A Semmelweis Egyetem Kommunikációs szabályzatának VONATKOZÓ RÉSZLETE
1.1. A Szabályzat célja
A jelen szabályzat célja, hogy meghatározza és elősegítse a Semmelweis Egyetem külső, belső kommunikációjának hatékony és megfelelő módját, különösen az alábbi célkitűzésekre tekintettel:
a) a külső médiával való kapcsolattartás és a nyilatkozatok megtétele során a Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) jó hírnevének erősítése,
b) a hallgatók, az egészségügyi ellátásában résztvevők és hozzátartozóik, valamint a társintézmények informálása,
c) belső tájékoztatás,
d) bizalomerősítés,
e) véleményformálás,
f) az Egyetem tekintélyének növelése,
g) szemléletformálás,
h) jogszabályoknak való megfelelés.
1.2. A szabályzat hatálya
Jelen szabályzat az Egyetem minden szervezeti egységére, egészségügyi szolgálati jogviszonyban és munkaviszonyban álló személyre vonatkozik, továbbá az Egyetemmel munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló olyan természetes személyekre (a továbbiakban együttesen említve: foglalkoztatottak vagy munkatársak), kell alkalmazni, akik az Egyetem szakmai tevékenységének ellátásában közreműködnek. Amennyiben a szabályzat előírása a szakmai tevékenység végzésében közreműködő hallgatókra vagy az Egyetem tulajdonában álló gazdasági társaságokra is releváns, azt rájuk vonatkozóan is alkalmazni kell, a szabályzatban részletezett módon. Egyéb személyek, szervezetek is a jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, amennyiben az Egyetem területén rendezvényt, sajtóeseményt tartanak, amely kötelezettséget az eseményről készített szerződésben, egyéb dokumentumban rögzíteni kell. A szabályzat hatálya alól mentesül a Semmelweis Egyetem munkavállalója, amennyiben magánemberként, nem az egyetem területén és nem az egyetemi munkájával összefüggésben tesz sajtónyilatkozatot.
2. NYILATKOZATTÉTEL RENDJE
A nyilatkozattétel során az Egyetem nyilatkozatra jogosult munkavállalója újságírónak, vagy újságírók előtt (riporter, szerkesztő) telefonon, online (pl.: skype, Zoom), személyesen vagy írásban (e-mailben) azzal a céllal ad át információt (háttérbeszélgetés, interjú, riport, stb. keretében), hogy az nyilvánosságra kerüljön. A nyilatkozat lehet élő vagy rögzített, eseménytől független vagy eseményhez kapcsolódó. Konferencián részt vevő egyetemi munkatárs köteles továbbá tájékoztatni a Kommunikációs Igazgatóságot és az adott klinika vagy intézet vezetőjét arról, hogy az esemény sajtónyilvános-e. Amennyiben igen, úgy erről bejelentési kötelezettsége van, melyet a hirek@semmelweis.hucímen tehet meg.
2.1 Nyilatkozattételre jogosultak külső média számára
(1) Az Egyetem rektora jogosult nyilatkozni az Egyetemmel kapcsolatos minden, feladatkörébe tartozó szakmai és össz-egyetemi kérdésben. A rektor akadályoztatása esetén – a 2.1 (3)-(6) bekezdésekben részletezettek szerint illetékes rektorhelyettesnek adja át a nyilatkozattétel jogát. A rektort – akadályoztatása esetén – egyedi megbízása alapján rektorhelyettes, dékán, dékánhelyettes, főigazgató, igazgató, kivételes esetben más személy helyettesíti a nyilatkozattételben. A rektor vagy a nyilatkozatra kijelölt helyettese a nyilatkozathoz szükséges tájékoztatást az adott területtel foglalkozó szervezeti egységtől kéri be.
(2) Az Egyetem kancellárja jogosult nyilatkozni a feladatkörét érintő gazdasági, pénzügyi, kontrolling, számviteli, munkaügyi, jogi, igazgatási, informatikai, finanszírozási, beruházási kérdésekben, aki az ehhez szükséges tájékoztatást az adott területtel foglalkozó szervezeti egységtől kéri be. A kancellár mérlegelése szerint vagy akadályoztatása esetén delegálhatja a nyilatkozattételt az érintett főigazgatóknak vagy igazgatóknak.
