Nyitólap / Hallgatóknak / Pannónia program hallgatóknak /

Konferencián való hallgatói részvétel – Pannónia rövidtávú program

Konferencián való hallgatói részvétel – Pannónia rövidtávú program

Lehetséges időtartam: min. 2 nap, max. 30 napos mobilitási program
Lehetséges helyszínek: felsőoktatási intézmény, cég, vállalat, partnerintézmény
Támogatott tevékenység: konferenciákon, szakmai rendezvényeken vagy tanulmányi versenyeken való részvételt, feltéve ha a hallgató aktívan részt vesz, hozzájárul a konferencia szakmai tartalmához vagy lebonyolításához
Program érvényessége:  a kiutazásnak 2026. augusztus 31-ig le kell zárulnia 

Tartalomjegyzék:

  1. Általános információk

  2. Pályázás menete
    Pályázás időtartama, támogatási összegek, választható országok, jelentkezés menete, pályázatok bírálata, hiánypótlás, fellebbezés

  3. Elnyert pályázat utáni teendők – még a mobilitás megkezdése előtt
    Támogatási szerződés, biztosítással kapcsolatos információk, ösztöndíj kiutalása

  4. A mobilitás lezárása – a mobilitás alatti és utáni teendők
    A lezáráshoz szükséges további dokumentumok

Általános Információk

Milyen konferencia részvétel támogatható?

A rövidtávú konferencián való részvétel magában foglalja konferenciákon, szakmai rendezvényeken vagy tanulmányi versenyeken való részvételt, feltéve ha a hallgató aktívan részt vesz, hozzájárul a konferencia szakmai tartalmához vagy lebonyolításához. Ez azt jelenti, hogy a hallgató például előadást tart vagy műhelymunkát vezet a konferencia keretében. A tevékenységnek kapcsolódnia kell a hallgató tanulmányaihoz, releváns és hasznos tudást kell nyújtania a tanulmányi előmenetele szempontjából, valamint elismerhetőnek kell lennie a tanulmányok részeként. Többszerzős absztrakt esetén – amennyiben az elfogadásra kerül és bemutatják a konferencián – valamennyi hallgató, mint társszerző jogosult a konferencián való részvételre, és ösztöndíjban is részesíthető. Passzív jelenlét, azaz kizárólag résztvevőként való részvétel nem támogatható!

Mit kell tudni a jelentkezésről (mikor és hogyan)?

A pályázatot a mobilitás megkezdése előtt legalább 2 hónappal szükséges beadni, mert az adminisztrációs lépések sok időt vesznek igénybe. Minden dokumentumot szükséges minden félnek aláírni még a kiutazás előtt! Amennyiben ez nem történik meg, úgy elutasításra kerül a pályázat és a pályázó nem tud kiutazni! Mindenképp tájékozódjon, nézze meg, hogy pontosan milyen dokumentumok szükségesek, ezeket lentebb a „Jelentkezés menete” bekezdésben részletezzük.

Azokat pályázati anyagokat, amin szerepel aláírás először szkennelve is elég megküldeni nekünk. De minden lentebb felsorolt dokumentumot őrizzen meg eredeti példányban, mert később le kell adnia részünkre!

Hány mobilitási programban lehet részt venni?

Egy hallgató több mobilitási programban is részt vehet (nem párhuzamosan), azonban egy képzési cikluson belül a mobilitással eltölthető összes időszak nem haladhatja meg a 12 hónapot.

Az ösztöndíj összege és a kifizetés

A jelen pályázat alapján elnyerhető ösztöndíj összege az ösztöndíjas időszak hosszától, típusától, illetve a fogadó országtól függ (lásd lejjebb). A támogatási összeg a ténylegesen felmerülő költségeket nem feltétlenül fedezi.

Az ösztöndíjprogram keretében a támogatás forintban (HUF) kerül kifizetésre. Fontos, hogy a hallgató bankszámlája alkalmas legyen forint alapú utalás fogadására. Amennyiben a megadott számla nem tud HUF devizanemet fogadni, a támogatás utalása nem lehetséges. 

Kommunikációs csatornánk

Elsődleges kommunikációs csatornánk: pannonia@semmelweis.hu

 

 

Pályázati kiírás:
A teljes pályázati kiírás letölthető: Rövidtávú konferencián való részvétel pályázati kiírás 

Pályázás menete

Ki vehet részt a programban?

Milyen feltételeknek kell a hallgatónak megfelelnie?

