2016. január 1-jétől az egyetemen új iratkezelési szabályok lépnek életbe, melynek részleteit az erről szóló szabályzat rögzít. A változtatásra elsősorban azért volt szükség, mert az egyetem jelenlegi iratkezelési rendszere nem felel meg a jogszabályoknak, elavult, nem elég hatékony és pazarolja a papírt. A cikk a legfontosabb változásokról ad áttekintést. Január 1-től a Poszeidon rendszerben a szervezeti egységek nevében csak az arra feljogosított munkatársak rendelkeznek majd iktatási jogosultsággal. A szervezeti egység vezetői – mint a szervezeti egységük iratkezeléséért is felelős vezetők – jelölik ki azt a legalább két munkatársat, akik megkapják a jogosultságot (a jelenlegi iktatási jogosultságokat december 31-én visszavonják). Nekik kötelezően részt kell venniük az új, egységes iratkezelési rendszer alkalmazását ismertető oktatásokon, melyek már november eleje óta zajlanak az egyetemen. A Poszeidon rendszerben a szervezeti egység vezetője lesz az adatgazda, aki jogosult rendelkezni a feltöltött információk felett. A szervezeti egységek munkatársai az ő megbízása alapján tevékenykednek majd az iratkezelő rendszerben. A rendszerben több jogosultsági szint lesz, az egyes munkakörök számára szükséges jogosultságokkal. Az új iratkezelési szabályok részeként a jelenlegi – szervezeti egységenként vezetett iktatókönyvek helyett – az egyetem egész szervezetére vonatkozóan egyetlen egységes iktatókönyv kerül alkalmazásra a Poszeidon rendszer felületén.
Az iktatószámokat a rendszer – ahogyan az most is történik – automatikusan generálja, de megváltozik a jelenlegi formátum. Az egyes szervezeti egységek azon iratokat fogják látni a rendszerben, amelyekhez jogosultsággal rendelkeznek. Az új rendszerben az ügy gazdája az első iktatást végző szervezeti egység lesz. Az ügyben érintett további szervezeti egységek részére a hozzáférést az indító szervezeti egység feladata lesz megadni. Az egy ügyben keletkező iratokat egy főszám alatt, alszámok alkalmazásával kell iktatni. Egy ügyben természetesen több szervezeti egység is érintett lehet, ezért kiemelten fontos a szervezeti egységek közötti iktatott levelezés, valamint iratátadások rögzítése az iktatórendszerben. (A több évre elhúzódó ügyek esetében új évben, új főszámon fog az ügy folytatódni és a korábbi iktatószámokat az ügyhöz előzményként hozzá kell szerelni. Ezzel biztosítható az ügy nyomon követése.) A Poszeidon rendszer alkalmas az elektronikus formában keletkezett iratok rögzítésére is.
A papír alapú iratmennyiség csökkentése mellett az ügymenet egyszerűsítését is szolgálja, hogy január 1-jétől az egyetem belső levelezésében az iktatott elektronikus levél is hivatalosan elfogadottá válik az Iratkezelési szabályzat előírásai szerint. Az egyetem részére érkező levélpostai küldemények január 1-től a Központi Postázóba kerülnek, ott veszik át ezeket. A Központi Postázó az „SK” vagy „bizalmas” megjelöléssel érkező küldemények kivételével ki is bontja a leveleket. Valamennyi küldemény a Poszeidon rendszer használatával érkeztetésre kerül, majd az Egyetemi Körposta kézbesíti az elosztási pontokra, amelyeken keresztül mindenki megkapja a számára küldött külső és belső leveleket, illetve elküldheti a saját dokumentumait. A kimenő küldemények postai feladását szintén a Központi Postázó végzi, a Poszeidonban a feladó szervezeti egységek által rögzített adatokból generált elektronikus kézbesítőkönyv alkalmazásával.
Az új, egységes iratkezelési rendszerrel kapcsolatban nemcsak oktatás, hanem a folyamatos konzultáció lehetősége is rendelkezésre áll az egyetem munkatársai számára: https://semmelweis.hu/jogigfoig/iratkezeles/segitsegnyujtas/ Az egyetem egységes levelezési címe – minden szervezeti egységre vonatkozóan – 2016. január 1-től: 1085, Budapest Üllői út 26.; 1428 Budapest, Pf.2.
Tóth-Szabó Szilvia
Fotó: Kovács Attila – Semmelweis Egyetem
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
