Facebook-posztok, Insta-storyk, sőt a chatbot is bekerült a Hallgatói Önkormányzat eszköztárába, ha a hallgatókkal való kapcsolattartásról van szó. Muad Mohameddel, a Kommunikációs Bizottság megbízott referensével beszélgettünk.
Szinapszis: Mi a kommunikációs referens feladata?
Muad Mohamed: Egy nagyon egyszerűnek hangzó dolgom van: koordinálni az információ áramlását az egyetem és a hallgatók között. Eleinte azonban magam sem láttam, hogy valójában ez mekkora feladat. Ez messze túlmutat azon, hogy Facebook-on posztolgassunk.
Sz.: Ki a célcsoport?
M. M.: Legfontosabb küldetésünk az egyetem oldaláról érkező információk a hallgatókhoz való eljuttatása. Olyan kritikus időkben ez kiváltképp fontos, mint ami ebben a több szempontból is kiemelkedő évben: egyszerre vált kurrikulumot a FOK és az ÁOK, egyetemünk idén ünnepli megalapításának 250. évfordulóját.
Mégis, alapvetően mindenki potenciális célcsoportunk, annak függvényében, hogy mi az a tartalom, amit épp kommunikálunk. Egy nyílt napra, vagy a Kutatók Éjszakájára külsős diákokat kell megszólítanunk, más programokkal az Alumni felé is nyitunk, mint a Semmelweis Talks; olyan eseményekre, mint amilyen a Nyári Egyetem volt, vagy a sportnapok, minden egyetemi polgárt igyekszünk megszólítani.
Végül, de nem utolsó sorban, a német és angol nyelvű hallgatók felé még nyáron kezdtük meg a nyitást. Eseményeinket, posztjainkat, Neptun üzeneteinket lehetőleg minimum kettő nyelven írjuk, hogy minél jobban bevonjuk a külföldi hallgatókat az egyetemi életbe.
Sz.: Milyen kommunikációs felületen vagytok a legaktívabbak?
M. M.: Minden felületünkön annyira vagyunk aktívak, amennyire azt az adott platform megköveteli. A “fogyasztók” leginkább a Facebook-ot és az Instagram story-kat érzékelhetik, mivel ezt nap mint nap használja mindenki. A weboldalt, a neptunt és a chatbotot már jóval kevesebbet járatjuk, mert ezek sokkal formálisabb vagy utóbbi esetében jóval agresszívabb kommunikációs formák. Ami pedig az Instagram posztolást illeti, ígyekszünk nem teleposztolni, hogy az egyetem szempontjából a legfontosabb pillanatokat közöljük a követőkkel, mindezt premium content minőségben, hogy egy komoly, letisztult és esztétikus profilunk legyen.
Sz.: Mi a fő kommunikációs felület, amin a hallgatók elérhetik a számukra legfontosabb információkat?
M. M.: Ilyenkor megint érdemes szortírozni az infó jellegét tekintve. Ahogy láthattuk, a Nyári Egyetem kampánya egy úgynevezett full front kampány volt, minden felületen ment. Ezzel szemben egy kisebb buli, mint egy felező, nem lesz annyira “szétkürtölve”, mint más összegyetemi esemény.
Természetesen a leggyorsabb és legegyszerűbb az nem más, mint a Facebook feed. Itt tudjuk a legkönnyebben eljuttatni, amit szeretnénk, a széles tömegekhez; ugyanakkor a kar- és évfolyam-, vagy témaspecifikus információkkal is itt érhetjük el a hallgatókat az évfolyam/kultúra/events csoportokon keresztül.
Igyekszünk itt is figyelni a hallgatók kívánságaira, mert az elmúlt években elég sok panasz érkezett a party spamek miatt. Ezeket lehetőleg minimalizáltuk és létrehoztunk egy Semmelweis Events csoportot, ahol mindenki akit érdekel értesülhet a közelgő bulikról.
Sz.: A Kommunikációs Bizottság a HÖK-től a hallgatók irányába kommunikál. Van lehetőség a hallgatóktól a HÖK felé történő kommunikációra is?
M. M.: Persze, van erre lehetőség. Tapasztalataim szerint élnek is ezzel a hallgatók. Az elmúlt 3 hónapban, amióta átvettem a Kommunikációs Bizottságot, több mint 1000 hallgató keresett fel minket. Értelemszerűen elérhetők vagyunk a klasszikus telefon/e-mail formában is, de ez a hallgatói interakciók alig közel 0,1%-át teszi ki. Most már mindenki a HÖK chatet használja, ha fel szeretné venni velünk a kapcsolatot. Erre a célra állítottuk fel többek között a chatbotot. Ezt bizonyos esetekben arra is használjuk, hogy mikor a hallgatók véleményét szeretnénk felmérni egyszerűbb kérdésekben, akkor a bot automatizált párbeszédeit el tudjuk küldeni a feliratkozóknak, amiket mi utána statisztikák formájában ki tudunk elemezni.
Végül, de nem utolsó sorban, ebben a félévben a szociális támogatás pályázati időszakában személyes egyeztetésre is lehetősége volt a hallgatóknak, de alapvetően mindig elérhetőek vagyunk az irodában, vagy bárhol elkaphat minket kérdéseivel bárki, készséggel válaszolunk mindenkinek.
Sz.: Ez a chatbot alig néhány hetes újítás, tudsz róla részletesebben beszélni?
M. M.: Több vállalat és politikus is sikeresen használja a chatbotot. Ez akkor jön a legjobban, amikor nagyon nagy célcsoporttal dolgozik valaki, mint amilyen az egyetem közel 11 000 hallgatója. Elsősorban az a célja, hogy javítson a felhasználói élményen. Példának okán, egy olyan sűrű időszakban, mint a félév vége, a bizottság tagjai is meglehetősen leterheltek, nem biztos, hogy azonnal tudnak reagálni az üzenetekre. Ilyenkor a chatbot azonnali választ és interakciós lehetőséget kínál fel. Ez a felhasználó szemszögéből egy visszajelzés, hogy valaki igenis, foglalkozni fog az ő üzenetével, ebből adódóan türelmesebb lesz a választ illetően.
A másik feladata a chatbotnak, az hogy kommunikáljunk rajta keresztül a hallgatókkal. Egy-egy fontosabb eseményről üzenetet tudunk küldeni vele. Mint korábban említettem, ez egy igen agresszív módja a kommunikációnak, így csak a legfontosabb esetekben használjuk.
Sz.: Milyen más fejlesztési terveitek vannak a jövő tanév(ek)re nézve?
M. M.: Számomra stratégiai kérdés a külföldi hallgatók integrálása az egyetemi életbe. Ennek az első lépcsője a kommunikációs integráció. Felvettük a kapcsolatot mind az ISSA-val, mind a DSVS-szel, ismertettük velük ötleteinket: szeretnénk minél több külföldi hallgatót bevonzani a magyar szervezésű eseményekre és vica versa. Megkezdtük a két szervezettel a kommunikáció összehangolását, továbbá a mi részünkről nagy figyelmet szentelünk a több nyelvű posztolásra.