A Retain archív rendszer alapvető funkciója, hogy a Groupwise levelező rendszerben tárolt leveleket archiválás után sokkal biztonságosabb rendszerben kezeli, mintha a felhasználó a saját laptopján, gépén vagy bármilyen más adathordozón tárolná. Az archívum továbbra is a rendszer része marad, s a lenti megoldások segítségével egyszerűen elérhetővé válik minden felhasználó számára.
Felhasználók aktív Groupwise levelezőfiókjából az Informatikai Üzemeltetési és Hálózati Szabályzat, illetve az érvényben lévő utasításokban előírt időintervallumon túli levelek kerülnek archiválásra.
Az ennél régebbi levelek automatikusan átkerülnek az archív rendszerbe napi rendszerességgel. Ezt követően ezek a levelek csak a Retain-ben lesznek elérhetők az intranetről, ami azt jelenti, hogy az egyetemi hálózaton kívülről csak VPN-el lehet elérni az archívumot.
Az archiválás központilag kezelt, így a felhasználónak további tevékenység elvégzésére nincs szüksége, az automatikus archiválás során az adatok ütemezetten minden nap átkerülnek az archív felületre.
1. Retain elérése Webmail- en– a legegyszerűbb, ezt ajánljuk
A webes kliens https://mail.semmelweis-univ.hu/gw/webacc felületén bejelentkezve megjelenik egy új menüpont minden felhasználónak „Retain” néven. Erre kattintva megnyílik a Retain felület és láthatóak az archivált levelek, követve a mappaszerkezetet.
Egy másik lehetőség a Retain elérésére a felhasználó számítógépére telepített GroupWise kliensen keresztül nyílik. Az előző pontban leírtakkal azonos Retain-re mutat.
- Szükséges egy plusz program telepítése, mely fájl megtalálható a http://campus.semmelweis.hu/Retain/ mappában
Win32ClientArchivePlugin_2016.5.3.170.zip néven. - A telepítőt a klienst futtató gépen kell kitömöríteni egy tetszőleges mappába, majd futtatni a Retain.Archive.Plugin.2016.5.3.170.exe fájlt
- A telepítő indítása után a második „Next” után a Retain URL képernyőnél a következő url-t kell megadni ahogy a képen is látható:
https://gwarchiv.semmelweis-univ.hu/RetainServer/
A telepítés végeztével a kliens újraindítása után a jobb felső sarokban egy új menüpont jelenik meg „Open Retain Archiv” felirattal.
3. Így működik a Retain
Az előzőekben leírt két módszerrel ugyan oda jutunk, a Retain-be. A Retain NEM levelező rendszer. Elsődleges célja a levelek tárolása és a visszakereshetőség biztosítása.
3.1. Keresés
Itt lehetőség van szűrésre és az archivált levelek között keresésre. Az archív rendszer mappaszerkezettel együtt menti a leveleket, így leképezi a levelezőben definiált mappákat az archiválás során. Az archiválás központilag kezelt, így a felhasználónak további tevékenység elvégzésére nincs szüksége, az automatikus archiválás során az adatok ütemezetten minden nap átkerülnek az archív felületre.
A menüpontra kattintva mostani dátummal el lehet küldeni a kiválasztott üzenetet/üzeneteket a megfelelő címzetteknek. Ezzel akár megosztani, akár magunk számára vissza tudjuk küldeni az adott leveleket. Első lépésben ki kell jelölni a visszaküldendő levelet/leveleket, majd a következő képen látható ablak jelenik meg. Itt lehet megadni a címzettet, vagy vesszős listával akár több címzettet is. Az üzenet beérkezik a postafiókba, a tárgy mezőben szereplő szöveget egyedileg is lehet módosítani.
3.2. Exportálás
Az Exportáláls menüpontra kattintva lehetőség van pdf formátumban legenerálni az üzenetet, s ennek elkészültéről akár email értesítést is kérhetünk.
A menüsorban az „Exportált elemek” menüpontra kattintva elő lehet hozni az összes addig exportált levelet, s a mentés gombra kattintva a számítógépre lehet menteni azt.
A sikeres export elkészültéről megérkezik a levél is:
További ismertetők elérhetők: