Tisztelt Tömbigazgatók!
Tisztelt Gazdasági Vezetők!
Tisztelt Gazdasági Koordinátorok!
A Semmelweis Egyetemnek 2021. július 31. fordulónappal, a modellváltás miatt záró beszámolókészítési kötelezettsége van. A szabályszerű lebonyolítása érdekében a kötelezettségeink teljes körű rögzítése és könyvelése vonatkozásában az alábbi tájékoztatást adom ki.
- Szállítói szerződések, megrendelések rögzítése az SAP rendszerben
- július 31. napjáig rögzíteni kell minden, addig beérkező megrendelést és szállítói szerződést. Azok a szerződések, melyek mindkét időszakra tartalmaznak teljesítést vagy már rögzítésre kerültek az SAP-ban, migrációval kerülnek át a régi rendszerből. Kiemelten fontos azonban a 2021. augusztus 1. napját megelőző fizikai teljesülésű megrendelések teljeskörű felvitele a számla beérkezésétől függetlenül.
Azokban az esetekben, ahol a fizikai teljesítés 2021. július 31-ig megtörténik, a szállítói számla iktatása, igazolása és könyvelése a jelenlegi SAP-rendszerben valósul meg. Az ezt követően teljesülő számlák már az új rendszerben kerülnek feldolgozásra.
Abban az esetben, ha a megrendelés elkészítése nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.
- Folyamatos teljesítésű számlák felülvizsgálata
A folyamatos teljesítésű szállítói számlák esetében meg kell vizsgálni, hogy a 2021.július 31-ig terjedő időszakra vonatkozóan minden szállítói számla beérkezett-e (pl. egy minden hónapban teljesítő, havonta számlázó szolgáltatónak a 2021. évre 7 darab számlájának kell lennie).
Amennyiben az ellenőrzés során hiányzó számlát észlelnek, annak pótlásáról 24 órán belül gondoskodni kell a számla partnertől való bekérésével. A bekérést igazoló dokumentumot 24 órán belül el kell küldeni a szepesi.viktoria@semmelweis-univ.hu címre.
- Nyitott megrendelések felülvizsgálata
Minden nyitott megrendelést felül kell vizsgálni. A már teljesült, de még nem számlázott tételek esetében a számlát 24 órán belül be kell kérni a partnertől. A bekérést igazoló dokumentumot ebben az esetben is 24 órán belül el kell küldeni a szepesi.viktoria@semmelweis-univ.hu címre.
- Előlegek, átutalásos számlák utalása
- Előlegek elszámolása
A díjbekérők esetében a végszámlával történő rendezéseket kérjük kiemelten kezelni. Valamennyi korábban kifizetett előleghez tartozó végszámlát úgy kell a Pénzügyi Igazgatóságra a Pénzkezelési szabályzatban leírt módon beküldeni, hogy az legkésőbb 2021. július 26. napjáig beérkezzen.
Azon előlegek esetében, ahol az elszámolás 2021. július 26-ig nem történik meg, kérem a meghiúsulás okáról írásban július 31-ig tájékoztatni szíveskedjenek.
- Számlák utalása, nem számla alapján történő kifizetések teljesítése
Az igazolt számlák és a nem számla alapján történő kifizetési kérelmek beérkezési határideje 2021. július 26. Kérem a számlákat és egyéb dokumentumokat hiánytalanul, a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírt módon megküldeni, mert kizárólag ebben az esetben teljesíthető az utalás 2021. július hónapban.
Mivel az Egyetem Magyar Államkincstárnál vezetett számlái 2021. július 31-én megszűnnek, a záró pénzösszeg pedig az ITM-hez, mint fenntartóhoz kerül utalásra ezekről, augusztus 1. után néhány napig (új adószám igénylés, kereskedelmi banknál vezetett számlák megnyitása, ITM-nél lévő pénzösszeg megérkezése) az Egyetem nem tud szállítói számla kiegyenlítéseket indítani.
Kérem a tájékoztatóban foglaltak és a határidők maradéktalan betartását!
Felhívom figyelmüket, hogy a határidők be nem tartása, illetve olyan mulasztás, amely a beszámoló valódiságára, teljességére jelentős hatással van, vezetői felelősségre vonást von maga után.
Együttműködésüket köszönjük!
Budapest, 2021. június 04.
Tisztelettel: Reif Lászlóné pénzügyi igazgató