Az Oktatásigazgatási Hivatal (a továbbiakban: OIH) tevékenységét a Rektor irányítja, a szakmai felügyeletet az Oktatási Rektorhelyettes látja el. Az Egyetem alapfeladatainak ellátását végző központi szervezeti egység, amely ellátja az Egyetem azon oktatásszervezési feladataival összefüggő tevékenységeket, amelyek összegyetemi szervezést vagy koordinációt igényelnek.
Az OIH ezen feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében célul tűzi ki, hogy a Karok igazgatási folyamatai, eljárásai megfeleljenek a vonatkozó egyetemi és jogszabályi rendelkezések előírásainak. Célja, hogy ezen szervezeti egységek egy egységes metódust kövessenek, így megteremtődik egy szorosabb szakmai felügyelet az egységek felett, mely felügyelet háttérintézményeként az OIH szolgál.
Az OIH Oktatásigazgatási és Oktatásszervezési Osztályra, Felvételi Osztályra, valamint Oktatás-Adminisztrációs, Folyamatszervezési és Fejlesztési Osztályra tagozódik.
Oktatásigazgatási és Oktatásszervezési Osztály feladatai:
- koordinálja az egyes szervezeti egységek által előkészített szabályzatok tervezetének szövegezésével kapcsolatos kodifikációs feladatokat, melynek során vizsgálja a javasolt tervezet, a hatályos jogszabály és az egyetemi belső szabályozók összhangját;
- ellátja az oktatással és a tanulmányi igazgatással kapcsolatos egyetemi szabályzatok szükség szerinti felülvizsgálatát;
- gondoskodik a Hallgatói Követelményrendszer és az egyéb hallgatói szabályozások központi szintű végrehajtásáról;
- ellátja a hallgatókkal, képzésekkel kapcsolatos központi, tanulmányi és egyéb általános és speciális adminisztrációs feladatokat;
- az Egyetem felsőoktatási és képzési tevékenységével kapcsolatos hatósági és akkreditációs ügyekben a karokkal együttműködésben előkészíti a Rektor, illetve a Szenátus döntéseit, végzi a képzésekkel kapcsolatos központi adminisztrációs feladatokat;
- koordinálja az intézményi akkreditációs eljárás során adódó feladatokat, ellátja a központi adminisztrációs feladatokat;
- szervezi a Dékáni Értekezleteket és ellátja a kapcsolódó adminisztrációs feladatokat;
- ellátja az emelt szintű érettségi vizsgára felkészítő tanfolyamok szervezésével kapcsolatos feladatokat;
- ellátja a felsőoktatási felvételi szakmai vizsgával (FFSZV) kapcsolatos feladatokat;
- feladatkörében végzi az Egyetemnek a felsőoktatási igazgatási szervekkel történő kapcsolattartását;
- feladatait a fenti pontokban rögzítettekhez kapcsolódó kari feladatokat ellátó szervezeti egységekkel együttműködésben végzi, szakmailag irányítja és felügyeli e szervezeti egységek ezzel a területtel kapcsolatos kari szinten kifejtett tevékenységét;
- ellátja a hatáskörébe utalt ösztöndíjakkal (Bursa, Nemzeti Felsőoktatási Ösztöndíj) kapcsolatos feladatokat;
- a Hallgatói Juttatások Koordinációs Csoportja ellátja a Szociális és Esélyegyenlőségi Bizottság (a továbbiakban: SZEB) titkári feladatait.
Felvételi Osztály feladatai:
- a felvételi eljárásról szóló jogszabály által meghatározott hatáskörben koordinálja a központi felvételi eljárásokat;
- adatot szolgáltat a Karokkal együttműködve a felsőoktatási felvételi tájékoztató összeállításához, továbbá a jelentkezési kérelemhez kapcsolódó eljáráshoz és ennek keretében a központi nyilvántartás létrehozásához az Oktatási Hivatal számára;
- az Egyetem Karaival együttműködve gondoskodik az Oktatási Hivatal Felsőoktatási Felvételi Tájékoztató (FFT), valamint Következő Évi Követelmények (KÉK) szerkesztéséről és aktualizálásairól.
- elvégzi a felsőoktatási felvételihez kapcsolódó feldolgozó felületen (JEDI) az intézmény részére benyújtott dokumentumok elbírálását, az intézményi pontok és a felsőoktatási felvételi szakmai vizsga (FFSZV) eredményeinek rögzítését;
- megszervezi és lebonyolítja az Egyetemen szervezett szóbeli felvételi vizsgát;
- a felvételi eljárás során felmerülő fellebbezések esetében jogorvoslati eljárásban vesz részt;
- tájékoztatást nyújt telefonon és elektronikusan az intézményi felvételi eljárással kapcsolatban;
- megkeresésekre, kapacitásának erejéig megjelenik középiskolai pályaorientációs napokon, bemutatja Egyetemünk képzéseit, felvételi követelményeit;
- ellátja a továbbtanuláshoz szükséges külföldi oklevelek és érettségi bizonyítványok elismerésével kapcsolatos operatív feladatokat;
- feladatkörében végzi az Egyetemnek a felsőoktatási igazgatási szervekkel történő kapcsolattartását;
- szükség szerint kimutatásokat készít, adatelemzést végez;
- a felvételi eljáráshoz kapcsolódóan, a NEPTUN rendszert érintő szakmai feladatokban együttműködik a Oktatás-Adminisztrációs, Folyamatszervezési és Fejlesztési Osztály tanulmányi adminisztrációs csoportjával.
Oktatás-Adminisztrációs, Folyamatszervezési és Fejlesztési Osztály feladatai:
- Neptun oktatási, tanulmányi adminisztrációs, a hallgatói kérvénykezelés, valamint a hallgatói pénzügyek (ösztöndíjak, Diákhitel, pénzügyi tétel kiírások) és egyéb rendszerbeli folyamatok felmérése és szakmai egyeztetése a Karokkal, valamint a funkcionális szervezeti egységekkel;
- működési hatékonyság növelése érdekében a Neptun rendszerbeli megoldási lehetőségek összegyűjtése, fejlesztési, módosítási igények javaslatainak megfogalmazása, annak Neptun oldali megvalósítása;
- szervezési, fejlesztési és tesztelési feladatok összefogása, koordinálása, szükség esetén Informatikai Főigazgatóság (INFI) bevonásával;
- a Hallgatói Szolgáltatások Igazgatóságával (HSZI) együttműködve az oktatási adminisztráció digitális platformjának kialakítása;
- oktatási és gazdasági adatok elemzése a stratégiai döntések meghozatalának támogatása érdekében pl. OKTÉR adatok;
- hallgatói pénzügyek teljes körű támogatása (ösztöndíjak, Diákhitel, pénzügyi tétel kiírások, gyűjtőszámla kezelés);
- a Neptun tanulmányi rendszert érintő fejlesztések tervezésében és megvalósításában való közreműködés;
- az egyetemi központi órarendszerkesztéssel kapcsolatos operatív feladatok ellátásában való közreműködés;
- felhasználói támogatás nyújtása az egyetemi oktatási-kutatási szervezeti egységek vezetői számára;
- a felvett hallgatók felvételi határozatának legenerálása, az iktató rendszerbe iktatásra, valamint aláírásra történő feladása.