hol vannak a menekülési útvonalak?
A földszinti és 1. emeleti alaprajzon a zölddel jelölt menekülési útvonalat üresen kell hagyni. Beépíteni, akadályt képezni ezek a területeken tilos!
Milyen bútorokat lehet igényelni? (asztal, szék, parafatábla, megállítótábla, stb.)
Asztalok: Rendezvények számára tudunk biztosítani, melynek mérete 160 vagy 180 x 80 cm. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy 3 fő kényelmesen fér el mellette (4 fő is elfér, csak kicsit szűkösebben). Az asztalok terhelhetőségéről nincs pontos információnk.
Kasírozás (asztalszoknya): Elnökségi asztalokat rakott szoknyával, regisztrációs/technikusi asztalokat egyenes kassírral készítünk elő.
Könyöklők: 5 darab könyöklő asztalt tudunk biztosítani. Magasságuk 114 cm, átmérőjük 80 cm.
Parafatáblák szintén igényelhetőek. Méretük: kb. 90 x 130 cm. Kb. 25 darab áll rendelkezésre.
Rendezvény székek (kék): Jelenleg kb. 80 szék áll rendelkezésre
Megállítótáblák: 2-2 darab A3 és A4-es méretű megállítótáblát tudunk adni. Magasságuk kb. 110 cm
Galéria
Milyen lehetőség van a bútorzatok, növénydézsák elmozgatására?
Az előadótermekben fix rögzítésű széksorok vannak.
A szemináriumi termekben található bútorok (asztalok, székek) mozgathatóak, azokat teremhasználat végén a az eredeti elrendezés szerint kell visszahelyezni.
Az aulában lévő növénydézsák mozgatását az épületüzemeltetés munkatársai végezhetik.
Miként lehet plakátokat, feliratokat, molinót kirakni?
Általánosságban elmondható, hogy az épület felületeire csak olyan módon szabad plakátokat, feliratokat kihelyezni illetve ragasztani, hogy azok (a rendezvény után) az épületben történő károkozás nélkül eltávolíthatóak, leszedhetőek legyenek.
Digitális kijelzőkre vagy parafatáblákra is van lehetőség tartalmakat kitenni.
Rendezvények alkalmával molinó kihelyezése a főbejárat fölé lehetséges. A molinó maximum 5 x 2 méteres méretű, kötéllel befűzhetőnek kell lennie. A felhelyezésben az épület műszaki munkatársai tudnak segíteni.
Parkolásra milyen lehetőség van?
Parkolással kapcsolatos aktuális információkat a helyszín koordinátortól kaphat. Engedély esetén – előzetesen leadott rendszám alapján – az épület mélygarázsába maximum 2.1 m-es magasságú járművel lehet beállni. Gázüzemű autóval behajtani tilos!
Mit lehet tudni az aulai vitrinekről?
A vitrinek elérhetősége korlátozott, használata csak egyeztetés után lehetséges.
Az aulában összesen 11 (9+2) darab, az első emeleten pedig 4 darab vitrin áll rendelkezésre. Méretük: 83 x 183 x 9 cm (szé/ma/mé). Alsó és felső részükön világítóval vannak ellátva. Rögzíteni dolgokat a vitrin tetején lévő 4 db, sínen futó akasztófüllel lehet.
Szünetjelzőt hogyan lehet használni?
A 3 földszinti előadóteremben kiépítésre került ún. szünetjelző. Ennek segítségével az előadások/rendezvényprogramok alatti szünetidőt lehet az aulában kijelezni. A szünet végén a kijelző villog és a tábla hangjelzést ad. Bemutatóvideó a szünetjelzőről.
A vetítést,hangosítást valamint a világítást hogyan lehet kezelni?
Az előadótermekben lehetőség van az előadói pulpitusról a teremben lévő vetítést, hangosítást valamint a világítást vezérelni. Ezt az oktatók is könnyedén megtanulhatjék kezelni. KÉP
A teremvezérléseket rendezvények alkalmával az Informatikai Osztály munkatársai kezelik, nem szükséges a résztvevőknek megtanulni annak kezelését!
Milyen számítógépek, eszközök állnak rendelkezésre?
Az Eszközpark információk között olvasható, mely termekben, milyen beépített számítógépek vannak, illetve milyen lehetőség van saját laptop illetve más médiaeszköz beüzemelésére. Ugyanitt a részletes technikai lehetőségekről is tájékozódhatnak. A termekben jellemzően hagyományos, krétával használható zöldtáblák valamint táblafilccel használható fehér-táblák is vannak.
PhD védést szeretne tartani?
PhD védésekhez elsősorban a Hári és Beznák termeket ajánljuk. Ezekhez a termekhez kapcsolódó belső terasz kiváló helyszíne lehet a védést követő vendéglátásnak. Amennyiben más előadó termet venne igénybe, úgy vendéglátás helyszíneként az aulát lehet igénybe venni. Bizottságok részére külön kistermet biztosítani nem tudunk.
Mit lehet tudni az épített Ledfal használatáról?
Épített ledfal használatát rendezvényeken abban az esetben ajánljuk, ha azon aktív előadásanyagot, videót, stream-bejátszást, stb. szeretnének vetíteni vagy a ledfal előtt olyan programesemény zajlik, aminek szükséges valamifajta tartalom megjelenítés (PPT, Kahoot, stb.) Nem érdemes ledfalat használni ha azon csak minimális információt tartalmazó (programfüzet tartalmát, néhány logót tartalmazó kép, stb.) anyagot akarnak mutatni. Ezekben az esetekben célszerű a digitális kijelzőkre tartalmat készíteni.
A ledfal igénybevétele költséggel jár.
Galéria
Lehet színpadot használni az aulában?
Az aulában 2-20 m2 közötti színpadot lehet kialakítani. Led fal igénybevételekor maximum 10 m2 igényelhető.
Milyen lehetőség van tolmácsoláshoz?
Tolmácsoláshoz a termen belül illetve egyes esetekben a teremhez kapcsolódó előkészítő-helyiségben lehet helyet biztosítani, de ennek részleteit szükséges előre egyeztetni. Tolmácsfülkét illetve személyzet az EOK nem tud biztosítani.