A programban azon Semmelweis Egyetem hallgatók vehetnek részt, akiknél az alábbiak mindegyike egyidejűleg fennáll:

  • Alap-, osztatlan-, mester-, doktori képzésben tanulnak a Semmelweis Egyetemen
  • A pályázat benyújtásakor legalább 1 lezárt félévvel rendelkeznek
  • Aktív hallgatói jogviszonyuk van
  • A megpályázott időszakban aktív hallgatói jogviszonyban lesznek az Egyetemmel
  • Magyar állampolgárok, vagy Magyarország területén menekültként, menedékesként, befogadottként, bevándoroltként, letelepedettként élnek, vagy a törvény alapján rendelkeznek a szabad mozgás és tartózkodás jogával
  • Angolul vagy a célország nyelvén legalább középfokú nyelvismerettel rendelkeznek

Támogatási összegek, választható országok

Utazási napokra kérhető támogatás

Lehetőség van legfeljebb 2 utazási napra támogatást kérni (kivéve hosszútávú mobilitás esetén), mely intézményi döntés alapján kerül elbírálásra. Utazási napokra támogatás maximum 1 napra adható a tevékenység kezdete előtt, és 1 napra a tevékenység záró dátuma után.Az utazási támogatás mértéke az ösztöndíj napidíjával egyezik meg, figyelembe véve az adott országot és a napokra lebontott díjszabási sávokat.

Hallgatói támogatási összegek – Rövid távú programok

Rövid távú, nem doktori mobilitási programok napi támogatási összege:

I. országcsoport:II. országcsoport:III. országcsoport:
1-10. nap 30 000 Ft1-10. nap 27 500 Ft1-10. nap 25 000 Ft
11-20. nap 20 000 Ft11-20. nap 17 500 Ft11-20. nap 15 000 Ft
21-30. nap 10 000 Ft21-30. nap 7 500 Ft21-30. nap 5 000 Ft

Rövid távú, doktori mobilitási programok napi támogatási összege:

I. országcsoport:II. országcsoport:III. országcsoport:
1-10. nap 35 000 Ft1-10. nap 32 500 Ft1-10. nap 30 000 Ft
11-20. nap 25 000 Ft11-20. nap 22 500 Ft11-20. nap 20 000 Ft
21-30. nap 15 000 Ft21-30. nap 12 500 Ft21-30. nap 10 000 Ft

Országcsoportok

I. országcsoport

Andorra, Ausztrália, Ausztria, Belgium, Cook-szigetek, Dánia, Dél-Korea, Egyesült Államok, Egyesült Királyság, Feröer-szigetek, Fidzsi, Finnország, Franciaország, Hollandia, Hongkong, Írország, Izland, Izrael, Japán, Kanada, Kelet Timor, Kiribati, Liechtenstein, Luxemburg, Makaó, Marshall-szigetek, Mikronézia, Monaco, Nauru, Németország, Niue, Norvégia, Palau, Pápua Új-Guinea, Salamonszigetek, San Marino, Svájc, Svédország, Szamoa, Szingapúr Tajvan, Tonga, Tuvalu, Új-Zéland, Vanuatu

II. országcsoport

Afganisztán, Banglades, Belarusz, Bhután, Bosznia-Hercegovina, Bulgária, Ciprus, Csehország, Észak-Macedónia, Észtország, Georgia, Görögország, Horvátország, Irak, Jemen, Kambodzsa, Kína, Kirgizisztán, Koszovó, Laosz, Lengyelország, Lettország, Litvánia, Maldív-szigetek, Málta, Mianmar, Moldova, Montenegró, Nepál, Olaszország, Oroszország, Örményország, Pakisztán, Portugália, Románia, Spanyolország, Srí Lanka, Szerbia, Szíria, Szlovákia, Szlovénia, Tádzsikisztán, Türkmenisztán, Ukrajna, Üzbegisztán.

III. országcsoport

Albánia, Algéria, Angola, Antigua és Barbuda, Argentína, Azerbajdzsán, Bahamaszigetek, Bahrein, Barbados, Belize, Benin, Bolívia, Botswana, Brazília, Brunei, Burkina Faso, Burundi, Chile, Comore-szigetek, Costa Rica, Csád, Dél-Afrika, DélSzudán, Dominika, Dominikai Köztársaság, Dzsibuti, Ecuador, Egyenlítői-Guinea, Egyesült Arab Emírségek, Egyiptom, El Salvador, Elefántcsontpart, Eritrea, Etiópia, Fülöp-szigetek, Gabon, Gambia, Ghána, Grenada, Guatemala, Guinea, Guinea-Bissau, Guyana, Haiti, Honduras, India, Indonézia, Irán, Jamaica, Jordánia, Kamerun, Katar, Kazahsztán, Kenya, Kolumbia, Kongó, Kongói Demokratikus Köztársaság, Közép-afrikai Köztársaság, Kuba, Kuvait, Lesotho, Libanon, Libéria, Líbia, Madagaszkár, Malajzia, Malawi, Mali, Marokkó, Mauritánia, Mauritius, Mexikó, Mongólia, Mozambik, Namíbia, Nicaragua, Niger, Nigéria, Omán, Palesztina, Panama, Paraguay, Peru, Ruanda, Saint Kitts és Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent és Grenadine-szigetek, São Tomé és Príncipe, Seychelles-szigetek, Sierra Leone, Suriname, Szaúd-Arábia, Szenegál, Szomália, Szudán, Szváziföld, Tanzánia, Thaiföld, Togo, Törökország, Trinidad és Tobago, Tunézia, Uganda, Uruguay, Venezuela, Vietnám, Zambia, Zimbabwe, Zöld-fokiszigetek.

Jelentkezés menete

Határidő: A pályázat beadási határidő folyamatos (rendelkezésre álló forrás kimerüléséig)

Jelentkezés e-mailben: pannonia@semmelweis.hu
E-mail tárgya: Hallgatói rövid konferencia/kongresszus – „Pályázó neve”

Egyéb: Amennyiben több mobilitásra is pályázna, azokra külön-külön email-ben nyújtsa be a pályázatot

Az emailnek az alábbi adatokat és dokumentumokat már tartalmaznia kell, mikor megküldi felénk a pályázatát:
  1. Pályázó neve
  2. Neptun kódja
  3. Kar, évfolyam
  4. Konferencia/kongresszus neve/szervezője
  5. Konferencia időpontja
  6. Konferencia helyszíne (ország, város)
  7. Előadás/poszter címe
Dokumentumok:

1. Aláírt, lepecsételt témavezetői, vezetői ajánló és befogadó nyilatkozat
Az aláírt lepecsételt dokumentumot el kell küldenie az adott Tanszéknek és a kar Dékáni Hivatalának, hogy értesüljenek a befogadásról! Befogadtatással kapcsolatos kérdés esetén a Tanszéken dolgozó tanulmányi ügyekkel foglalkozó ügyintéző tud Önnek segíteni
Témavezetői, vezetői ajánló és befogadó nyilatkozat letöltése

2. Fényképes szakmai önéletrajz PDF formátumban

3. Konferencián való aktív részvételt igazoló dokumentum (pl.: hivatalos meghívó a szervezőktől, konferencia programfüzet, ami tartalmazza az Ön előadását)

4. Aláírt, lepecsételt hallgatói jogviszony igazolás – ezt a kari Tanulmányi Osztálytól tudja kikérni

5. Aláírt nyilatkozat, hogy a kiutazás alatt aktív hallgatói jogviszonnyal fog rendelkezni  
Aktív hallgatói jogviszony igazolás dokumentum letöltése

6. Kitöltött, de még nem aláíratott Learning Agreement for Studies 
Learning Agreement for Studies dokumentum letöltése

Fontos! A dokumentumban csak a sárgával jelölt részeket töltse ki, és itt részletezze a külföldi tevékenységet, a befogadás módját, valamint annak pontos időtartamát. Mielőtt a Learning Agreementet továbbítaná a fogadó félnek, előzetesen jóvá kell hagyatnia a Nemzetközi Moblitási Osztállyal és a befogadást igazoló személlyel!

 Aláírási sorrend ennél a Learning Agreement esetében:

    1. Hallgató
    2. Nemzetközi Mobilitási Osztály
    3. Befogadást aláíró személy (témavezető, vezető, dékán, kari koordinátor, stb…)
    4. Fogadó intézmény
Tanulmányi kérdésben a kari koordinátorok tudnak segíteni

Kari koordinátorok elérhetőségei

ÁOK: Frittmann Anikó – frittmann.aniko@semmelweis.hu

FOK: Dr. Tóth Zsuzsanna – toth.zsuzsanna@semmelweis.hu

GYTK: Dr. Pálla Tamás – palla.tamas@semmelweis.hu

ETK: Kámán Éva – kaman.eva.maria@semmelweis.hu

PAK: Tiger Szabolcs – tiger.szabolcs@semmelweis.hu

Doktori Iskola: Csorba-Jónás Csilla – csorba-jonas.csilla@semmelweis.hu

Pályázatok bírálata, hiánypótlás, fellebbezés

Bírálat

Ha minden dokumentum rendelkezésére áll a fent leírt (Jelenetkezés menete részben) módon beadhatja pályázatát. Miután megkaptuk, ellenőrizzük és e-mailben visszajelzünk Önnek 10-12 munkanapon belül a további teendőkről.

Hiánypótlás

Miután ellenőrzésre került pályázata és hiánypótlás szükséges, szintén e-mailben fogunk visszajelezni Önnek az esetleges hibákról, hiányzó dokumentumokról. Hiánypótlásra egy alkalommal kerülhet sor, melyet a visszajelzésünktől számított 2 munkanapon belül javítania, pótólnia kell és válaszüzenetben megküldeni a Nemzetközi Mobilitási Osztálynak.

Ha a pályázó a hiánypótlás során a hibát nem, nem megfelelően vagy a határidőt túllépve javítja ki, a pályázatát további érdemi elbírálás nélkül elutasítjuk.

Fellebbezés

A pályázó a döntés ellen a pályázati döntésről szóló értesítés kézhezvételét követő 3 munkanapon belül írásban kifogással élhet, melyet benyújthat emailben vagy személyesen is a Nemzetközi Mobilitási Osztálynak. A kifogásnak tartalmaznia kell a kifogással érintett pályázat azonosításához szükséges adatokat, valamint a kifogásolt intézkedést.

Ha mégsem vesz részt a pályázó az elnyert mobilitáson

Amennyiben a nyertes pályázó mégsem kíván a programban részt venni, köteles erről a Nemzetközi Mobilitási Osztályt haladéktalanul írásban értesíteni! E hallgató vonatkozásában a pályázati döntés érvényét veszti.

 

Elnyert pályázat utáni teendők

 

Teendők, tudnivalók a pályázat elnyerését követően

Támogatási szerződés tanulmányi mobilitás esetén

A kiutazás előtt a támogatási szerződést is meg kell kötnie a hallgatónak a Semmelweis Egyetemmel. A formanyomtatványt azt követően küldjük meg, ha a fentebb említett dokumentumok hiánytalanul, megfelelően kitöltve el lettek küldve részünkre, valamint a Learning Agreement dokumentum mindenki által aláírásra került és szkennelt formában a Nemzetközi Mobilitási Osztálynál van már. 

Elektronikus formában kell kitölteni és visszaküldeni részünkre ellenőrzésre. Átnézzük, hogy a szerződés minden pontja maradéktalanul ki van-e töltve és válasz e-mailben jelezzük, hogy mikor lehet bejönni hozzánk aláírni.

A támogatási szerződést személyesen kell aláírni, tehát számolni kell azzal is, hogy be kell jönnie irodánkba aláírni.

Milyen biztosítást kell kötni a kiutazás előtt?

A szerződésben kötelező megadni (szerződésszámot/kötvényszámot) balesetbiztosítást. Olyan balesetbiztosítást ajánlott kötni, ami tartalmaz felelősségbiztosítást is. Felelősségbiztosítás konferencia esetén nem szükséges.

A balesetbiztosítás célja, ha a hallgatót a mobilitás során esetleg baleset éri, a felmerülő költségekre fedezetet nyújtson.

Az egészségbiztosítással kapcsolatban fontos tudni, hogy az európai betegbiztosítási kártya általában csak alapellátás esetén nyújt biztosítási szolgáltatást, ennek megléte a kiutazás minimumfeltétele. Az adott tagállamban biztosítottak által is fizetendő esetleges önrészekre/kötelező hozzájárulásokra a kártya nem nyújt fedezetet. Figyeljen arra, ha Európán kívül utazik, akkor ez nem érvényes.

A felelősségbiztosítás célja, hogy anyagi védelmet nyújtson a biztosított személynek abban az esetben, ha az jogilag felelőssé válik másnak okozott kárért – legyen az személyi sérülés, dologi kár vagy más vagyoni veszteség. A mobilitás során a résztvevők idegen környezetben, új intézményekben, laboratóriumokban vagy terepen dolgoznak, ahol különféle kockázatokkal szembesülhetnek, mint például eszközök véletlen károsítása, másoknak okozott kár, vagy jogi vitákból eredő költségek. Egy megfelelő felelősségbiztosítás ezekben a helyzetekben anyagi védelmet nyújt, és segít elkerülni a váratlan terheket.

Hová történik az utalás hallgatóknak?

Az ösztöndíj forintban kerül kiutalásra a Neptunban megadott bankszámlaszámra (kérjük, ebből kifolyólag ezt adja meg a támogatási szerződésében is) a szerződésben szereplő feltételekkel. Azonos bankszámlára két ösztöndíjat nem tudunk utalni (azaz két hallgató nem kaphatja ugyanarra a számlára a pénzt).

Mikor kapom meg a támogatást?

Az ösztöndíj utalása 2-3 héttel azután várható, hogy a támogatási szerződést mindegyik fél aláírta. Ösztöndíj kifizetése a nyári időszakban illetve a naptári év elején csúszhat. Kérjük ezt a szerződés aláírásának időzítésekor vegyék figyelembe. 

 

Mobilitás lezárása

A lezáráshoz szükséges további dokumentumok

Mikor kell megküldeni a dokumentumokat?

Az alábbi dokumentumokat még ki kell tölteni, aláíratni és legkésőbb 5 munkanapon belül megküldeni a Nemzetközi Mobilitási Osztály részére, hogy a mobilitást véglegesen le tudjuk zárni.

Certificate of Attendance for Studies

Ez a dokumentum az, amely igazolja a résztvevő számára a programban eltöltött időtartamot, kezdő és végdátummal. Ezt a fogadó féllel kell kitöltetni, aláíratni, pecsételtetni (ha van) mind a két helyen (arrival és departure), ez igazolja, hogy valóban megérkezett és haza is jött a résztvevő. A dokumentumot legkésőbb 5 munkanapon belül meg kell küldeni részünkre a hazaérkezéstől számítva.

Certificate of Attendance for Traineeships dokumentum letöltése

„After the Mobility” (igazolás a konferencia tartalmáról)

Ezt a dokumentumot szintén a fogadó féllel kell kitöltetni, aláíratni. Az igazolást a hazaérkezéstől számított 5 munkanapon belül meg kell küldenie részünkre.

After the Mobility dokumentum letöltése

Fontos! Ha az igazoláson szereplő dátum eltér a támogatási szerződésben megadottól (kevesebb), az az ösztöndíj újra kalkulációját vonja maga után és a hallgatónak vissza kell fizetni a különbözetet.

Hallgatói beszámoló készítése

A hazaérkezést követően 5 munkanapon belül készítsen egy beszámolót a kinti tanulmányairól, tapasztalatairól, élményeiről és küldje el részünkre. A beszámolót bátran egészítse ki fotókkal is, hogy még színesebb és élettel telibb legyen.☺️
A beszámolót PDF formátumban kérjük, és alá kell írnia a témavezetőnek, vezetőnek!

Útmutató letöltése a hallgatói beszámoló elkészítéséhez

Utazási dokumentumok

Amennyiben kért utazási támogatást az ahhoz kapcsolódó utazást igazoló dokumentumokat (jegy, beszállókártya stb…) küldje el részünkre a hazaérkezéstől számított 5 munkanapon belül.

Személygépkocsival történő utazás esetén az alábbi dokumentumot kell kitölteni és elküldeni részünkre.

Büntetőjogi nyilatkozat dokumentum letöltése

Pannónia Survey (kérdőív) kitöltése

A hazaérkezést követően 15 munkanapon belül kötelező kitölteni az ösztöndíjhoz kapcsolódó kérdőívét, melynek linkjét e-mailben kapja meg tőlünk a szerződésben jelzett befejező dátumot követően pár napon belül.

Hiányos dokumentumok esetén

Hiányos dokumentáció esetén a pályázó kötelezhető az ösztöndíj visszafizetésére! Ha a pályázón kívül álló ok miatt történik a késés, azt írásban kell jelezni a Mobilitási Osztály felé.

Tanszék értesítése a befogadásról

A „Témavezetői, vezetői ajánló és befogadó nyilatkozat„-ot ne felejtse elelküldeni a megfelelő Tanszéknek, hogy értesüljenek a tényleges befogadásról. Ha nem történik meg a beszámítás az ösztöndíjat vissza kell fizetnie!

 

Reméljük, jól érezte magát és életreszóló élményekkel, tapasztalatokkal gazdagodott! 💙