Tisztelt Munkavállalóink!
A szabadság kiadásának 2025. évi rendjét az RKE/1/2025. (I. 6.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás szabályozza, a szabadság kiadására lényegében az idén is a tavalyihoz hasonló szabályok vonatkoznak. Az alábbiakban összefoglaljuk a fontosabb tudnivalókat.
- A szabadság tervezése és kiadása idén már év elejétől teljesen elektronikus formában történik, a munkaidő nyilvántartásához kapcsolódóan nyomtatott formában kizárólag a jelenléti ív vezetésére van továbbra is szükség.
- A szabadság tervezése, a szabadságterv módosítása, illetve a jóváhagyási folyamat a tavaly már megszokott módon idén is az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén intézhető, ahová ide kattintva tud belépni. A belépéshez a Semmelweis Informatikai Azonosítóját (SIA) és az ahhoz tartozó felhasználói jelszavát kell megadnia (ugyanazt, amivel az O365 rendszerbe lép be). Mint ismert, az SAP SuccessFactors Employee Central (SAP-SF-EC) rendszert a HR-folyamatok minél szélesebb körű digitalizációjának jegyében 2024-ben vezettük be, a papírmentes adminisztráció ugyanis hatékonyabb, gyorsabb, átláthatóbb ügyintézést és fenntartható munkakörnyezetet biztosít, melynek része a szabadságtervezési folyamat elektronikus, önkiszolgáló ügyintézése is. Mivel az SAP-SF-EC egy új generációs, felhőalapú alkalmazás, elérése nem igényel belső egyetemi hálózatról történő, vagy VPN-csatlakozást. A felület mobilalkalmazáson keresztül is elérhető, ezzel könnyű és gyors ügyintézést tesz lehetővé mobileszközről is.
- Az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületének kezdőlapján a „Gyors műveletek” között található „Szabadságtervezés” csempére kattintva lehet elindítani a szabadságtervezési folyamatot. Belépéskor a 2025. évi szabadságtervező felület jelenik meg, de lehetőség van a felületen évet váltani és az előző (2024.) évi szabadságkereteket és -felhasználást megtekintetni.
- A szabadság tervezése idén is két ütemben történik annak érdekében, hogy a június 1. és december 31. közötti időszak tervét ne év elején, hanem a nyári szabadságolási időszakhoz közelebb lehessen elkészíteni. A szabadságolási tervnek ki kell terjednie a 2025. évre a munkáltató által megállapított és közölt alap- és pótszabadságra. A pótszabadság körébe tartozik különösen az életkor vagy fizetési fokozat alapján járó, a gyermek után járó, a munkakörhöz kapcsolódó, a munkaköri vagy személyi körülmény alapján járó pótszabadság. A szabadságtervező felületre a 2025. évi szabadságkeretek betöltésre kerültek, a pótszabadságok közül azok, amelyekre vonatkozóan a munkáltató információval rendelkezik. Az egyéb távollétkeretek (pl. oktatói szakmai távollét) a szabadságtervező felület jobb felső részén tájékoztatási célból kerülnek feltüntetésre, azok igénybevételét a SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületének kezdőlapján a „Gyors műveletek” között található „Távollét igénylése” csempére kattintva lehet intézni. A rekreációs szabadnapokra vonatkozó aktuális keret is itt fog megjelenni, annak frissítése folyamatban van (várhatóan február hónapban kerül feltöltésre). A 2024. évi adatokat tartalmazó archivált szabadságtervező felületen azonban megtekinthető a rekreációs szabadnapok tavalyi nyitóállománya és felhasználása.
