Az új, egységes iratkezelési rendszer 2016 január 1-i bevezetésének részleteit az Iratkezelési Szabályzat rögzíti, melynek célja, hogy meghatározza a Semmelweis Egyetem iratkezelési, irattárazási rendjét és azok követelményeit, a munkatársak iratkezeléssel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit, valamint az eljárási szabályokat.
A szabályzat tartalmazza, hogy az egyetem szervezeti egységeihez érkezett, náluk keletkezett, vagy általuk továbbított iratokat hogyan kezeljék, őrizzék, selejtezzék, illetve a nem selejtezhető iratokat a levéltárnak átadják, olyan módon, hogy azok a későbbi használatra és tudományos kutatásra alkalmasak legyenek.
A szabályzat az egyetem valamennyi szervezeti egységére vonatkozik, és kiterjed az intézmény iratainak kezelésére, azaz meghatározza a beérkező, valamint a keletkezett papíralapú és elektronikus dokumentumok kezelésének egységes követelményeit. A szabályzat előírásait kell alkalmazni az egyetem szervezeti egységei által végzett valamennyi, irattal kapcsolatos ügyviteli tevékenységre, valamint minden ügyviteli folyamatára (küldemény átvétel, érkeztetés, postabontás, előzményezés, iktatás, irattári tételbe sorolás, szignálás, ügyintézés jóváhagyása, irattervezet készítése, kiadmányozás, expediálás, irattöbbszörözés, kézbesítés, irattárazás, betekintés, másolatkiadás, kölcsönzés, selejtezés, megsemmisítés, levéltárba adás).
A dokumentum ismerteti az elektronikus iratkezelési rendszer, a Poszeidon használatára vonatkozó általános szabályokat, továbbá az iratkezelési tevékenységet végzők feladatait. Külön pontban rögzíti a küldemények kezelésének szabályait, a kézbesítés menetét, az iktatás rendjét, az iratok továbbítását, az irattárazásra, valamint a selejtezésre vonatkozó szabályokat.
A szabályzatban megtalálható az a közel ötven fogalom is, melyek megismerése az iratkezelési folyamat eredményes alkalmazásához szükséges, a dokumentum mellékletei pedig tartalmazzák egyebek mellett a szükséges űrlapokat, a szervezeti egységek kódjait, az egyetemi körposta elosztási rendjét, illetve az önálló kézbesítési helyek jegyzékét.
A szabályzat elérhető Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság honlapján az alábbi linken. Az új iratkezelési rendszerrel kapcsolatos bármilyen jellegű kérdéssel az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatósághoz lehet fordulni. Az igazgatóság elérhetősége: igazgatas@semmelweis-univ.hu vagy a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján, az Iratkezelés almenüponton belül pedig elérhető a GYIK felület, amely folyamatosan frissül a beérkezett kérdésekkel és az azokra adott válaszokkal.
Tóth-Szabó Szilvia
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