(3) Általános (magyar nyelvű) oktatási és alumni kérdésekben önállóan jogosult nyilatkozni az oktatási rektorhelyettes, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(4) A tudományos kutatások, innovációk és a tudományos eredmények vonatkozásában önállóan jogosult nyilatkozni a tudományos és innovációs rektorhelyettes és a kutatómunka vezetője, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(5) Az egészségügyi ellátással kapcsolatos és egészségpolitikai ügyekben, valamint kórházhigiénés és járványügyi kérdésekben, továbbá az egyetemi egészségügyi stratégia, ellátás és szolgáltatások kérdésében önállóan jogosult nyilatkozni a klinikai rektorhelyettes, a Klinikai Központ elnöke, vagy az általa (vagy a rektor/kancellár által) erre a feladatra felkért orvos-főigazgató, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(6) Az Egyetem hazai és külföldi pozíciójának kérdésében, valamint az alaptevékenységre vonatkozó stratégiai és fejlesztési kérdésekben önállóan jogosult nyilatkozni a stratégiai és fejlesztési rektorhelyettes, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(7) Külföldi hallgatók oktatásával kapcsolatos kérdésekben önállóan jogosult nyilatkozni a nemzetközi kapcsolatokért felelős rektorhelyettes, a Kommunikációs Igazgatóság igazgatójának előzetes tájékoztatása mellett.
(8) Az egyes karok szakmai működésbeli kérdéseiről az (1) bekezdésen túlmenően önállóan jogosultak nyilatkozni a karok dékánjai, valamint a doktori képzésről az Egyetemi Doktori Tanács elnöke, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(9) Az (1) bekezdésen túlmenően önállóan jogosultak a klinika- és intézetigazgatók nyilatkozni az intézetüket érintő szakmai és tudományszakmai kérdésekben, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett. A szakmai kérdéseken túlmutató, az (1)-(8) bekezdésekben meghatározott témákban az (1)-(8) bekezdésekben meghatározott vezetők hozzájárulása is szükséges.
(10) Az egyetemi Hallgatói Önkormányzat és a Doktorandusz Önkormányzat működésével kapcsolatos kérdésekben, hatáskörében és felelősséggel annak elnöke jogosult nyilatkozni. A beérkezett megkeresésekről és tervezett nyilatkozatokról köteles az illetékes rektorhelyettest és a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének tájékoztatni. A Semmelweis Egyetemhez és/vagy más szervezeti egységéhez kapcsolódó bármely kérdésben az egyetemi Hallgatói Önkormányzat vagy Doktorandusz Önkormányzat elnöke nem jogosult nyilatkozni.
(11) A kari Hallgatói Önkormányzat működésével kapcsolatos kérdésekben, hatáskörében és felelősséggel a kari Hallgatói Önkormányzat elnöke jogosult nyilatkozni. A beérkezett megkeresésekről és tervezett nyilatkozatokról köteles az illetékes rektorhelyettest, és a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének tájékoztatni. A Semmelweis Egyetemhez és/vagy más szervezeti egységéhez kapcsolódó bármely kérdésben a kari Hallgatói Önkormányzat elnöke nem jogosult nyilatkozni.
(12) Az egyetemi foglalkoztatottakkal kapcsolatos – személyes adatokat nem érintő – kérdésekben az Emberierőforrás-gazdálkodási főigazgató jogosult nyilatkozni, előzetesen bejelentve ezt a Kommunikációs Igazgatóság igazgatójának, valamint a foglalkoztatottak érdekeinek képviseletére alakult, ezen érdekképviseleti feladatkörre jogszerűen meghatalmazott személyek és szervezetek jogosultak nyilatkozni a kollektív szerződés rendelkezése szerint, a rektor, a kancellár, a Klinikai Központ elnökének és a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
(13) Amennyiben az Egyetem által bérbe adott ingatlanban ezen szabályzat 3.8 pontjában meghatározott rendkívüli esemény történik, a bérlő a Biztonságtechnikai Igazgatósággal történő egyeztetés után kizárólag a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesével vagy a sajtóreferenssel való előzetes egyeztetés után jogosult nyilatkozni.
