A szabadság kiadásának rendjéről szóló RKE/3/2023. (III. 06.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás értelmében minden egyetemi munkavállalónak legkésőbb 2023. március 31. napjáig el kell készítenie és a munkáltatói jogkör gyakorlójával írásban közölnie kell a 2023. évi szabadságolási tervre vonatkozó javaslatát. A szabadságolási tervre vonatkozó javaslatnak ki kell terjednie a 2023. évre a munkáltató által megállapított és közölt alap- és pótszabadságra.
A szabadságolási tervre vonatkozó javaslat figyelembevételével a munkáltatói jogkör gyakorlója 2023. április 17. napjáig elkészíti és aláírásával jóváhagyja a munkavállaló éves szabadságolási tervét, és azt írásban közli vele. A munkavállaló a szabadságolási terven, valamint átvételi íven aláírásával igazolja a munkáltatói jogkör gyakorlója által jóváhagyott szabadságolási tervének átvételét.
A szabadságolási terv jóváhagyását megelőzően már kiadott 2023. évi szabadságot a szabadságolási tervben rögzíteni kell.
Az éves szabadságolási terv év közben módosítható, ennek szabályait az Utasítás 3., 4. és 5. §-a határozza meg.
A korábbi (2023. évet megelőző) év(ek)ről áthúzódó szabadság kiadásáról a munkáltató az érintett munkavállalókkal, valamint az érdekképviseletekkel (Alkalmazotti Tanács, Semmelweis Érdekvédelmi Szövetség) egyeztetéseket folytat le, melyet követően a munkáltatói jogkör gyakorlója megállapítja a felhalmozott szabadság mértékét, és ennek kiadását (ütemezését) 2023. április 30. napjáig írásban közli a munkavállalóval. A felek az áthúzódó szabadság 2023. évi kiadását megállapodásban rögzítik.
A 2023. évi szabadságolási terv sablonját excel formátumban az Utasítás 1. melléklete alapján, névre szólóan az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság valamennyi egyetemi munkavállaló számára elkészíti és a munkavállaló szervezeti egységét támogató gazdasági irodán keresztül eljuttatja részére.
Az Utasítás szövege az alábbiakban olvasható.
***
A szabadság kiadásának rendjéről szóló
RKE/3/2023. (III. 06.) sz. rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: „Egyetem”, illetve „munkáltató”) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: „SZMSZ”) II.1. rész 5/A. §-a végrehajtásaként, az SZMSZ I.1. rész 3. § (4) bekezdés d) pontjában foglalt hatáskörünkben eljárva, a következő utasítást adjuk ki.
1. § [Az utasítás hatálya]
(1) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a munkavállaló részére a jogszabály alapján 2023. évre megállapított, valamint az utasítás hatálybalépésekor fennálló, korábbi év(ek)ről áthúzódó szabadság kiadásának szabályozására, ezen belül különösen az éves szabadságolási terv elkészítésének, a szabadságolási terv év közben történő módosításának, a szabadság kiadása dokumentálásának, munkaügyi nyilvántartó rendszerben való rögzítésének folyamatára.
(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Egyetemen, illetve az annak részeként működő Klinikai Központban munkaviszonyban, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott valamennyi személyre (a továbbiakban: munkavállaló).
2. § [A 2023. évi szabadságolási javaslat és szabadságolási terv elkészítése]
(1) A munkavállaló 2023. március 31. napjáig az 1. melléklet szerinti formában köteles elkészíteni és a munkáltatói jogkör gyakorlójával írásban közölni a 2023. évi szabadságolási tervre vonatkozó javaslatát. A szabadságolási tervre vonatkozó javaslatnak ki kell terjednie a 2023. évre a munkáltató által megállapított és közölt alap- és pótszabadságra. A pótszabadság körébe tartozik különösen az életkor vagy fizetési fokozat alapján járó, a gyermek után járó, a munkakörhöz kapcsolódó, a munkaköri vagy személyi körülmény alapján járó pótszabadság, továbbá a koronavírus világjárvány elleni védekezésben résztvevőket jogszabály alapján megillető pótszabadság.
(2) A szabadságolási tervre vonatkozó javaslat figyelembevételével a munkáltatói jogkör gyakorlója 2023. április 17. napjáig az 1. melléklet szerinti formában elkészíti és aláírásával jóváhagyja a munkavállaló éves szabadságolási tervét, és azt írásban közli vele. A munkavállaló a szabadságolási terven, valamint átvételi íven aláírásával igazolja a munkáltatói jogkör gyakorlója által jóváhagyott szabadságolási tervének átvételét.
