1) KAPCSOLATFELVÉTEL

Neked kell megkeresned a külföldi szakmai gyakorlat helyét – küld el minél több intézethez a bemutatkozó leveledet. Javasoljuk, hogy első körben a Klinikáknak közvetlenül írjatok emailt! Ha onnan nem válaszolnak, abban az esetben forduljatok az Erasmus Irodákhoz.

Számolj, hogy az egyetem által támogatott hónapok száma minimum 2 maximum 4Amennyiben hosszabb gyakorlatot szeretnél elvégezni, írj emailt a részünkre. Egy hónap=30 nap azaz a gyakorlatodnak minimum 60 naposnak kell lennie. Segédlet a napok számításához.

Vegyék figyelembe a gyakorlatuk leszervezésénél, hogy valószínűleg csak augusztus végén, szeptember elején fogjuk tudni indítani az ösztöndíjak kifizetését. 

A következő helyeken nem fognak titeket fogadni szakmai gyakorlatokra a tavalyi tapasztalatok alapján: Essen, Bécs és Köln. Bár megtörtént a Brexit, még lehet az Egyesült Királyságba utazni Erasmus+ programmal. Az északi országok esetében pedig nehéz a gyakorlat leszervezése.

A turnusjelentkezéshez ki tudunk adni egy igazolást, hogy Erasmus-szal fogsz kiutazni. Ez segíthet a turnusbeosztásnál.

Ne felejtsétek el, hogy az új szabályozás szerint itthon el kell fogadtatni a kinti gyakorlatot. Ha több gyakorlatot csináltok egyszerre, akkor elég, ha az egyiket beszámítják.

2) JELENKEZÉS

Ha visszajeleztek a kinti intézettől, itthon is le kell jelentened, hogy a szakmai gyakorlatot külföldön töltöd. A Nemzetközi Mobilitási Iroda (NMI) ügyfélfogadási időben kiállítja az Erasmus szakmai gyakorlat elnyeréséről szóló igazolást, amennyiben erre szükség van. 

FIGYELEM! Egyes kórházak, egyetemek a jelentkezésedet addig nem fogadják el, amíg az Egyetem hivatalosan nem jelentett le. Ha ezzel találkozol, fordulj a NMI-hez: erasmus@semmelweis-univ.hu

3) Utazásod előtt:

  • TRAINING AGREEMENT KIKÜLDÉSE
    • Egyeztetned kell a fogadó intézettel a szakmai gyakorlatod programját. Ez alapján ki kell töltened géppel értelemszerűen a Training Agreement nevű dokumentum mindn részét (honlapunkon elérhető a „Szükséges nyomtatványok” alatt). 
    • Emailen küldd meg a részünkre (erasmus@semmelweis-univ.hu) a kitöltött word dokumentumot aláírások nélkül!
    • A mi jóváhagyásunkat követően be kell jönni személyesen az irodába, és az általunk kinyomtatott változatot alá kell írniuk. 
    • Mi küldjük tovább a kar részére aláírásra, s mihelyst visszakapjuk, elektronikus úton megküldjük az Önök részére. Ez 2-3 hétbe is telhet, kérjük ezzel számoljon!
    • A Semmelweis Egyetem részéről két aláírás szükséges rá, addig nem szabad kiküldeni, amíg ezek nincsenek rajtuk:
      • A kar részéről a programért felelős dékán, dékánhelyettes és a Dékáni Hivatal pecsétje. Aláírásával bizonyítja, hogy gyakorlatod teljesítés esetén befogadásra fog kerülni. 
      • Intézményi Erasmus+ koordinátor aláírása és pecsétje, mellyel az elnyert Erasmus+  státuszt igazolja.
    • Csak a három aláírással ellátott dokumentumot szabad kiküldnei a fogadó félnek.
    • Miután ezt visszakapta aláírva, lepecsételve, küldje meg részünkre email-en beszkennelve.
      • Még a kiutazásod előtt vissza kell kapnod a fogadóintézmény koordinátora/mentorod által szintén aláírva, ezzel bizonyítják a fogadókészséget.
    • Az egyetem részéről a szerződésed csak akkor lesz aláírva, ha a szakmai megállapodás, azaz training agreement a fogadó intézettől aláírva visszajött. Az ösztöndíjad addig nem kerül átutalásra, míg a fogadó fél által is aláírt training agreemen nyomtatványt nem adod le a NMI-ben.
  • SZAKMAI GYAKORLAT ITTHONI ELFOGADTATÁSA
    • A kint elvégzett gyakorlatot részben vagy teljes egészében be kell, hogy itthon fogadják.
    • Még kiutazás előtt, a támogatási szerződés aláírása előtt el kell intézni
    • Dékáni Hivatal honlapján megtalálják ezen folyamat dokumentációját.
    • A “Szakmai (nyári), illetve szigorlóévi gyakorlat külföldön történő teljesítésének engedélyeztetése” dokumentum aláírt (klinika, dékán) változatának másolt vagy szkennelt változatát a támogatási szerződés megkötéséig az NMI-nek meg kell kapnia.
      • Enélkül nem tudjuk továbbküldeni a szerződését aláírásra.
  • SZERZŐDÉSKÖTÉS
    • Támogatási szerződést kell kötnöd a Semmelweis Egyetemmel. Szerződést minden kiutazó hallgatóval szükséges kötni, nem csak azokkal, akik ösztöndíjat is kapnak.
    • A kitöltendő iratokat e-mailben kapod meg, miután megkaptuk a három fél által aláírt Training Agreementet, és így is kell, géppel kitöltve visszaküldened az erasmus@semmelweis-univ.hu címre.
    • A levél tárgya a neved legyen csupa nagybetűvel!
    • Ezután a NMI átnézi a szerződést, s jelezi, mikortól lehet bejönni aláírni. Ez általában 1-2 napot vesz igénybe. A szerződést nem kell kinyomtatni, az Irodában fogjuk megtenni ezt. 
    • Az ösztöndíjat euróban utaljuk. Ha forint alapú számlát adsz meg, forintban kapod a pénzt, de a banki középárfolyam szerint átváltva.
      • Családtag számlászámát is megadhatod.
      • Érdemes lehet kint számlát nyitni, megnézni milyen kedvezményeket nyújtanak. Vannak diákoknak szóló ajánlatok is.
      • Egy kitétel van az utalásnál: nem mehet egy számlaszámra két különböző személy ösztöndíja. 
  • ESN/MÁS SZERVEZEK
    • Javasoljuk, hogy kiérkezésed előtt már vedd fel a kapcsolatot a kinti ESN-nel illetve azzal a szervezettel, amely az Erasmus-os diákokkal foglalkozik. Segíthetnek szállást találni, illetve programokat ajánlhatnak nektek.
  • A klinikákon érdemes minden részletet megkérdezni a gyakorlattal kapcsolatban: pl kérnek-e kifejezetten valamilyen oltást vagy arról igazolást; mennyire erős nyelvtudást kérnek.

4. Hazatérést követően:

  • TEMPUS KÉRDŐÍV KITÖLTÉSE (Eu-Survey)
    • Köteles vagy a hazatérést követően a Tempus által e-mailben megküldött kérdőívet kitölteni.
    • Automatikus email, elképzelhető, hogy a spam-be kerül.
  • BESZÁMOLÓ MEGÍRÁSA
    • Készíts az irányított kérdéseink alapján beszámolót a kinti élményeidről, tapasztalataidról, és küld el nekünk e-mailben! Ez nagyon hasznos lesz a következő évben kiutazók számára! Ezt az élménybeszámolót kirakjuk a honlapunkra is.
    • Kérjük használd az alábbi mintát. 
  • IGAZOLÁSOK AZ ERASMUS IRODÁNAK
  • Gyűjtjük a képeslapokat. Kérlek te is küldj nekünk egyet!
    SE Nemzetközi Mobilitási Iroda (Erasmus Iroda); 1089 Budapest Nagyvárad tér 4.
  • Ha minden igazolást, beszámolást megkaptunk a fennmaradó 20%-ot utaljuk
    • ha másik bankszámlára kéred, mint amire a 80%-ot kaptad, írj emailt

Checklist – fontosabb lépések