A jelenkor informatikai világában egyre fontosabb, hogy biztonságosan üzemeltessük az informatikai rendszereinket. Ugyanígy figyelnek erre a külső szolgáltatók is, és minden gyanús tevékenységnél elkezdik korlátozni, majd a legrosszabb esetben tiltani az olyan domainek elérését, amelyekről szerintük káros tevékenység folyik. Így működnek a külső levelezés szolgáltatók is, pl: a Gmail szolgáltatását üzemeltető Google. Mit jelent ez számunkra? Ha a Gmail azt érzékeli, hogy egy időben nagyon nagy számú levél érkezik a rendszerébe a semmelweis.hu domain felől, akkor első lépésben várakoztatja a leveleinket, második lépésben a spam mappába kerülnek a leveleink, utána már nem is küldhetünk levelet. Mivel a nagy szolgáltatók egységes adatbázist használnak a spam küldő domainekről, ezért előfordulhat, hogy nagyon sok irányba nem küldhetünk levelet.
Azért, hogy ezt elkerüljük két különálló lépést tettünk:
Korlátoztuk, a postafiókokból egy időben (1 órán belül), és egy napon kiküldhető levelek számát. A rendszer, ha a küldő eléri a korlátokat, automatikusan letiltja a küldés lehetőségét.
A korlátok az alábbiak:
Belső címre küldhető levelek száma óránként 500, naponta 10000
Külső címre küldhető levelek száma óránként 900, naponta 1500
Ha a levélkiküldés tudatos volt, de a kolléga nem tudott a korlátozásról, akkor az üzemeltetést végző kollégák feloldják a zárolást. Ennek a bejelentése a következő csempén lehetséges
Ha a tömeges kiküldés a biztonsági esemény miatt történt (feltört fiók), akkor további lépések szükségesek, hogy újra birtokba lehessen venni a levelezési szolgáltatást.
Az Informatikai Főigazgatóság előfizetett egy külső levélküldő szolgáltatásra, ez a „Webgalamb”. Innen lehetséges a tömeges hírlevél, konferencia meghívó és más témájú levelek kiküldése. Az olyan szervezetek, akik rendszeresen küldenek levelet külső partnereik felé, azoknak két lehetőséget biztosítunk:
Egy rövid tanfolyam keretében megmutatjuk a rendszer használatát, és adunk egy egyedi felhasználót, hogy önállóan küldhessenek ki levelet.
Ha ezt a szervezet nem vállalja, akkor elküldi nekünk a címlistát, és a kiküldendő levelet, ebben az esetben az Informatikai Ügyféltámogatási Igazgatóság (IÜTI) munkatársai végzik el a feladatot.
Mit kell tenni akkor, ha az összes Semmelweis polgár számára szeretnénk tájékoztatót, hírlevelet kiküldeni:
A levél tartalmát engedélyeztetni kell a Kommunikációs Igazgatósággal.
Ezután az IÜTI munkatársai küldik ki a levelet
Vannak olyan szervezeti egységek, akik saját jogon, küldhetnek ki levelet minden munkavállalónak, de ebben az esetben is van egy korlátozás a biztonság érdekében: az IÜTI vezetői kapnak egy jóváhagyási értesítést, és csak erre kattintva engedi a rendszer a tömeges levélkiküldést.
Ha szeretne az egyetem összes dolgozójának levelet kiküldeni, akkor vegye fel a kapcsolatot emailben: ide kéne egy központi email cím