- A szabadságolási tervet valamennyi munkavállalónak
a) a 2025. január 1. napjától 2025. május 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan 2025. január 15. napjáig,
b) a 2025. június 1. napjától 2025. december 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan 2025. május 15. napjáig
kell elkészítenie és vezetői jóváhagyásra küldenie az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában. Az első öt hónapra vonatkozó terv elkészítése során nem elvárás a 2025. évi szabadságkeret időarányos felhasználása, de a munkavállalóknak arra is lehetőségük van, hogy már most az év egészére elkészítsék a szabadságolási tervet. A terv elkészítését megelőzően már igénybe vett 2025. évi szabadságnapokat a szabadságolási terv elkészítése során rögzíteni kell, ugyanakkor azt a legfeljebb öt napot, amely még a tavalyi évi szabadságkeret terhére került igénybevételre, a 2025. évi szabadságtervben nem kell feltüntetni. - A szabadságolási tervre vonatkozó munkavállalói javaslat figyelembevételével a munkáltatói jogkör gyakorlójának
a) az első ütemben 2025. január 22. napjáig,
b) a második ütemben pedig 2025. május 22. napjáig
kell jóváhagynia a szabadságolási tervet az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén. A jóváhagyott szabadságolási terv az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában megtekinthető. - A szabadságolási terv év közben – az utasításban írt esetekben – módosítható, a módosításra is az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén van lehetőség. A tervezett szabadság módosítása tekintetében az év első öt hónapja vonatkozásában nem elvárás, hogy egyidejűleg történjen meg a szabadság adott naptári éven belüli más időpontra történő tervezése (tehát ekkor még nem kell, hogy a szabadságolási terv a módosítást követően is a teljes éves szabadságkeretet lefedje). A második ütemben történő (a június 1. napjától december 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozó) tervezés során viszont ez az elvárás (a „0”-ra tervezés kötelezettsége) már fennáll.
- A szabadságolási terv elkészítése során figyelembe veendő további elvárásokat (pl. öt munkanap év végén történő kiadása; a tanév időbeosztásához kapcsolódó szabadságtervezési szabályok) az utasítás tartalmazza.
- A rekreációs szabadnap igénybevételére szintén az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában kerül sor (nem a „Szabadságtervezés” csempén, hanem a „Szabadság kiadása” csempén keresztül). A rekreációs szabadnap kiadásának feltétele a folyó évre jogszabály alapján megállapított szabadság kiadására vonatkozó szabadságterv munkavállaló általi – nulla mértékű maradékkeretet eredményező – elkészítése és annak a másodlagos munkáltatói jogkör gyakorlója általi jóváhagyása. A megállapított rekreációs szabadnapkeret 2029. december 31-ig vehető igénybe. A rekreációs szabadnapra vonatkozó részletes szabályokat az RKE/8/2024. (VIII. 12.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás tartalmazza. A rekreációs szabadnapokra vonatkozó aktuális keret frissítése folyamatban van (várhatóan február hónapban kerül a rendszerbe feltöltésre), azonban a tavalyi rekreációs szabadnapkeret és -felhasználás (évváltással) a 2024. évi szabadságtervező (archivált) felületen megtekinthető.
A szabadságtervezéssel kapcsolatban esetlegesen felmerülő kérdéseket a munkavállalói önkiszolgáló felületről elérhető „SUPPORT” csempére kattintva lehet elküldeni.
Együttműködésüket köszönjük!
Semmelweis Egyetem
Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság
***
A szabadság kiadásának 2025. évi rendjéről szóló
RKE/1/2025. (I. 6.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: „Egyetem”, illetve „munkáltató”) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: „SZMSZ”) II.1. rész 5/A. §-a végrehajtásaként, az SZMSZ I.1. rész 3. § (4) bekezdés d) pontjában foglalt hatáskörünkben eljárva, a következő utasítást adjuk ki.
1. § [Az utasítás hatálya]
(1) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a munkavállaló részére a jogszabály alapján 2025. évre megállapított szabadság kiadásának szabályozására, ezen belül különösen az éves szabadságolási terv elkészítésének, a szabadságolási terv év közben történő módosításának, a szabadság kiadása dokumentálásának, munkaügyi nyilvántartó rendszerben való rögzítésének folyamatára.
(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Egyetemen, illetve az annak részeként működő Klinikai Központban munkaviszonyban, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott valamennyi személyre (a továbbiakban: munkavállaló).
2. § [A 2025. évi szabadságolási terv elkészítése]
(1) A munkavállaló a 2025. évi szabadságolási tervét a (2) bekezdés szerinti ütemezésben és formában készíti el és közli a munkáltatói jogkör gyakorlójával. A szabadságolási tervnek ki kell terjednie a 2025. évre a munkáltató által megállapított és közölt alap- és pótszabadságra. A pótszabadság körébe tartozik különösen az életkor vagy fizetési fokozat alapján járó, a gyermek után járó, a munkakörhöz kapcsolódó, a munkaköri vagy személyi körülmény alapján járó pótszabadság.
