A Kommunikációs szabályzat VONATKOZÓ RÉSZLETE
6. AZ EGYETEM ESEMÉNYEINEK KÉPI FELDOLGOZÁSA
(1) Az egyetemi fényképész által feladat- és hatáskörében készített fotókat az Egyetem teljes körűen – így különösen területi, alkalom-, példányszám- vagy felhasználási módbeli korlátozás nélkül – felhasználhatja digitális, online és nyomtatott felületein egyaránt (így különösen, de nem kizárólag: weboldal, újság, hirdetés, plakát, szórólap).
(2) Az Egyetem hatáskörében és megbízásából készített fotók felhasználási joga – ellenkező szerződéses kikötés hiányában – minden esetben az Egyetemet illeti.
(3) Az egyetemi fényképész által az Egyetemen készített képeket harmadik fél számára, vagy referenciaként – a vonatkozó szerzői, adatvédelmi és polgári jogi szabályok megtartása mellett – csak a kommunikációs igazgató írásos engedélyével használhatja.
6.1. Központi események képi feldolgozása
(1) Az Egyetem központi sajtóeseményeiről, központi rendezvényeiről fényképfelvételek, esetenként videófelvételek készülnek a Kommunikációs Igazgatóság (KI) közreműködésével.
(2) A KI törekszik a válogatott fényképfelvételek mielőbbi közzétételére; fényképfelvétel esetében az eseményt követő 2 munkanapon belül az egyetemi honlapon jelenik meg fotó.
(3) A KI a szerkesztett – legfeljebb 5-15 perc hosszúságú – videófelvételeket 5 munkanapon belül közzéteszi az egyetem YouTube csatornáján, illetve onnan belinkeli a honlapra a releváns szöveges tartalomhoz.
6.2. Az Egyetem szervezeti egységei által kezdeményezett események képi feldolgozása
(1) Az Egyetem kari, klinikai és intézeti eseményein a fotós a KI részéről szabad kapacitás
függvényében vesz részt. Amennyiben az egység rendezvénye nem az egyetem helyszínén valósul meg, az esemény szervezője (kar, klinika, intézet) köteles biztosítani a KI által delegált fotós, videós stáb bejutási lehetőségét a rendezvény helyszínére, valamint ott a munkavégzést lehetővé tenni (pl. színpadi fotózás lehetőségének engedélyezése).
(2) A fotós elsődleges feladata az esemény dokumentálása az Egyetem, a Semmelweis Egyetem honlap, a Semmelweis Egyetem Újság és esetleges sajtómegjelenés vagy egyéb kiadványok számára. Adott eseményen a fotós nem tud részt venni, ha ugyanabban az időpontban központi esemény vagy annak fotós előkészítése, illetve utómunkája zajlik.
(4) Az esemény szervezője a rendezvény előtt minimum 5 munkanappal köteles bejelenteni a fotózással kapcsolatos kérését a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címre, annak érdekében, hogy a KI garantálni tudja az esemény képi feldolgozását.
(5) Amennyiben egy időpontban több klinikai, intézményi esemény is bejelentésre került, a mérlegelés szempontjai: a bejelentés ideje, sajtónyilvánosság, a képek felhasználása, a részvétel költségei.
(6) Az Egyetem kari, klinikai és intézeti eseményeiről/témáiról az adott szervezeti egység a saját költségén készíttethet videót, melyhez – a tervezett forgatás legalább 2 héttel korábbi bejelentése esetén – a KI szakmai segítséget nyújt (minőségi paraméterek ismertetése, információk az árajánlatkéréshez és a beszerzési ügyintézéshez). A videó minimálisan 16:9 DV formátum, illetve azzal megegyező minőség lehet, YouTube által támogatott fájlformátumban. A szervezeti egységtől megkapott kész videót – amennyiben az előre egyeztetett paramétereknek megfelel – 5 munkanapon belül feltölti a Semmelweis Egyetem YouTube csatornájára. Már elkészült – előzetesen nem egyeztetett – videó esetében a KI a szabályzat 3.4. és 4.3 pontjai figyelembe vételével, illetve a technikai/minőségi paraméterek alapján dönt arról, hogy felkerülhet-e a Semmelweis Egyetem YouTube csatornájára az anyag.
6.3. Nem egyetemi szervezésű események képi feldolgozása
Az Egyetemen zajló, de nem egyetemi rendezésű eseményen a fotós/videós a KI részéről csak abban az esetben vesz részt a rendezvényen, ha a teremkiadással kapcsolatos bérleti szerződés a szolgáltatásra kitér és a kérdéses időpontban nincs központi esemény.
6.4. Vágóképek, fotók a média számára
Központi sajtóesemények esetében annak témájához kapcsolódóan egyéb helyszínen fotó- és videófelvételek készülhetnek a nyilvánosság számára a KI részéről. A felvételkészítés mérlegelési szempontja: a képek felhasználása, sajtónyilvánosság, exkluzivitás. A nyilvánosság számára készített felvételek esetében azoknak a sajtótájékoztató témájához kapcsolódó felhasználását, a szabályzat 3. pontjában leírtak figyelembevétele mellett, az Egyetem támogatja.
6.5. Archívum
A fotóarchívumba az Egyetem központi rendezvényein készült, az egyetemi fényképész által készített felvételek kerülnek, illetve azon események felvételei, amelyeken az egyetemi fényképész részt vett. Az egyetemi fényképész a fotókat előválogatás, feldolgozás után legkésőbb egy héten belül az archívumba feltölti. Amennyiben egy eseményen videófelvétel is készült, az vágott formában legkésőbb egy hónapon belül az archívumba kerül. Az archívum tartalmazza az Egyetem vezetőiről, épületeiről és műtárgyairól készül felvételeket is. Az archívumhoz a KI, a Központi Levéltár munkatársai, illetve egyedi elbírálás alapján egyetemi dolgozók, hallgatók férhetnek hozzá. A fotóarchívum elsődleges célja a felvételek visszakereshetősége, továbbá a szervezeti egységek segítése a hozzájuk kapcsolódó fotók biztosításával. A fotóarchívum folyamatos karbantartásáért és aktualizálásáért az Egyetem fényképésze felel.