(3) A szabadságolási terv jóváhagyását megelőzően már kiadott 2023. évi szabadságot az 1. melléklet szerint elkészített szabadságolási tervben rögzíteni kell.
(4) Az (1) és (2) bekezdésben foglaltak végrehajtása során figyelemmel kell lenni arra, hogy valamennyi munkavállaló esetében évi 5 nap év végén kerül kötelezően kiadásra. Ettől eltérni csak a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítása érdekében lehet.
(5) A tanév időbeosztásához kapcsolódóan a munkáltató
a) egészségügyi szolgálati jogviszonnyal nem rendelkező, oktatói és tudományos kutatói munkakörben lévő munkavállaló részére évi legalább 15 napot a 2023. június 15. és augusztus 31. napja közötti időszakban a szabadon felhasználható – nem az oktatói pótszabadság biztosítására szolgáló – szabadság terhére,
b) a köznevelésben, illetve a szakképzésben foglalkoztatott, oktató, nevelő munkát végzőknek járó pótszabadságban részesülő munkavállaló részére a szabadságot elsődlegesen az oktatási szünetben, figyelemmel a köznevelésben a pedagógus és a szakképzésben az oktató által ezen időszakban kötelezően ellátandó feladatokra
adja ki.
(6) Az egészségügyi ágazatban az Nftv. szerinti oktatói jogviszonnyal (további jogviszony) rendelkező egészségügyi szolgálati jogviszonyban álló személyt évi huszonöt munkanap pótszabadság illeti meg, amelyből legfeljebb tizenöt munkanapot a munkáltató oktató, illetve oktatási tevékenységgel összefüggő munkára igénybe vehet, azaz ezen napok nem képezik a szabadságolási terv részét. A szabadságolási terv részét képező szabadságnapok közül évi legalább 15 napot a 2023. június 15. és augusztus 31. napja közötti időszakban kell kiadni, figyelemmel a munkáltató zavartalan működési feltételeinek biztosítására.
(7) Az év közben belépő munkavállaló a munkaviszonya, illetve egészségügyi szolgálati jogviszonya létesítését követő 30 napon belül az 1. melléklet szerinti formában köteles elkészíteni és a munkáltatói jogkör gyakorlójával írásban közölni a 2023. évi szabadságolási tervre vonatkozó javaslatát, amely alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója legkésőbb 10 napon belül az 1. melléklet szerinti formában elkészíti a munkavállaló éves szabadságolási tervét, és azt írásban közli vele. A munkavállaló a szabadságolási terven, valamint átvételi íven aláírásával igazolja a munkáltatói jogkör gyakorlója által jóváhagyott szabadságolási tervének átvételét.
3. § [A 2023. évi szabadságolási terv módosítása]
(1) Az éves szabadságolási terv év közben – az SZMSZ II.1. rész 5/A. § (4) bekezdésével összhangban – írásban módosítható azzal, hogy
a) a szabadság kiadása módosítására vonatkozó igényét a munkavállalónak legalább tizenöt nappal a szabadságolási tervben megjelölt szabadság időpontját megelőzően kell írásban kezdeményeznie a munkáltatói jogkör gyakorlója felé, egyidejűleg megjelölve a szabadság adott naptári éven belüli más időpontban történő kiadására vonatkozó javaslatát, amelyről a munkáltatói jogkör gyakorlója írásban, az éves szabadságolási terv módosításának kiadásával dönt,
b) a szabadság kiadását a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén – az apasági szabadságot kivéve – legfeljebb hatvan nappal elhalaszthatja, és a kiadás általa javasolt időpontját egyidejűleg közli a munkavállalóval, aki annak elfogadásáról öt napon belül – az éves szabadságolási terv módosításának elfogadásával – nyilatkozik,
c) a munkavállaló már megkezdett szabadságát – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén, írásbeli indoklással megszakíthatja, és a szabadság kiadásának új időpontjáról az éves szabadságolási terv módosításának kiadásával egyidejűleg tájékoztatja a munkavállalót,
d) a munkavállalónak a kiadás időpontja egyoldalú módosításával vagy a megszakítással összefüggésben felmerült kárát és költségeit a munkáltató köteles megtéríteni, továbbá a c) pontban foglalt esetben a szabadság alatti tartózkodási helyről a munkahelyre és a visszautazással, valamint a munkával töltött idő a szabadságba nem számít be,
e) a szabadság kiadásának időpontját a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezéssel is módosíthatja, rögzítve egyidejűleg az éves szabadságolási tervben a szabadság adott naptári éven belüli más időpontban történő kiadásának időpontját.
