A szervezeti egységek munkatársainak adatait (név, telefonszám, beosztás, stb.) a Telefonkönyv Adminisztráció elnevezésű felületen keresztül módosíthatjuk.

A program azonos a korábban megszokottal, azonban a kibővített szerkesztési funkciók már egy adott központi rendszerű alhonlapon működnek, a telefonkönyv kezelői itt kapnak hozzáférést a program kezeléséhez.

A felület címe: https://semmelweis.hu/telefon

1. Bejelentkezés

A Telefon Adminisztráció felület a Semmelweis Honlaprendszer részévé vált, így amennyiben van valamely szervezeti egység telefonkönyvi adataihoz szerkesztői jogosultságunk, akkor ezentúl a WordPress rendszer keretében fogjuk tudni az adatokat módosítani. Ha emellett van hozzáférésünk bármely egyetemi honlaphoz, akkor azzal az azonosítónkkal és jelszavunkkal be tudunk a telefonkönyvi szerkesztőfelületre is lépni (vagy ha be vagyunk máshol lépve, akkor erre a felületre érkezve a rendszer azonnal be is léptet bennünket). 

Belépés

Ha csak a régi telefonkönyvben volt jogosultságunk, és semmilyen honlaphoz nem volt még betekintő jogosultságunk se, akkor a régi azonosítókkal itt is be tudunk majd lépni. A megjelenő bejelentkezési űrlapon adjuk meg a Semmelweis Honlaprendszerhez használt emailcímünket és régi jelszót. (Ha akarjuk, jelölhetjük a böngésző által felkínált az „Emlékezzen rám” kapcsolót, ezzel egy ideig az éppen használt számítógépen nem fog újra bejelentkezést kérni a rendszer.)

Új felhasználót az egység vezetője igényelhet a  honlap@semmelweis.hu címen.

2. Nyitólap felépítése

Az admin felület 4 fő részből áll:

  1. WordPress Admin menü (bal szélső függőleges oszlop és felső vékony vízszintes sáv, fekete háttérrel)
  2. Telefonkönyv fejléc (sötétkék háttér)
  3. Adminisztrációs felhasználói menü (a fehér munkaterület bal szélén)
  4. Munkaterület (fehér háttér, középen)
2.1 WordPress Admin menü

Alapesetben itt két menüpontot láthatunk:

  • Telefon Admin – az adminisztrációs program indítása
  • Adatlap – felhasználói adatlapunk, itt módosíthatjuk nevünket, emailcímünket, preferált színkombinációnkat, stb.)

Mivel erre a sávra nem nagyon van szükség, az oszlop alján található „Összezárás” gombbal minimális méretre csökkenthetjük ezt a szélső sávot, ilyenkor csak az ikonok látszanak, így több helyünk lesz a munkaterületen.

2.2 Fejléc

Az Admin felületen a szokásostól eltérő fejlécet használunk, a következő adatok olvashatók itt:

  • Egyetemi címer, az egyetem neve (a logóra kattintva a címoldalra jutunk vissza)
  • Felhasználónevünk
  • A használt adatbázis neve („usn”)
  • Segítség (link az admin felületet bemutató wiki oldalra)
2.3 Felhasználói menü

Alapesetben a felhasználói menü az alábbiak szerint épül fel:

  • Tartalom szerkesztése
    • Szervezeti egység adatai
    • Munkatársak
    • Csoportosítás
    • Telephelyek
  • Szervezeti egységeim
    • Szervezeti egységek, alegységek abc sorrendben, a-z-ig 

A menüben az aktuális szervezeti egység vastag betűvel kiemelve jelenik meg. 

2.4 Munkaterület

A képernyő nagy részét a munkaterület teszi ki. Induláskor itt jelenik meg a hozzáféréseink listája, alapesetben a „Helyi információk szerkesztője” jogosultság. A felhasználói menü választása alapján itt jelennek meg az adatlapok és listák.

3. Szervezeti egységeim

Ebben a szakaszban jelennek meg azok a szervezeti egységek, amelyhez hozzáférést kaptunk. Az egység nevére kattintva az adott egység kerül kiválasztásra és megjelenik a hozzá tartozó munkatársak listája.

Ha a szervezeti egységnek alegységei vannak, akkor a fő egység mellett megjelenik egy háromszög (), amelyre az egerünket ráhúzva egy nagyító ikon () jelenik meg. Ide kattintva lenyílik a fő egység és megjelennek az alá tartozó alegységek.

4. Szervezeti egység adatai

A csak olvasható adatokat a rendszergazda (szuperadmin) módosíthatja. Az adatokat módosítás után az „Adatok tárolása” gombbal menthetjük el.