(14) Az egyetemi pályázatokról az adott pályázat projektvezetői és az általuk kijelölt személyek jogosultak nyilatkozni, az Innovációs Központ és a Kommunikációs Igazgatóság előzetes tájékoztatása mellett.
(15) Szakmai, orvosszakmai nyilatkozatot tehet – a Kommunikációs Igazgatóság előzetes tájékoztatása mellett – a nyilatkozatra felkért szakértő személy, amennyiben a munkáltatói jogokat gyakorló felettese ezt engedélyezi. Amennyiben a munkavállaló nem a jelen szabályzat 2.1. alatt szereplő témákról, valamint nem egyetemi helyszínen, továbbá magánemberként, egyetemi titulus megjelölése nélkül nyilatkozik, úgy engedélyezésre és tájékoztatásra nincs szükség.
(16) A nemzetközi kapcsolatokról a nemzetközi kapcsolatok szakmai felügyeletével megbízott rektorhelyettes jogosult nyilatkozni, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének előzetes tájékoztatása mellett.
2.2 Az Egyetem gazdasági társaságainak nyilatkozatai
(1) Az Egyetem többségi tulajdonában álló gazdasági társaságai működésével összefüggésben a gazdasági társaságok vezetői jogosultak nyilatkozni, a rektorral, kancellárral való előzetes egyeztetést követően, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének tájékoztatása mellett.
(2) Az Egyetem többségi tulajdonában álló gazdasági társaságai sajtóeseményeinek szervezésére a jelen szabályzat 3.4-es pontjának rendelkezései az irányadóak.
(3) Az Egyetem nem többségi tulajdoni hányadában működő gazdasági társaságok vezetőinek nyilatkozattételéhez abban az esetben van szükség a 2.2. (1) bekezdés szerinti előzetes egyeztetésre, tájékoztatásra, amennyiben a gazdasági társaság vezetője az Egyetem alaptevékenységét, működését, közfeladat-ellátását közvetlenül érintő kérdésben nyilatkozik.
3. SAJTÓESEMÉNYEK, EGYÉNI NYILATKOZATOK ÉS SAJTÓMEGJELENÉSEK
3.1 Sajtóesemények
(1) A sajtóesemény lehet sajtónyilvános esemény, vagyis olyan rendezvény, amely a külső, egyetemen kívüli média számára is nyilvános, de elsősorban nem az újságírók tájékoztatását szolgálja (konferencia, átadó, megnyitó, verseny, nyílt nap, avató, stb.), vagy lehet sajtótájékoztató, amelynek elsődleges célja kifejezetten a külsős média tájékoztatása.
(2) Az Egyetem sajtóeseményei között szervezési szempontból megkülönböztetünk három típust: központi, klinikai-intézeti (vagy más egyéb egyetemi szervezeti egység által szervezett), valamint egyetemtől független eseményt.
(3) A sajtóesemények során törekedni kell az Egyetem közmegbecsülésének megóvására és növelésére, továbbá tartózkodni kell minden olyan magatartástól és nyilatkozattól, ami az Egyetem tekintélyét, jó hírnevét csorbíthatja. A sajtóesemények lehetséges nyilatkozóit figyelemmel a 2.1 pontban foglaltakra, az esemény szervezője jelöli ki, személyére a kommunikációs igazgató és/vagy a sajtóreferens javaslatot tehet.
(4) A sajtóesemény szervezője minden esetben 15 munkanappal a rendezvény előtt köteles írásban tájékoztatni a kommunikációs igazgatót és/vagy a sajtóreferenst az eseményről (a sajtóesemények bejelentéséhez szükséges formanyomtatvány elérhető az egyetem honlapján található formanyomtatványtárból (https://semmelweis.hu/jogigfoig/formanyomtatvanytar/) vagy az egyetemi honlap Médiasarok oldalán, a Bejelentések menüpontban. Ez alól kivételt képezhetnek a rendkívüli sürgősséggel elrendelt központi sajtóesemények. A sajtóesemény szervezője minden esetben köteles elküldeni a sajtóeseményhez tartozó sajtóanyagokat (meghívó, közlemény, háttéranyag) a sajtóreferensnek a hirek@semmelweis.hucímre jóváhagyásra legkésőbb az esemény előtt 5 munkanappal. A Kommunikációs Igazgatóság az így egyeztetett sajtóanyagot az Egyetem honlaprendszerében a sajtó számára fenntartott
Médiasarok felületen közzéteszi, és az eseménnyel egy héten belül tartandó más egyetemi sajtóeseményekkel összehangoltan, szakmai mérlegelés követően küldi ki a médiának.
3.2 Központi sajtótájékoztató
Olyan egyetemi sajtótájékoztató, amelyet az Egyetem rektora vagy kancellárja, vagy az általuk megbízott személy kezdeményez, vagy olyan, össz-egyetemi érdeket szolgáló klinikai, intézeti, valamint az Egyetem egyéb szakmai tevékenységét érintő speciális eseményhez kapcsolódó sajtótájékoztató, amelyet előzetes mérlegelés után a rektor szakmailag és a kancellár a finanszírozás alapján írásban annak nyilvánít. A központi sajtótájékoztatók szervezését és lebonyolítását minden esetben a kommunikációs igazgató, vagy az általa kijelölt személy koordinálja. A központi sajtótájékoztatók minden felmerülő költsége a Kommunikációs
Igazgatóságot terheli.
3.3 Klinikai, intézeti sajtóesemények
A klinikai, intézeti vagy az Egyetem más egységei által kezdeményezett sajtóeseményt elsősorban a kezdeményező fél szervezi és bonyolítja le. A kommunikációs igazgató kérheti a klinikai, intézeti sajtóesemények időpontjának megváltoztatását, amennyiben az egyetem központi sajtóeseményt tart öt munkanapon belül.
3.3.1 Önálló klinikai, intézeti sajtótájékoztató
Az önálló klinikai, intézeti sajtótájékoztató esetében, a 3.5. előírásai szerint történt bejelentés után a Kommunikációs Igazgatóság szakmai tanácsadással (helyszín- és időpontválasztás más egyetemi sajtóesemények figyelembe vételével, hírérték megjelölése, sajtóanyagok nyelvezete, stb.) aktívan segíti a szervező felet. A sajtóreferens a kezdeményező féltől kapott, leegyeztetett sajtóanyagokat (sajtómeghívó, közlemény, képek) elhelyezi a jelen szabályzatban meghatározott Médiasarok felületen és szakmai mérlegelést követően kiküldi a médiának. A rendezvénnyel kapcsolatos költségek a kezdeményező felet terhelik.
3.3.2 Partnerekkel közösen szervezett klinikai, intézeti sajtóesemények
Más partnerekkel (pl. az Egyetemtől szervezetileg és gazdaságilag részben vagy egészen független gazdasági társaságok, alapítványok, civil szervezetek, egyesületek, cégek, egyéb intézmények, stb.) közösen szervezett klinikai, intézeti sajtóeseményekre a 3.5 pont előírásai érvényesek a Kommunikációs Igazgatóság felé történő bejelentés, egyeztetés és tartalmi jóváhagyás tekintetében. A kommunikációs igazgató kérheti a partnerekkel közös klinikai, intézeti sajtóesemények időpontjának megváltoztatását, amennyiben az egyetem központi
sajtóeseményt tart öt munkanapon belül. A sajtóesemény szervezője a sajtóanyagokban foglaltak tartalmáért szakmai és jogi felelősséggel tartozik. A rendezvénnyel kapcsolatos költségek a kezdeményező felet terhelik.
3.4 Egyéb sajtóesemények
(1) E körbe tartoznak azon sajtóesemények, amelyeket az Egyetem fenntartója, tulajdonosi jogkörébe tartozó vagy ettől független gazdasági társaságok, alapítványok, egyesületek, szervezetek, cégek vagy egyéb intézmények kezdeményeznek, és amelyek az Egyetem területén kerülnek megrendezésre, vagy amelyeket az Egyetemtől függetlenül, de akár az Egyetem valamely munkatársának a részvételével rendeznek meg. Ide értve az online felületeken, vagy a személyes részvétellel megvalósuló sajtónyilvános konferenciákat, szakmai eseményeket. E sajtóesemények szervezését és lebonyolítását minden esetben a kezdeményező megbízottja végzi, a felmerülő költségek is őket terhelik. A 3.5 pont előírásai érvényesek a bejelentés, egyeztetés és jóváhagyás tekintetében.
(2) Amennyiben sajtóesemény szervezésének céljából az egyetemtől szervezetileg és gazdálkodásilag független gazdasági társaság, civil és egyéb szervezet bérbe kíván venni helyiséget az Egyetem területén, az érintett tömbigazgatóság/épületigazgatóság erről köteles a Kommunikációs Igazgatóságot a hirek@semmelweis.hu írásban értesíteni, a helyiség bérbeadásával kapcsolatban pedig a vagyongazdálkodásról szóló szabályzatnak megfelelően eljárni.
3.5 Sajtóeseményekre vonatkozó közös rendelkezések: bejelentés, határidők
(1) A sajtóeseményt kezdeményező egység az eseményt megelőzően 15 munkanappal köteles írásban értesíteni a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesét és/vagy a sajtóreferenst a szervezésről a 3.1 (4) bekezdés szerinti formanyomtatvány használatával, valamint 5 munkanappal a rendezvény és/vagy a médiának való kiküldés előtt köteles megküldeni a sajtóanyagokat (sajtómeghívó, közlemény) jóváhagyásra a hirek@semmelweis.hu címre.
(2) Amennyiben a sajtóesemény bejelentése elmarad, úgy eseményütközés esetén prioritást élvez a Kommunikációs Igazgatósággal már korábban egyeztetett sajtóesemény, sajtóanyag vagy témaajánló cikk kiadása.
(3) A bejelentési határidő elmulasztása esetén, utólagosan sajtóanyag kiadására vagy a sajtóesemény egy későbbi időpontban való megrendezésére a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének és az érintett egység vezetőjének közös döntését követően van lehetőség.
(4) Egynél több egyetemi sajtóesemény csak rendkívüli esetben, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének írásos engedélyével tartható 3 munkanapon belül.
3.6 Újságírói megkeresések kezelése – egyéni nyilatkozatok
(1) Szakmai nyilatkozattételre irányuló újságírói megkeresés esetén a közvetlenül megkeresett személy, amennyiben egyetemi titulusával, egyetemi munkájával kapcsolatban nyilatkozik, köteles az érintett klinika, intézet, szervezeti egység vezetőjétől (felettesétől) engedélyt kérni a szakmai nyilatkozat megtételéhez, és a nyilatkozat megtétele előtt köteles írásban értesíteni a Kommunikációs Igazgatóságot. A hirek@semmelweis.hu email címre küldendő levélben az alábbi kérdéseket szükséges tisztázni: nyilatkozó telefonszáma, szervezeti egysége, felettes neve, aki a nyilatkozatra az engedélyt megadta, nyilatkozat időpontja, helyszíne, témája, médium és műsor neve, valamint a közzététel, megjelenés várható időpontja. A nyilatkozatok bejelentését segítő formanyomtatvány elérhető az egyetem honlapján található formanyomtatványtárból (https://semmelweis.hu/jogigfoig/formanyomtatvanytar/) és online az egyetemi honlap Médiasarok oldalán, a Bejelentések menüpontban. Fentiek abban az esetben is érvényesek, amikor az Egyetem területén, de nem az Egyetemen betöltött tisztségében, hanem más szakmai szervezet képviselőjeként nyilatkozik.
(2) Amennyiben a megkeresés a Kommunikációs Igazgatósághoz érkezik, az igazgatóság munkatársa azonnali kapcsolatot létesíthet a téma alapján illetékes egység, klinika, intézet vezetőjével, aki kijelöli azon munkatársát, aki nyilatkozatot adhat az adott kérdésben. Amennyiben egy konkrét nyilatkozó megnevezésével érkezik az újságírói felkérés, a Kommunikációs Igazgatóság munkatársa továbbítja azt a nyilatkozatra felkért személy felé, aki ebben az esetben is köteles felettesétől engedélyt kérni a szakmai nyilatkozat megtételére. Ha magánemberként vagy szakmai kérdésekben egyetemi titulusa nélkül, vagy más szervezet képviseletében (pl. orvosszakmai társaság nevében) nem az egyetem területén nyilatkozik az Egyetem valamely munkatársa, mentesül a szabályzat hatálya alól.
(3) A Kommunikációs Igazgatósághoz érkező, az Egyetem egészét érintő oktatás-, egészségpolitikai vagy finanszírozási kérdést érintő újságírói megkeresésekről a Kommunikációs Igazgatóság haladéktalanul tájékoztatja a kancellárt és a rektort. A kancellár/rektor jelöli ki a feladatgazdát a kérdés tartalma, érintett egység illetékessége alapján. A feladatgazda köteles 1 munkanapon belül információt adni a kérdésre vonatkozóan, ennek ismeretében a Kommunikációs Igazgatóság válaszjavaslata alapján dönt a válaszadásról a kancellár és/vagy a rektor.
3.7 Sajtóeseményekre és nyilatkozatokra vonatkozó közös rendelkezések
3.7.1 Egyetem területén készített nyilatkozat, kép- és hangfelvétel
Az Egyetem területén csak a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettesének vagy a sajtóreferens előzetes, a hirek@semmelweis.hu e-mail címen történő tájékoztatásával lehet külső média számára nyilatkozatot tenni, vagy bármilyen (kép-, hang) felvételt készíteni.
3.7.2 Kép- és hangfelvételen szereplés
(1) Az Egyetem területén tartott sajtóesemény résztvevőit tájékoztatni kell, ha az eseményről kép- és/vagy hangfelvétel készül. Ha az Egyetem területén készített kép- és/vagy hangfelvételen az Egyetem foglalkoztatottjai, hallgatói vagy ellátottjai vagy az ellátottak látogatói is szerepelnek, egyedileg azonosítható módon, a felvételek készítése előtt hozzájárulásukat kell kérni, tájékoztatva őket a felvételek felhasználásának módjáról, a felvételt készítő, vagy készíttető szervezeti egységről. A felvétel nem sértheti a felvételen szereplők személyiségi jogait.
(2) Tizennyolcadik életévüket be nem töltött személyek, továbbá cselekvőképességében korlátozott vagy cselekvőképtelen személyek felvételen való szerepeltetésénél különös gonddal kell védeni személyiségi jogaikat, törvényes képviselőjük írásbeli hozzájárulása hiányában felvételen nem szerepelhetnek felismerhetően. Szerepeltetésükhöz minden esetben előzetesen ki kell kérni a törvényes képviselő írásos hozzájárulását (ehhez szükséges formanyomtatvány elérhető az egyetem honlapján található formanyomtatványtárból (https://semmelweis.hu/jogigfoig/formanyomtatvanytar/), online az egyetemi honlap Médiasarok oldalán, a Hogyan nyilatkozhat menüpontban).
(3) Az (1)–(2) bekezdés szerinti felvételek elkészítéséhez adott – az adatok öt évre szóló, a felvételkészítés jogszerűségének igazolása céljából történő őrzésére is kiterjedő – írásbeli engedélyt, hozzájárulást 5 évig a felvétel helyszínéül szolgáló szervezeti egység (pl. klinika, oktatási egység stb.) köteles tárolni.
3.7.3 Nyilatkozatban foglaltak
A sajtóeseményeken vagy az egyéni interjúk alkalmával nyilatkozattételre feljogosított személy a nyilatkozatban foglaltakért szakmai és jogi felelősséggel tartozik, és akadályoztatása esetére köteles helyettesítéséről gondoskodni. A kijelölt helyettes személyéről a sajtóreferenst tájékoztatni kell. A nyilatkozattételre jogosult személy a nyilatkozattétel során a jelen szabályzat 1.1 pontjában foglalt célkitűzésekre figyelemmel, az Egyetem érdekeit szem előtt tartva köteles eljárni. A nyilatkozattétel során törekedni kell az Egyetem közmegbecsülésének megóvására és növelésére, továbbá tartózkodni kell minden olyan magatartástól és nyilatkozattól, ami az Egyetem tekintélyét csorbíthatja.
3.7.4 Nyilatkozat előzetes ellenőrzése
A nyilatkozattételre jogosult személynek az online és print médiában megjelenő nyilatkozatát a megjelenés előtt át kell néznie és szakmailag jóvá kell hagynia, a kéziratokat a Kommunikációs Igazgatóság is ellenőrzi külön figyelemmel az egyetem nevének helyes használatára. A nyilatkozó feladata, hogy az újságírót a nyilatkozattétel megkezdése előtt figyelmeztesse arra a tényre, hogy a nyilatkozat csak a jóváhagyást követően jelenhet meg. Amennyiben a médiában nem a nyilatkozatnak megfelelő cikk, szöveg vagy szövegrész jelent meg, akkor a nyilatkozattevő köteles a helyesbítésről gondoskodni, azt kezdeményezni. A sajtó-helyreigazítás kezdeményezését a Kommunikációs Igazgatósággal egyeztetni kell, szükség esetén jogi segítséget a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság ad a nyilatkozattételre jogosult személy kérésére.
3.7.5 Egyetemi névhasználat nyilatkozattétel során
(1) A nyilatkozattételre jogosult személy köteles a médiában megjelenő nyilatkozatában az egyetem teljes és pontos nevét használni, amely: Semmelweis Egyetem.
(2) A SOTE rövidítés használata nem megengedett, kivételt képez az egyetem 2000. év előtti állapotára utaló használat.
3.7.6 Személyes adatok
A nyilatkozattételre jogosult személy nem adhatja ki az Egyetem foglalkoztatottjai, a hallgatók vagy az egészségügyi ellátásban résztvevő személyek személyes adatait, kivéve azok tudtával és beleegyezésével. A beleegyezést minden esetben a nyilatkozattétel előtt írásban rögzíteni kell, a beleegyezést a nyilatkozattételre jogosult személy tárolja.
3.7.7 Információvédelem
A foglalkoztatottak és a nyilatkozattételre feljogosított személyek kötelesek megőrizni mindazokat az információkat, adatokat, amelyeken azok nem nyilvános volta feltüntetésre került (pl. egyetemi belső hálózatban megjelenő információk, titkos eljárás részletei stb.), amelyekről megállapítható, hogy jogszabályban meghatározott titokfajtába tartoznak (pl. üzleti titok), amelyek közlése egyébként valamely személy jogait sértheti. Az Egyetem polgáraira ezen a területen is vonatkozik az Egyetem Etikai kódexe, a titoksértés az etikai szabályzatba ütköző foglalkoztatotti kötelezettségszegésnek minősül. A foglalkoztatottak és a nyilatkozattételre feljogosított személyek nem hozhatnak nyilvánosságra információt az Egyetem testületeinek működési rendjére vonatkozó szabályzatokkal ellentétesen és olyan információ, adat sem hozható nyilvánosságra, amelynek közzététele nyilvánvalóan veszélyeztetné vagy sértené az Egyetem jó hírnevét, tekintélyét, érdekeit, kivéve, ha jogszabály a közlést elrendeli. A törvényben meghatározott minősített adat felhasználására a vonatkozó jogszabályok rendelkezései az irányadóak.
3.7.8 Reklámozás, szakértői együttműködés
(1) A nyilatkozattételre feljogosított személy az Egyetem, vagy az Egyetem bármely egysége nevében, egyetemi titulusa használatával nem reklámozhat konkrét terméket, készítményt vagy egészségügyi szolgáltatást, csupán abban az esetben, ha ebből az egyetemnek, vagy bármely egységének bevétele származik és azt a rektor alá tartozó szervezeti egységek esetében az adott terület illetékes rektorhelyettese, a kancellária alá tartozó szervezeti egységeknél a kancellár jóváhagyta.
