A tervek szerint 2017. január 1-től ütemezetten vezeti be a digitális iratkezelést az egyetem: a folyamat leghamarabb 2018. január 1-re fejeződhet be. A teljes körű digitális iratkezelést az év elején bevezetett új iratkezelési folyamatok még hatékonyabbá, gyorsabbá tétele, valamint a papírfelhasználás visszaszorításának a célja indokolja.
A Projekt Irányító Bizottság (PIB) ülésén elhangzott, hogy a tervezett ütemezés szerint 2017. január 1-től a Központi Érkeztető és Postázó megkezdi a beérkező és az iratkezelési szabályzat alapján bontható küldemények digitalizálását. Ezt követően az első negyedévben bevezetik a digitalizálást a központi szervezeti egységeknél és a dékáni hivatalokban, majd a második félévben a további szervezeti egységeknél. Ezzel párhuzamosan az év második felében sor kerül az elektronikus ügyiratozásra való áttérés előkészítésére. Ezáltal, várhatóan 2018 januárjára valósul meg az egész egyetemen a teljes körű digitalizálás és az elektronikus ügyiratozás bevezetése. Csak azoknál az iratoknál marad meg a papírok használata, ahol jogi vagy más sajátosságok miatt nincsen lehetőség a digitalizálásra.
A rendszer használatához elengedhetetlen, hogy a munkatársaknak stabil iratkezelési ismeretei legyenek, ezért az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság idén és jövőre kiemelten foglalkozik a rendszer működésének támogatásával és a felhasználók megszerzett tudásának az elmélyítésével. Ezzel összefüggésben visszamérik az iratkezelési gyakorlatot is. Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság az egyetem valamennyi iktatási helye részére összevontan fórumokat szervez a napi iratkezelésben esetlegesen nehézséget, problémát jelentő kérdések megismerése, a munkatársak munkájának megkönnyítése, a munkafolyamatok gördülékenyebbé válása érdekében. A fórumokon lehetősége nyílik a szervezeti egységeknek az egyedi munkafolyamataik során jelentkező kérdések közvetlen feltevésére és megvitatására.
Az iratkezelési ismeretek és a rendszer működésének stabilizálása érdekében az oktatások szervezése, személyes konzultációs lehetőségek biztosítása mellett a gyakorlati és elméleti ismeretek elsajátítására, elmélyítésére a munkatársak számára újabb lehetőség nyílik várhatóan ez év második félévétől az e-learning használatának bevezetésével.
A PIB ülésen elhangzott továbbá, hogy május elején módosult az Iratkezelési Szabályzat: frissült egyebek mellett az iktatóhelyek és a kézbesítési helyek listája, pontosították az Irattári tervet, valamint a nem bontandó küldemények körének meghatározását. A szabályzat módosítása leginkább az Irattári tervet érintette, amelyben a szervezeti egységek gyakorlati tapasztalati alapján 82 db új irattári tételt rögzítettek, ugyanakkor 35 fölösleges, illetve duplikáltan szereplő tételt vezettek ki belőle. 29 tételnél a megnevezés vagy őrzési idő változott. A módosítással a nem bontandó küldemények köre kiegészült az „egészségügyi adat” megjelölésű küldeményekkel, valamint a szabályzat rögzíti, hogy a tévesen felbontott küldeményeket minden esetben visszazártan kell kezelni.
Az elmúlt hónapok összegzése alapján a Központi Postázó január elejétől április végéig több mint 26 ezer küldemény érkeztetését végezte el, ami naponta átlagosan 313 db küldeményt jelent.
Visszatekintve az eddig történtekre: a Semmelweis Egyetemen egységes irat- és dokumentumkezelési rendszert vezettek be 2016. január 1-től. Ez magában foglalja az egyetemre érkező iratok, dokumentumok átvételét, beérkeztetését, azok megfelelő szervezeti egységhez történő továbbítását, valamint iktatását. Az egységes kezeléssel nyomon követhetővé váltak az egyes feladatok, azok státusza, a felelősök személye, továbbá biztosított az ugyanazon ügyben keletkezett iratok későbbi visszakereshetősége is. Az új rendszer biztosítja az egy ügyben keletkezett irat teljes életútjának nyomon követését, csökkentve az iratelvesztések kockázatát és elősegítve az iratok fellelhetőségét.
Az új iratkezelési szabályok részeként az addigi – szervezeti egységenként vezetett iktatókönyvek helyett – az egyetem egész szervezetére vonatkozóan egyetlen egységes iktatókönyvet kell használni a Poszeidon rendszer felületén. Az egy ügyben keletkező iratokat egy főszám alatt, alszámok alkalmazásával kell iktatni. Az iktatórendszerben a szervezeti egységek közötti iktatott levelezés, valamint iratátadások rögzítése is megtörténik.
A Poszeidon rendszerben a szervezeti egységek nevében csak az arra jogosultak iktathatnak – ők a projekt bevezetése keretében oktatásokon vettek részt. Az új rendszer biztosítja azt is, hogy egy adott irathoz csak az arra jogosult férhessen hozzá.
Az új rendszer bevezetésével átalakult az egyetem kézbesítési és postázási rendje: az egyetemnek jelenleg hivatalosan egy postai és egy postafiók címe van, minden levélküldeménynek ide kell érkeznie (1085 Budapest, Üllői út 26. vagy 1428 Budapest, Pf.2.). Ez nem vonatkozik a csomagokra, melyek továbbra is minden szervezeti egység a saját címére érkezhetnek, és a feladásukról is maguk gondoskodnak.
A központi címre érkező küldeményeket az új rendszerben a Központi Postázó veszi át, elvégzi azok szortírozását, bontását és érkeztetését, intézi a levélpostai küldemények postai feladását is. A beérkező küldeményeket az Egyetemi Körposta továbbítja a szervezeti egységeknek, illetve a munkatársaknak.
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
