Az egyetem munkatársai által beadott védőoltások száma - 2021. október 17.
403265 Összes oltás

T Á J É K O Z T A T Ó

az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek
2020. évi költségvetési év zárásával kapcsolatos pénzügyi feladatokról

Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti eljárásrend végrehajtását.

1. Átutalásos számlák kezelési rendje

A 2020. év zárásakor csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében az alábbiak betartását írom elő.

a. Előlegek utalása és elszámolása:

2020. december 15-ig kérhető előleg kiutalás, melyek végszámlával történő rendezésének határideje: 2020. december 21.
Eddig a dátumig valamennyi korábban kifizetett előleghez (díjbekérőhöz) tartozó végszámlát is be kell küldeni a Pénzügyi Igazgatóságra, a Pénzkezelési Szabályzatban előírt módon felszerelve.

b. Átutalások
 Pályázatok esetében, amelyek elszámolási határideje 2020. december 31. napja, a beigazolt számlák beküldési határideje: 2020. december 18.
 Devizában teljesítendő utalások vonatkozásában a beigazolt számlák beküldési határideje: 2020. december 16.
 Forintban teljesítendő utalások vonatkozásában a beigazolt számlák beküldési határideje: 2020. december 21.

A számlák 2020. évi utalásának feltétele az, hogy azok a megjelölt határidőkre, a Pénzkezelési Szabályzatban előírtaknak megfelelő, hiánytalan és hibátlan állapotban a Pénzügyi Igazgatóságra beérkeznek.
2020. december 31-ig minden 2020. évhez kapcsolódó megrendelést az SAP rendszerbe rögzíteni kell. 2021. február 12-ig csak azok a számlák dolgozhatók fel a 2020. évre, amelyek rendelkeznek 2020.12.31. napjáig létrehozott SAP megrendeléssel.
Abban az esetben, ha a számla beigazolása nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.

2. Nyitott megrendelés állomány

A nyitott megrendeléseket kérjük 2020. december 04-ig felülvizsgálni, a már teljesült, de a partner által még nem számlázott tételek esetében a számlát haladéktalanul be kell kérni a partnertől.
A 2020. évi fizetési határidejű számlákat 2020. évben ki kell fizetni, ezért kérem a beigazolt számlák haladéktalan megküldését a Pénzügyi Igazgatóságra, figyelembe véve a 1. pontban leírtakat.

3. Pénztári elszámolások év végi rendje

a. Ellátmányok elszámolása

Az ellátmányok elszámolását a Főpénztárba az alábbi ütemezés szerint kell beküldeni:

 A 0011, 0012, 0013, 0014, 0015, 136A, 154A, 167A, 192A, 208A, 209A, 224A, 268A számú házipénztáraknak és ellátmánykezelő helyeknek 2020. december 14-ig,
 Az előző pontban fel nem sorolt ellátmánykezelőknek 2020. december 04-ig.

A fel nem használt készpénzt legkésőbb 2020 december 17-én 10:00-ig kell a Főpénztárba befizetni, ezt követően a szervezeti egységeknél nem maradhat pénzeszköz.

A Főpénztárba a 2021. évi ellátmányigényeket a terhelendő költséghely és pénzügyi alap valamint az esetleges címletigény megjelölésével 2020. december 14-ig kérem megküldeni

b. Az eseti vásárlási előlegek elszámolása

A pénztárból elszámolásra kiadott eseti vásárlási előlegekkel legkésőbb 2020. december 04-ig el kell számolni. A 2020. december 04. napja után felmerült kiadásokra eseti előleg indokolt esetben igényelhető írásban a pénzügyi igazgatótól. Ezen előlegekkel a felvételt követő 3 munkanapon belül, de legkésőbb 2020. december 14-én 12 óráig kell elszámolni. Ezt követően a pénztárban kifizetés nem engedélyezett.

c. Készpénzben beszedett bevételek kezelése

A készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon be kell fizetni a Főpénztárba. A készpénzes bevételek befizetésének legvégső határideje: 2020. december 17-én 10 óra.
Ezt követően a készpénzben beszedett bevételek feladására kizárólag készpénz-átutalási megbízással kerülhet sor.
Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is.

4. 2020. évi teljesítésű vevői számlák kiállítása és bevételek kezelése

A 2020. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2021. január 08. napja (azon tételek, melyek esetében a számla dátuma és teljesítési határideje 2020. évi). Amennyiben a 2020. évi teljesítésű számla 2021. január 08-a után kerül kiállításra a gazdasági vezető koordinátor írásban igazoló jelentést köteles adni a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.

Az Egyetem nyilvántartásában az év végi zárást követően azonosítatlan bevétel nem maradhat, ennek érdekében kérem, fokozottan figyeljenek a számlázási határidők betartására.
Amennyiben az Egyetemhez számlahivatkozás nélküli bevétel érkezik, az ehhez tartozó számlát a Pénzügyi Igazgatóságtól kapott értesítéstől számított 24 órán belül ki kell állítani.

Budapest, 2020. november 25.

Üdvözlettel:                                                                                                                                                                      Baumgartnerné Holló Irén

131752_GFIPÜI_2020_zárlati körlevél