(2) Az Egyetem foglalkoztatottjai vagy az Egyetem bármely egysége külső médiával a munkáltatói jogokat gyakorló felettes vezető írásbeli hozzájárulása és a kommunikációs igazgató írásbeli tájékoztatása után köthetnek állandó szakértői együttműködést, amennyiben ennek során egyetemi titulusukat is használják. Ugyanez az eljárás követendő az Egyetem foglalkoztatottjának PR-cikkekben és ún. natív hirdetésekben (a szakmai nyilatkozat tartalmában illeszkedik az egyazon felületen reklámozott termékhez, szolgáltatáshoz) való szereplése esetén.
3.7.9 Rendkívüli helyzetek kezelése
(1) Rendkívüli helyzetek az Egyetem területén történt balesetek, tömegszerencsétlenségek, egészségügyi válsághelyzetek, vagy más katasztrófa- és vészhelyzetek. Ilyen esetén az érintett klinika, intézet, szervezeti egység vezetője azonnal informálni köteles az egyetem vezetőségét és a kommunikációs igazgatót, vagy annak akadályoztatása esetén a sajtóreferenst. A kancellár és/vagy a rektor által az adott ügyben létrehozott válságstábnak a kommunikációs igazgató és/vagy az általa kijelölt személy is tagja.
(2) A Kommunikációs Igazgatóság javaslatot tesz a külső és belső kommunikáció módjára, tartalmára. A válságstáb rektor és/vagy kancellár által kijelölt vezetője, a kommunikációs igazgatójával egyeztetve dönt a nyilvánosságra hozható tartalomról – figyelembe véve az egyetem érdekeit, és egyéb körülményeket. A szakterülettől függően a nyilatkozót a rektor, a kancellár vagy a válságstáb vezetője jelölheti ki.
(3) Ellenőrizetlen tények, számok, adatok és jogilag védett adatok közlése veszélyeztetheti az Egyetem érdekeit, ezért a Kommunikációs Igazgatóság által kontrollált kommunikáció szükséges. A kijelölt nyilatkozó részéről nem nevezhető meg olyan, a rendkívüli helyzetben érintett személy (sérült, felelős stb.), akinek közeli hozzátartozóját még nem értesítették, vagy akiknek hozzátartozói ehhez nem járultak hozzá.
3.7.10 Médiasarok felület és sajtófigyelés
(1) Az Egyetem honlapjáról közvetlenül elérhető Médiasarok oldal (semmelweis.hu/mediasarok) a külső médiával való kapcsolattartás egyik eszközeként, a Kommunikációs Igazgatóság sajtókapcsolatokért felelős igazgatóhelyettese által jóváhagyott sajtóanyagok (közlemények, témaajánló cikkek, háttéranyagok, meghívók stb.) és a felhasználható fényképek (nyilatkozók, épületek, események) közzétételére szolgál, valamint a sajtóreferensek elérhetőségét is ezen a felületen kell rögzíteni.
(2) Az Médiasarok weboldalon érhető el az egyetemi sajtófigyelés, amely csak az egyetem belső hálózatából olvasható (VPN hozzáféréssel). A sajtófigyelés tartalmazza a nyomtatott sajtóban, rádióban, televízióban, valamint az internetes hírportálokon elérhető egyetemi megjelenéseket, napi lebontásban. A Semmelweis Egyetem Médiasarok honlapjának „Sajtófigyelő” kategóriájába azok a cikkek, riportok, összeállítások kerülnek, amelyekben az Egyetemről vagy bármely egységéről, munkatársáról, és/vagy azok Egyetemet érintő vagy szakmai tevékenységéről jelenik meg információ. napi bontásban, Nem tartoznak ide azok a megjelenések, amelyekben az Egyetem munkatársai nem az egyetemi feladat- és hatáskörükben, hanem egyetemi titulus nélkül valamely magánellátást végző cég munkatársaként vagy egyetemtől független szakmai szervezet képviseletében kerülnek feltüntetésre. A felületen emellett rövid útmutató formájában a munkatársak segítséget kaphatnak a nyilatkozattétel rendjére, folyamatára vonatkozóan, ugyanitt a sajtóreferens elérhetőségeit és a kép- és hangrögzítés előtt kötelezően kitöltendő betegbeleegyező nyilatkozatot is megtalálhatják.