(2) A munkavállaló a szabadságolási tervét
a) a 2025. január 1. napjától 2025. május 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan 2025. január 15. napjáig,
b) a 2025. június 1. napjától 2025. december 31. napjáig terjedő időszakra vonatkozóan 2025. május 15. napjáig
az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában készíti el és közli a munkáltatói jogkör gyakorlójával.
(3) A (2) bekezdés a) pontja szerinti tervben a munkavállalónak az év első öt hónapjára vonatkozóan kell feltüntetnie a szabadságolási javaslatát azzal, hogy ezen időszakra vonatkozóan nem elvárás a rendelkezésre álló szabadságnapok időarányos felhasználása. A munkavállalónak a (2) bekezdés a) pontja szerinti tervben az év egészére vonatkozóan is lehetősége van javaslatát megtenni. A terv elkészítését és jóváhagyását megelőzően már kiadott 2025. évi szabadságot a szabadságolási tervben rögzíteni kell.
(4) A (2) bekezdés b) pontja szerinti tervet – amennyiben nem rendelkezik a (3) bekezdés alapján a teljes éves szabadságkeretre kiterjedő jóváhagyott szabadságolási tervvel – a munkavállalónak úgy kell elkészítenie, hogy a részére az 1. § (1) bekezdése alapján megállapított teljes éves szabadságkeret 2025. év végéig kiadásra kerüljön.
(5) A szabadságolási tervre vonatkozó munkavállalói javaslat figyelembevételével a munkáltatói jogkör gyakorlója
a) a (2) bekezdés a) pontja szerinti esetben 2025. január 22. napjáig,
b) a (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben 2025. május 22. napjáig,
az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén jóváhagyja a munkavállaló szabadságolási tervét.
(6) A munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv (5) bekezdés szerinti jóváhagyása során jogosult a terv munkavállaló általi felülvizsgálatát kérni, illetve a munkavállalói javaslattól – a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben (a továbbiakban: „Mt.”) írt korlátok között – eltérni. A (2) bekezdés b) pontja szerinti tervet a munkáltatói jogkör gyakorlójának úgy kell jóváhagynia, hogy a munkavállaló részére az 1. § (1) bekezdése alapján megállapított teljes éves szabadságkeret 2025. év végéig kiadásra kerüljön.
(7) A jóváhagyott szabadságolási terv az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában megtekinthető.
(8) A szabadságolási terv elkészítése és jóváhagyása során figyelemmel kell lenni arra, hogy valamennyi munkavállaló esetében évi 5 nap év végén kerül kötelezően kiadásra. Ettől eltérni csak a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítása érdekében lehet, az eltérésről a munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult dönteni.
(9) A tanév időbeosztásához kapcsolódóan a munkáltató
a) egészségügyi szolgálati jogviszonnyal nem rendelkező, oktatói és tudományos kutatói munkakörben lévő munkavállaló részére évi legalább 15 napot a 2025. június 16. és augusztus 29. napja közötti időszakban a szabadon felhasználható – nem az oktatói pótszabadság biztosítására szolgáló – szabadság terhére,
b) a köznevelésben, illetve a szakképzésben foglalkoztatott, oktató, nevelő munkát végzőknek járó pótszabadságban részesülő munkavállaló részére a szabadságot elsődlegesen az oktatási szünetben, figyelemmel a köznevelésben a pedagógus és a szakképzésben az oktató által ezen időszakban kötelezően ellátandó feladatokra
adja ki.
(10) Az egészségügyi ágazatban az Nftv. szerinti oktatói jogviszonnyal (további jogviszony) rendelkező egészségügyi szolgálati jogviszonyban álló személyt évi huszonöt munkanap pótszabadság illeti meg, amelyből legfeljebb tizenöt munkanapot a munkáltató oktató, illetve oktatási tevékenységgel összefüggő munkára igénybe vehet, azaz ezen napok nem képezik a szabadságolási terv részét. A szabadságolási terv részét képező szabadságnapok közül évi legalább 15 napot a 2025. június 16. és augusztus 29. napja közötti időszakban kell kiadni, figyelemmel a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítására.
(11) Az év közben belépő munkavállaló a munkaviszonya, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonya létesítését követő 30 napon belül köteles elkészíteni és a munkáltatói jogkör gyakorlójával közölni a szabadságolási tervét, amely alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója legkésőbb 10 napon belül dönt annak jóváhagyásáról és azt közli a munkavállalóval.
