T Á J É K O Z T A T Ó
az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek
2022. év zárásával kapcsolatos gazdálkodást érintő pénzügyi számviteli feladatokról
Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti ügyviteli rend betartását.
1. Átutalásos számlák kezelési rendje
A 2022. év zárásakor – a 2022. gazdasági évet érintően – csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében a követendő eljárási rendet kérem betartani:
a. Előlegek elszámolása
2022. december 15-ig valamennyi korábban kifizetett előleghez tartozó végszámlát be kell küldeni a Pénzügyi Igazgatóságra, amennyiben a teljesítés megtörtént.
b. Átutalások
Azon pályázatok esetében, amelyek pénzügyi elszámolási határideje 2022. december 31. napja, a beigazolt számlák beküldési határideje: 2022. december 15.
A 2023. január 9. napjáig fizetési határidőt tartalmazó számlákat legkésőbb 2022. december 16. napjáig a Pénzügyi Igazgatóságra beérkezően kell megküldeni. 2022. évben utolsó utalási nap a szállítói számlák tekintetében 2022. december 22. Amennyiben sürgős utalás válik szükségessé, azt külön kell jelezni reif.laszlone@semmelweis.hu e-mail címre.
A 2022. évi teljesítésű számlákat 2023. január 20. napjáig a Pénzügyi Igazgatóság részére meg kell küldeni. Ennek érdekében a szállítókkal fel kell venni a kapcsolatot a számla megküldése érdekében. Kiemelt figyelmet kell fordítani a folyamatos teljesítésű számlák kezelésére.
Abban az esetben, ha a számla beigazolása nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.
2. Nyitott megrendelés állomány
A nyitott megrendeléseket 2022. december 20-ig kell felülvizsgálni, a már teljesült, de nem számlázott tételek esetében a számlát haladéktalanul be kell kérni a partnertől.
2022. december 31-ig minden 2022. évi teljesítéshez kapcsolódó megrendelést az SAP rendszerbe rögzíteni kell.
3. Pénztári elszámolások év végi rendje
a. Készpénzben beszedett bevételek kezelése
A készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon (24 órán belül) be kell fizetni a Főpénztárba vagy az OTP Bank Nyrt. pénztáraiba. A készpénzes bevételek befizetésének legvégső határideje 2022. december 22. 10 óra. Ezt követően a készpénzben beszedett bevételek feladására készpénz-átutalási megbízással, vagy az OTP Bank Nyrt. pénztáraiba való befizetéssel kerülhet sor. Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is.
Az Igazgatási szünetre tekintettel a Főpénztár nyitvatartása változik, erről külön tájékoztató kerül kiadásra.
b. Házipénztárak, ellátmányok, előlegek év végi kezelési rendje
Az előleggel és az ellátmánnyal az alábbiak szerint kell elszámolni:
• egészségügyi területhez tartozó szervezeti egységek az elszámolásokat 2022. december 13. napjáig kötelesek leadni a Főpénztárban. Az elszámolással egyidejűleg következő ellátmány kiadásra kerül. Abban az esetben, ha az igazgatási szünet időtartamára a szervezeti egység nem tart igény az ellátmány összegére, azt külön jelezni szükséges.
• egyéb szervezeti egységek az elszámolást a Főpénztár részére 2022. december 15. napjáig bezárólag köteles megküldeni ellenőrzésre, a következő ellátmány kiadásának legkorábbi időpontja 2023. január 10. Amennyiben készpénzes beszerzés elengedhetetlenül szükséges válik a Főpénztár előleget ad ki előzetes kérelem alapján.
• a házipénztárak pénzkészletét nem kell befizetni a Főpénztárba, viszont az előleggel kapcsolatos elszámolást a fentiek szerint végre kell hajtani.
2022. december 31. napját megelőző utolsó pénztári napon a házipénztárak kötelesek pénztárjelentést készíteni, azt a pénztáros és pénztár ellenőr aláírásával ellátni, ezt követően eredeti példányt a Főpénztárba 2023. január 13. napjáig megküldeni.
c. Tárgyi letétek leltározása
Az átvett tárgyi letéteket 2022. december 31. fordulónapra leltározni kell.
A leltárfelvételről készült dokumentumokat eredeti papír alapú formában a megfelelő aláírásokkal ellátva 2023. január 13. napjáig kell a Főpénztárba megküldeni.
d. Szigorú számadású nyomtatványok
December 31.-i fordulónappal a pénztárak, ellátmánykezelő helyek a használatba nem vett szigorú számadású nyomtatványokról kötelesek leltárt készíteni az Egyetem Leltárkészítési és Leltárkezelési Szabályzata szerint. Az elkészített leltárt a Főpénztár részére 2022. január 15-ig kell megküldeni.
4. 2022. évi teljesítésű átutalásos vevői számlák kiállítása és a bevételek kezelése
A 2022. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2023. január 08. napja (minden olyan tétel esetében, amelyeknek a teljesítése 2022. december 31.-ig megtörtént). Amennyiben a 2022. évi teljesítésű számla 2023. január 08-a után kerül kiállításra, a szervezeti egység írásban igazoló jelentést köteles adni a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.
Budapest, 2022. december 10.
Tisztelettel: Baumgartnerné Holló Irén