(2) Az éves szabadságolási terv írásbeli módosítása a 3. melléklet szerinti formában történik.
4. § [A szabadság kiadásának dokumentálása]
A szabadság nyilvántartásának alapja a 2. § (2) bekezdés szerint írásban jóváhagyott, illetve a 3. § szerint írásban módosított éves szabadságolási terv. Az éves szabadságolási tervben eredetileg rögzített, illetve a 3. § szerint módosított, és a jelenléti íven is feltüntetett időpontban – az 5. § (3) bekezdésére is tekintettel – a szabadság kiadottnak minősül.
5. § [A szabadság kiadásának munkaügyi nyilvántartó (SAP) rendszerben való rögzítése]
(1) A munkáltatói jogkör gyakorlója az éves szabadságolási tervet annak jóváhagyását és munkavállalóval való közlését követően az átvételi ívvel együtt haladéktalanul eljuttatja a szervezeti egység munkavállalóinak távollétét az SAP rendszerben rögzítő gazdasági munkatársnak (a továbbiakban: időrögzítő munkatárs), aki a szabadság kiadásának szabadságolási tervben megállapított időpontjaira vonatkozóan a távollétet az SAP rendszerben a havi bérszámfejtést megelőzően rögzíti. A kiadott szabadság SAP rendszerben történő rögzítéséért az időrögzítő munkatárs és a felette munkáltatói jogkört gyakorló vezető felelős.
(2) A munkáltatói jogkör gyakorlója a szabadságolási terv év közbeni módosítását annak munkavállalóval való közlését követően haladéktalanul eljuttatja az időrögzítő munkatársnak, aki a távollétet az SAP rendszerben a havi bérszámfejtést megelőzően rögzíti. A havi bérszámfejtést követően beérkező módosítás utólagosan kerül javításra és elszámolásra. Az adatok időbeni beérkezéséért a munkavállaló felett munkáltatói jogkört gyakorló vezető felelős.
(3) Az adott hónapra aktuális, érvényes éves szabadságolási terv és az adott havi jelenléti ív összhangját minden hónapban az időrögzítés keretében ellenőrizni es nem egyező adattartalom esetén az eltérés okának feltárásával és javításával biztosítani kell. Amennyiben a két dokumentum között eltérés mutatkozik, akkor az időrögzítő munkatárs egyeztet a munkáltatói jogkör gyakorlója által kijelölt személlyel és kezdeményezi a munkavállaló és a felette munkáltatói jogkört gyakorló vezető irányába az összhang megteremtése érdekében szükséges intézkedéseket (az éves szabadságolási terv módosításának pótlólagos benyújtását, vagy a jelenléti ív javítását).
6. § [Záró rendelkezések]
(1) A munkáltató és a munkavállaló kivételes esetben – a rektor, a kancellár vagy a Klinikai Központ elnöke előzetes engedélyével – a naptári évre vonatkozóan megállapodást köthetnek arról, hogy az életkor után járó pótszabadságot a munkáltató az esedékesség évét követő év végéig adja ki.
(2) A munkáltató az érintett munkavállalókkal, valamint az érdekképviseletekkel (Alkalmazotti Tanács, Semmelweis Érdekvédelmi Szövetség) egyeztetéseket folytat le a korábbi (2023. évet megelőző) év(ek)ről áthúzódó szabadság kiadásáról. Az egyeztetések alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója megállapítja a felhalmozott szabadság mértékét, és ezt, valamint ennek kiadását 2023. április 30. napjáig írásban, a 2. melléklet szerinti formában közli a munkavállalóval. A korábbi időszakban felhalmozódott szabadság kiadásának módosítására, a kiadás dokumentálására, valamint kiadásának munkaügyi nyilvántartó (SAP) rendszerben való rögzítésére a 3., 4. és 5. § rendelkezései irányadók.
(3) A jelen utasítás a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján való közzététellel lép hatályba.
(4) A jelen utasítás végrehajtása során alkalmazandó formanyomtatványokat az emberierőforrás-gazdálkodási főigazgató a főigazgatóság honlapján teszi hozzáférhetővé.
Dr. Merkely Béla, rektor
Dr. Pavlik Lívia, kancellár
Dr. Szabó Attila, a Klinikai Központ elnöke
Mellékletek az utasításhoz:
1. melléklet (2023. évi szabadságolási terv)
2. melléklet (a korábbi év(ek)ről áthúzódó szabadság kiadásáról szóló megállapodás)
3. melléklet (szabadságolási terv módosítása)
3. melléklet (szabadságolási terv módosítása) [szerkeszthető formátum]
Semmelweis Egyetem
Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság