Majtán Mátéval, a Hallgatói Önkormányzat (HÖK) elnöki megbízottjával beszélgettünk arról, hogyan zajlik a szervezet belső fejlesztése.
Szinapszis: Kérlek, mesélj egy kicsit magadról!
Majtán Máté: Majtán Máté vagyok, hatodéves hallgató az Általános Orvostudományi Karon, időm nagy részében pedig az egyetem mellett egy ideje a saját vállalkozásom fejlesztésén dolgozom — legfőképpen üzleti oldalon. Emiatt talán azt lehet mondani, hogy ha nem is teljesen, de javarészt eltávolodtam az utóbbi két évben az orvosi pályától, és jelenleg a vállalkozások világa, illetve az innováció és ennek a menedzsmentje érdekel.
Sz.: Miért kezdtél el a HÖK-ben dolgozni?
Majtán Máté: A HÖK-ben akkoriban, amikor én harmadéves voltam, még sok minden máshogy volt, mint jelenleg. Nem voltak kiforrott folyamatok, és én is igazából így csöppentem bele a Külügyi Bizottságba, amit akkor még Vágó Ildi vezetett. Tőle vettem át negyedév elején a bizottságot, és vezettem egészen az előző szeptember végéig. Alapvetően mindig is nagyon szerettem embereket megismerni, és úgy éreztem, a külföldi hallgatókkal való kapcsolatépítés egy teljes mértékben kihasználatlan, parlagon heverő terep. Szerettem és szeretek angolul beszélni, úgy gondolom a nyelvi gátak átlépése egy olyan gesztus a külföldiek felé, amit elképesztően nyitottan fogadnak, és a tévhittekkel ellentétben, ők is érdeklődnek a mi kultúránk, nyelvünk és perspektívánk iránt. Csak annyi kell ehhez, hogy az ember kilépjen a komfortzónáján kívülre és merjen annyit mondani: “Hello, miújság?”
Sz.: Mi a jelenlegi feladatod a szervezetben?
Majtán Máté: Mivel tavaly óta lemondtam a külügyi referensi pozícióról, inkább a mostani vállalkozásfejlesztésben szerzett tapasztalataimat szerettem volna felhasználni; ezért jelenleg a menedzsmentért felelős elnöki megbízott pozícióját töltöm be. Még nekem is bele kell tanulnom, hogy kinek, mire van igénye pontosan a szervezeten belül, de szeretnék minden erőmmel azon dolgozni, hogy a HR-től kezdve a kommunikáción át, minden bizottság és folyamat optimalizáltan és skálázhatóan tudjon működni.
Régen hatalmas problémát jelentett, hogy nagyon nagy volt a fluktuáció és rendezetlenek voltak a szervezési folyamatok. Olyan dolgok, amik egy kis tapasztalattal jól rendszerezhetők és felgyorsíthatók, mindezt úgy hogy a jövő generáció számára is folyamatos tudásátadás zajlik. Így egy esemény megszervezése gyakorlatilag a szervező személyében történő változás esetén is könnyedén hajtható végre anélkül, hogy zavar lenne bármilyen téren.
Ebben a körben kezdtem el a jelenlegi tagok számára menedzsment képzéseket megszervezni. Ezeknek az lenne a lényege, hogy mind a mostani, mind a jövőbeli vezetőség már olyan elvek alapján tudjon működni, ami mindenki számára egységes, érthető és átadható. Lehetséges, hogy a képzések jelenlegi formáját a jövőben inkább a vezetőséggel személyes one-on-one megbeszélések keretében folytatnám, akikkel a tényleges személyes, vezetői kihívásokon tudnánk közösen dolgozni, de ez még a jövő zenéje…
Sz.: Miért fontosak ezek a képzések?
Majtán Máté: Ha különböző bizottságok különböző módon szervezik hasonló folyamataikat, akkor az a legfelsőbb vezetés számára egy idő után átláthatatlan, de legfőképpen kiszámíthatatlan lesz. Ha nincs megfelelő dokumentáció, nincsenek projektmenedzseri készségek és jól meghatározott szerepkörök, a bizottsági munka elakad, mindig elölről kell kezdeni mindent és nehezen mérhetőek az eredmények is. Szeretném ha a jövőben a HÖK egy stabil, adatokra épülő fejlődést tudna mutatni, ahol a kitűzött célokhoz mérten vizsgálhatjuk az elért eredményeket, és a kettő közötti esetleges különbözetet folyamataiban tudjuk elemezni, hogy kiszűrjük, hol fordulnak elő hibák és min kell változtatni.
Sz.: Mit gondolsz, milyen most hallgatói részről a HÖK megítélése?
Majtán Máté: Nincsenek nálam a pontos számok erről, szóval ebben nem lehetek biztos. Azt én is érzem, hogy az utóbbi időben a vezetés és az irányok változtatásával a hallgatók felé is transzparensebben tudtunk kommunikálni, és szerintem ez egy nagyon nagy lehetőség és plusz az eddigi HÖK-höz képest — remélem, ezt a jövőben is tudjuk folytatni. A transzparencia mellett pedig a rendezettebb működés is sokat segített, fontos észrevenni ugyanis, hogy nem csak a passzív, a HÖK munkájában részt nem vevő hallgatók véleménye számít, hanem azoké is akik a szervezet aktív tagjai. Azt látom, hogy amióta ezek a szervezési folyamatok jobban haladnak, mindenki számára egyértelműbbek a célok és az elvégzendő munkák. Ez alapjaiban növeli meg a morált és fejleszti a csapatot.
Sz.: Milyen irányba tud akkor a belső működés fejlődni?
Majtán Máté: Szerintem a mostani iránnyal és trendekkel jó irányba haladunk, mindenképpen több felmérést végeznék még a hallgatók körében, hogy lássam, milyen hallgatói szolgáltatások hiányoznak még, vagy milyen egyéb kommunikációs stratégiákkal, üzenetekkel tudjuk szélesebb körbe eljuttatni ezeket.
Sz.: Mit látsz most a legnagyobb kihívásnak a HÖK szervezeti felépítésében?
Majtán Máté: Most, hogy elindult egy ilyen trend, a HÖK szervezetét rendezni kell, kiszűrni a szűk keresztmetszeteket és hosszútávú, egységes víziót meghatározni, ami mindenki számára iránytűként szolgálhat. Jól kialakított utánpótlási rendszer kell és nagyon pontosan monitorozott belső elégedettségmérés. A szervezet vezetőinek szerintem most egyértelmű feladata kicsit hátralépni és megtanulni delegálni az új generációnak a munka egy részét. Így nekünk is több lehetőségünk van átgondolni a folyamatokat és kiszűrni a hibákat, valamint a fiataloknak is arra, hogy tanuljanak és fejlődjenek.