3. § [A 2025. évi szabadságolási terv módosítása]
(1) A szabadságolási terv év közben módosítható azzal, hogy
a) a szabadság kiadása módosítására vonatkozó igényét a munkavállalónak legalább tizenöt nappal a szabadságolási tervben megjelölt szabadság időpontját megelőzően kell kezdeményeznie a munkáltatói jogkör gyakorlója felé, amelyről a munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv módosításának kiadásával dönt,
b) a szabadság kiadását a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén – az apasági szabadságot kivéve – legfeljebb hatvan nappal elhalaszthatja, és a kiadás általa javasolt időpontját egyidejűleg közli a munkavállalóval, aki annak elfogadásáról öt napon belül – az éves szabadságolási terv módosításának elfogadásával – nyilatkozik,
c) a munkavállaló már megkezdett szabadságát – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén, írásbeli indoklással megszakíthatja, és a szabadság kiadásának új időpontjáról az éves szabadságolási terv módosításának kiadásával egyidejűleg tájékoztatja a munkavállalót,
d) a munkavállalónak a kiadás időpontja egyoldalú módosításával vagy a megszakítással összefüggésben felmerült kárát és költségeit a munkáltató köteles megtéríteni, továbbá a c) pontban foglalt esetben a szabadság alatti tartózkodási helyről a munkahelyre és a visszautazással, valamint a munkával töltött idő a szabadságba nem számít be,
e) a szabadság kiadásának időpontját a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezéssel is módosíthatja.
(2) Az éves szabadságolási terv módosítása az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén történik.
(3) Az éves szabadságolási terv módosítása a 2. § (2) bekezdés b) pontja szerinti időszak esetében csak úgy történhet, ha egyidejűleg megjelölésre kerül a szabadság adott naptári éven belüli más időpontban történő kiadása.
4. § [A szabadság kiadásának dokumentálása]
A szabadság nyilvántartásának alapja a 2. § (5) bekezdése szerint jóváhagyott, illetve a 3. § (2) bekezdése szerint módosított szabadságolási terv. A szabadságolási tervben eredetileg rögzített, illetve a 3. § szerint módosított, és a jelenléti íven is feltüntetett időpontban – az 5. § (2) bekezdésére is tekintettel – a szabadság kiadottnak minősül.
5. § [A szabadság kiadásának munkaügyi nyilvántartó (SAP) rendszerben való rögzítése]
(1) A szabadság kiadása (a szabadságolási terv elkészítése, módosítása, jóváhagyása) az SAP rendszer munkavállalói önkiszolgáló felületén elektronikus formában történik.
(2) Az aktuális, érvényes szabadságolási terv és az adott havi jelenléti ív összhangját minden hónapban az időrögzítő munkatársnak ellenőrizni kell, és nem egyező adattartalom esetén az eltérés okának feltárásával és javításával biztosítani kell. Eltérés esetén az időrögzítő munkatárs egyeztet az eltéréssel érintett munkavállaló felett munkáltatói jogkört gyakorló vezető által kijelölt személlyel és kezdeményezi a munkavállaló és a felette munkáltatói jogkört gyakorló vezető irányába az összhang megteremtése érdekében szükséges intézkedéseket (a szabadságolási terv módosításának pótlólagos benyújtását, vagy a jelenléti ív javítását).
6. § [Záró rendelkezések]
(1) A munkáltató és a munkavállaló kivételes esetben – a rektor, a kancellár vagy a Klinikai Központ elnöke előzetes engedélyével – a naptári évre vonatkozóan megállapodást köthetnek arról, hogy az életkor után járó pótszabadságot a munkáltató az esedékesség évét követő év végéig adja ki.
(2) Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot.
(3) A jelen utasítás a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján való közzététellel lép hatályba.
Dr. Merkely Béla, rektor
Dr. Pavlik Lívia, kancellár
Dr. Szabó Attila, a Klinikai Központ elnöke
***
- A szabadság kiadásának 2025. évi rendjéről szóló RKE/1/2025. (I. 6.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
- A rekreációs szabadnapra vonatkozó részletes szabályokról szóló RKE/8/2024. (VIII.12.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás