O365 tárhely
Felhasználói szabályok
Az O365-ben 2 féle alkalmazásban, a OneDrive-ban és a SharePointban, 4 féle módon lehet tárhelyhez jutni. Csak munkahelyi/munkához szükséges fájlok kerülhetnek fel a tárhelyekre, szenzitív adatokat ezen tárhelyeken TILOS tárolni!
Egyéni tárhely:
- A OneDrive tárhely, mely 1 Tb-os kapacitású, automatikusan létrejön és alanyi jogon jár minden felhasználónak és a felhasználó szervezetből való távozásáig működik. A tárhely rendszergazdája maga a felhasználó.
- A más felhasználóval való dokumentum megosztás nem végleges, legfeljebb 9 hónapra osztható meg fájl mással, utána a megosztás megszűnik. Külső (egyetemi O365 előfizetéssel nem rendelkező) partnerrel nem tud fájlt megosztani.
- A OneDrive-ban a fájlokat az látja és az szerkesztheti, aki létrehozta azt/akivel megosztották. Törölni csak az tudja, aki létrehozta azt.
Kiscsoportos tárhelyek:
- Amennyiben a Teams-ben egy csapatot/ csoport hoz létre, úgy létrejön egy 200 Mb-os tárhely, mégpedig a SharePointon. A tárhely élettartamát és elérhetőségét a csapatot/csoportot létrehozó felhasználó szabályozza, aki egyben a rendszergazdája is a tárhelynek. Külső (egyetemi O365 előfizetéssel nem rendelkező) partnerrel nem tud fájlt megosztani.
- SharePointban minden olyan felhasználó látja a fájlokat, akik az adott tárhely tagjai, vagy akikkel meg van osztva. A fájlokat szerkeszteni és törölni tudja, akivel az adott fájl vagy mappa szerkesztési joggal meg van osztva.
Szervezeti és Projekt tárhelyek
A SharePoint alkalmazásban két féle módon jön létre tárhely a szervezeti egységeknek.
- A szervezeti egységek részére automatikusan 1 db 2 Tb-os dokumentum tárhely jön létre az O365 bevezetési ütemének megfelelően. A tárhely használat időtartama nem korlátozott.
- Egy SZMR-ben meghatározott főszervezeti egységnek, csak egy SharePoint oldala lehet.
- Egy Sharepoint oldalon belül a helyi rendszergazda hozza létre az alsóbb szintű szervezeti egységek tárhelyeit.
- A szervezeti tárhelyeken belüli tematikus mappákat a felhasználó hozza létre. (Az egyes szervezeti egységek külön szabályozhatják a tematikus tárhelyek létrehozásának és használatának szabályait.)
- A projektekhez webes igénylő felületen kérelmezhető tárhely. Ezzel a tárhellyel együtt jár egy Teams csoport, ami a kommunikációt hivatott támogatni projekten belül. A tárhely használati időtartama projekt időtartamához igazodik. A tárhelyről külső felhasználóval tárhely és dokumentum megosztható.
- SharePointban minden olyan felhasználó látja a fájlokat, akik az adott tárhely tagjai, vagy akikkel meg van osztva. A fájlokat szerkeszteni és törölni tudja, akivel az adott fájl vagy mappa szerkesztési joggal meg van osztva.
- Sharepoint-ban nem lehet olyan tárhelyet létrehozni, ami személyes hozzáférésű. (Erre a célra a OneDrive szolgál)
- A SharePointon minden fájl megosztott, ezért a SharePointon ne helyezzen el olyan dokumentumot, amit mással nem kíván megosztani!