Már elérhetők az egyetemi honlapon az új, egységes iratkezelési rendszer bevezetésével kapcsolatos információk és tájékoztatók. Az erről szóló menüpont a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján belül található és csak az egyetem belső hálózatából látható: https://semmelweis.hu/jogigfoig/iratkezeles.
Az egyetemi munkatársak nemcsak az internetes oldalon kaphatnak tájékoztatást a projektről, hanem közvetlen emailt is küldött nekik dr. Szél Ágoston rektor, illetve dr. Szász Károly kancellár. A levélben a projektre vonatkozó információk mellett azt kérték, hogy mindenki támogassa az átalakítást.
A projekt irányító bizottságának november 9-i ülésén elhangzott, hogy Márton Noémi projektmenedzser végigjárta a dékáni hivatalokat, illetve egyeztetett a Doktori Iskola titkárságával is az iratkezelés tervezett változásairól. Az esetlegesen felmerülő sajátosságok miatt külön egyeztető fórum jön létre ezen szervezeti egységek részvételével. További egyeztetések lesznek klinikaigazgatókkal, az intézetigazgatókkal és a tömbigazgatóságokkal is annak érdekében, hogy a szervezeti egységek vezetői is részletes tájékoztatást kapjanak az iratkezelési rendszer várható változásairól.
A bizottság elfogadta, hogy 2016 január 1-től egységes iktatókönyvet vezetnek be az egyetemen, a szervezeti egységek nevében pedig csak az arra feljogosított munkatársak rendelkeznek majd iktatási jogosultsággal a Poszeidon rendszerben. A kijelölt felhasználók számára oktatást szerveznek, mely két részből áll majd: az elsőben áttekintik és felfrissítik az iratkezeléssel kapcsolatos általános ismereteket, a másodikban pedig a Poszeidon iratkezelési rendszer használatával kapcsolatos újdonságokkal ismertetik meg a résztvevőket. Az oktatások november 11-től folyamatosan indulnak.
Az iktatás mellett a hatékony belső postázás érdekében átalakul a körposta jelenlegi rendszere is. Az egyetemi körposta az intézmény belső iratforgalmát és egyéb hivatalos jellegű küldemények továbbítását végzi. A központi postázó a beérkező küldemények és a szervezeti egységek közötti küldemények esetében központi elosztó funkciót lát majd el. Levélpostai küldeményeket kizárólag a központi postázón keresztül lehet feladni és a szervezeti egységeknek kötelező lesz használni ezt a rendszert. A változások eredményeként a küldemények gyors (napon belüli vagy a délután feladott küldemények esetében másnap délelőtti) célba juttatása is megoldható lesz. A változásokkal összefüggésben – a kibővített feladatkör miatt – a központi postázó több lépcsőben új, végleges helyre költözik. Az ezzel kapcsolatos átszervezési és tervezési folyamatokat már elindította a Műszaki Főigazgatóság – derült ki a PIB ülésén.
Tóth-Szabó Szilvia
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