Egység státusza (csak olvasható):  Szervezeti egység vagy Alegység lehet.
A szervezeti egység kezelője az egységhez tartozó alegységeket is kezelheti. Ha egy egység „szervezeti egység” státuszú, akkor az adatai megjelennek a telefonkönyvben is. 
Felettes szervezet (csak olvasható): A szervezeti hierarchiában az egység felettes szervezete. Ezt a Kommunikációs Igazgatóság tudja módosítani, a honlap@semmelweis.hu címre kell írni, ha helytelen az információ.
Gazdasági ügyintéző: A szervezeti egység gazdasági ügyintéző egysége és kijelölt ügyintézője. Az adat megjelenik a telefonkönyv lekérdezésben a szervezeti egység adatai között.
Egység neve: Név magyarul, angolul és németül. Ki kell tölteni, illetve javítani kell, ha módosul az egység neve. Ez jelenik meg a  központi idegennyelvű honlapokon.
Egység rövidítése: Az egység rövid neve, ha van. Nem jelenik meg, de a keresés használja a mezőt.
Egység egyéb neve: Gyakran használt egyéb (nem hivatalos) név, nem jelenik meg, de a keresés használja ezt a mezőt is.
Honlap címe: Az egység honlapjának webcíme. A https:// előzéket nem kell odaírni, kivéve, ha még a régi http:// prefixet használják. Ugyanez angol és német változatban is, ha van ilyen.
Cím (ir. szám, település, utca, házszám): Az egység fő telephelyének címe, csak a házszámig írva, emelet és ajtó nélkül! 
– cím kiegészítés (tömb, emelet, ajtó) A cím kiegészítése, ha szükséges.
Koordináták : A térképes megjelenítéshez szükséges koordináták. Ha nem tudjuk ezeket, akkor keressünk rá a Google Maps-ben, másoljuk ki a találat webcímét és a „Google Maps hivatkozás” gombra kattintva másoljuk be a megnyíló mezőbe, majd kattintsunk a „Koordináták aktualizálása” gombra.
Telefonszám (külső):
Külső (vezetékes) telefonszám +36 1 felvezetéssel célszerű megadni, hogy mobilról is könnyen hívható legyen.
Telefax (külső):
Külső (vezetékes) telefax szám +36 1 felvezetéssel, hogy vidékről és külföldről is könnyen használható legyen.
Belső telefonmellék:
Telefonmellék(ek) száma
Email cím:
Az egység központi emailcíme
Postacím:
Választhatóan vagy a központi, vagy saját, egyénileg megadott postacím
Alintézmények megjelenítése:
Kapcsoljuk be, ha a telefonkönyvben szeretnénk az alegységeket megjeleníteni 
Intézmény képe: Ha van kiválasztott kép, itt megjelenik. Új képet a „Választható képek” gombra kattintva tudunk kijelölni.
Egységhez kapcsolódó adatok (csak olvasható): A szerkeszthető adatok alatt a szuperadmin által megadott egyéb tájékoztató adatok láthatók:
– Szakmai felügyeletek
– Foglalkozás-egészségügyi adatok (kijelölt orvos neve, rendelő száma)

 

5. Munkatársak listája

A Munkatársak menüpontra kattintva a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó munkatársak listája látható, az alegységekkel együtt, az alábbi oszlopokkal:

  • Munkatárs neve – link a munkatárs adatlapjára
  • Alegység
  • Csoport
  • Telephely
  • Vezető – I.-V. szintű vezető, a telefonkönyv adatok lekérdezésénél a vezetők ebben a sorrendben jelennek meg
  • Módosítva – utolsó módosítás dátuma
  • Műveletek – szerkesztés, törlés

Az oszlopok felett levő „ Új adat” linkre kattintva egy új, üres munkatárs adatlapot nyithatunk meg.

5.1 Szűrés

Az oszlopok felett a munkatársak listája az alábbi eszközökkel szűrhető:

  • Szűrés mező – a beírt részszöveg alapján szűri a listát (kattintsunk a mellette levő keresés ikonra az indításhoz). A „Teljes lista” linkre kattintva a listát alaphelyzetbe állítja
  • ABC linkek – szűrés a név kezdőbetűje alapján
  • Csoport, Telephely – szűrés a csoport és/vagy telephely alapján (kattintsunk a sor végén levő  filter ikonra az indításhoz)

6. Munkatárs adatok

A munkatárs listában levő névre kattintva vagy új adatlapot nyitva az alábbi mezőket szerkeszthetjük:

Titulus: A név előtt szereplő előtag (többet is jelölhetünk).
Név: A munkatárs teljes neve, előtag nélkül. Az „Automatikus kitöltés” gombra kattintva a teljes név alapján kitölti a vezetéknév és keresztnév mezőket 
Vezetéknév: FONTOS: A vezetéknév és keresztnév nélkül nem lehet letárolni az adatlapot. A Dr. előtagot csak akkor kell ideírni, ha az asszonynévben a férjre utalóan szerepel!
Keresztnév: Többes keresztnév is lehet.
Tudományos fokozat: docens, professzor, PHD, stb.
Beosztás: magyar / angol / német nyelvű beosztás. A „Fordítás javaslat” gombra kattintva az adatbázisban már szereplő fordítások alapján kitölti az angol és német változatokat.
Csoport: Választható csoport (a csoportok listája a Csoportosítás menüpontban módosítható)
Egyetemi cím: Választható egyetemi cím (professor, rector, stb.)
Tartósan távol: Igen-Nem (igen esetén megjelenik a név mellett a munkatárs listában)
E-mail cím: Egyetemi emailcím, vesszővel elválasztva több megadható (privát címeket ne írjunk ide)
Telefonszám: Munkahelyi (vezetékes) telefonszám. Csak a számot lehet megadni egybefüggően. Több megadható, vesszővel elválasztva.
Mellék: Munkahelyi mellék száma
Fax: Munkahelyi telefax száma
Intézeti mobil 
(csak intraneten látható):
Munkahelyi mobilszám. Több megadható, vesszővel elválasztva. Nem írhatóak be ide az alatta felsorolt kezdetű mobilszámok.
Privát mobil 
(csak intraneten látható):
Privát mobilszám. Több megadható, vesszővel elválasztva.
Scholar honlap: https://scholar.semmelweis.hu/ utáni részt kell megadni.
Szoba: Emelet / szoba száma
Telephely: Választható telephely (a telephelyek listája a Telephelyek menüpontban módosítható)
Szervezeti egység vagy alegység vezetője: Itt állítható be, ha a munkatárs valamilyen vezető szerepet tölt be, így a munkatársak abc listájának az elejére kerül a munkatárs, a nevének félkövérítése mellett. Több vezetői szintet is megadhatunk, erre az I.-V. közötti jelölés közül választhatunk. Így pl. igazgató I., igazgatóhelyettes II, stb. Ha a vezető munkatárs egy csoport tagja (pl. X osztály), akkor a kilistázáskor a munkatárs a csoport abc listájának az elejére fog kerülni.
Kép feltöltése: A munkatárs arcképe jpg vagy png formátumban, mérete maximum 1 Mb. A feltöltés az adatok mentésével valósul meg.
MTMT azonosító: A doktori.hu adattárában levő azonosító.
Szakmai CV-k Magyar / angol /német nyelvű önéletrajzok feltöltése, amelyek megjelennek a telefonkönyv keresésénél a munkatárs adatlapján.

 

Az online telefonkönyvi adatokból egyszerűen elkészíthető a központi honlaprendszerben lévő  alhonlapunkra egy Munkatársak menüpont, amely automatikusan frissül, amikor a telefonkönyvi adatokat frissítik

7. Csoportosítás

Itt adhatjuk meg azokat a csoportokat, amelyekkel az egységen, alegységen belül további szempontok szerint sorolhatjuk be a munkatársakat. Az így kialakított csoportokat a munkatárs lekérdezések szűrésére használhatjuk fel, emellett ezeket a csoportokat az alegységeknél is felhasználhatjuk.

A csoportoknak magyar, angol és német nevet adhatunk meg (célszerű mind a hármat megadni, ha nincs valamelyik név megadva, akkor a magyar név jelenik meg). A program a kilistázáskor kiírja a csoportba tartozó munkatársak számát.

Új csoport hozzáadása – erre a gombra kattintva egy új üres sor jelenik meg, + jellel az elején, jelezve, hogy ez egy hozzáadott sor. Az új csoportot az „Adatok tárolása” gombra kattintva menthetjük el. A csoportban a munkatársak ABC sorrendben jelennek meg. A vezetői szintek beállításával ugyanakkor lehetőségünk van a vezetőket a lista elejére helyezni. A lista elején elfoglalt helyet a vezetői szintek sorrendje fogja meghatározni (I-V).

Törlés – csoport törlése akkor lehetséges, ha a munkatársak száma nulla. Ekkor a gombra kattintva a sor törlésre lesz kijelölve, amit szintén a tárolással véglegesíthetünk.

Sorrend beállítása – az ID (azonosító) mezőre húzva az egeret, a sort „megfogva” átállíthatjuk a csoportok sorrendjét. Ez a sorrend a munkatársak megjelenítésénél használható fel.

8. Telephelyek

A csoportokhoz teljesen hasonló a telephelyek listája, leszámítva, hogy itt nincsenek külön nyelvi változatok. A telephelyek listája a munkatárs adatlapon kerül felhasználásra, a szervezeti egység címe (telephelye) ettől független adat.

9. Műveletek

A munkatársakkal kapcsolatos műveleteket a Munkatársak menüpontban elérhető listán végezhetjük el. Első lépésben jelöljük ki a műveletben szereplő munkatársakat a sor elején levő négyzet kipipálásával (vagy a legfelső sor tetején levő négyzettel az összes munkatársat kijelölhetjük).

Ekkor megjelennek a munkatársak áthelyezését, csoportba, telephelybe sorolását lehetővé tevő mezők. 

Áthelyezés – az „Áthelyezési cél” lenyíló mezőből válasszuk ki, melyik egységbe akarjuk áthelyezni a kijelölt munkatársakat. Csak azokat az egységeket választhatjuk ki, amelyhez jogosultságunk van. 

Telephely  – a szervezeti egység cél kiválasztása után válasszuk ki a telephelyet (nem kötelező). Ha nem jelölünk ki ilyet, akkor nem változik a telephely.

Az áthelyezés befejezéséhez kattintsunk az „Áthelyezés” gombra.

Csoport beállítás – a munkatársak kijelölése után válasszuk ki a csoportot, majd kattintsunk a „Beállítás” gombra.