TÁJÉKOZTATÓ
az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek
2024. év zárásával kapcsolatos gazdálkodást érintő pénzügyi-számviteli feladatokról
Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti ügyviteli rend betartását.
- Átutalásos számlák kezelési rendje
A 2024. év zárásakor – a 2024. gazdasági évet érintően – csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében a követendő eljárási rendet kérem betartani.
a, Előlegek elszámolása
2024. december 13-ig valamennyi korábban kifizetett előleghez tartozó előlegszámlát, valamint amennyiben a teljesítés megtörtént végszámlát be kell küldeni a Pénzügyi Igazgatóságra.
b, Átutalások
Azon pályázatok esetében, amelyek pénzügyi elszámolási határideje 2024. december 31. napja, a beigazolt számlák beküldési határideje: 2024. december 18.
A 2025. január 6. napjáig fizetési határidőt tartalmazó számlákat legkésőbb 2024. december 16. napjáig a Pénzügyi Igazgatóságra beérkezően kell megküldeni. 2024. évben utolsó utalási nap a szállítói számlák tekintetében 2024. december 20. Amennyiben ezt követően sürgős utalás válik szükségessé, azt külön kell jelezni reif.laszlone@semmelweis.hu e-mail címre.
A 2024. évi teljesítésű számlákat legkésőbb 2025. január 13. napjáig a Pénzügyi Igazgatóság részére meg kell küldeni. Ennek érdekében a szállítókkal fel kell venni a kapcsolatot a számla megküldése érdekében. Kiemelt figyelmet kell fordítani a folyamatos teljesítésű számlák kezelésére.
- Nyitott megrendelés állomány
A nyitott megrendeléseket 2024. december 10-ig kell felülvizsgálni, a már teljesült, de nem számlázott tételek esetében a számlát haladéktalanul be kell kérni a partnertől.
2024. december 31-ig minden 2024. évi teljesítéshez kapcsolódó megrendelést az SAP rendszerbe rögzíteni kell.
- Pénztári elszámolások év végi rendje
a, Készpénzben beszedett bevételek kezelése
A készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon (24 órán belül) be kell fizetni a Főpénztárba vagy az OTP Bank Nyrt. pénztáraiba. A készpénzben beszedett bevételek feladására a Főpénztári nyitvatartáson kívül készpénz-átutalási megbízással, vagy az OTP Bank Nyrt. pénztáraiba való befizetéssel kerülhet sor. Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is.
A napi bevételi pénzforgalomról a házipénztárat működtető, valamint a pénztárgépet használó szervezeti egységek a bevételt alátámasztó bizonylatokat és azokról készített összesítő jegyzéket a bevetelicsoport.penzugy@semmelweis.hu e-mail címre kötelesek megküldeni a tárgynapot követő munkanapon.
A Főpénztár év végi nyitva tartási rendje változik, erről külön tájékoztató kerül kiadásra.
b, Házipénztárak, ellátmányok, előlegek év végi kezelési rendje
Az előleggel és az ellátmánnyal az alábbiak szerint kell elszámolni:
- Egészségügyi területhez tartozó szervezeti egységek az elszámolásokat 2024. december 12. napjáig kötelesek leadni a Főpénztárban. Az elszámolással egyidejűleg következő ellátmány kiadásra kerül. Abban az esetben, ha az év végi szabadságolás időtartamára a szervezeti egység nem tart igényt az ellátmány összegére, azt külön jelezni szükséges.
- Egyéb szervezeti egységek az elszámolást a Főpénztár részére 2024. december 16. napjáig bezárólag köteles megküldeni ellenőrzésre, a következő ellátmány kiadásának legkorábbi időpontja 2025. január 08. Amennyiben készpénzes beszerzés elengedhetetlenül szükséges válik a Főpénztár előleget ad ki előzetes kérelem alapján, melyet Reif Lászlóné Pénzügyi Igazgató részére kell megküldeni.
- A házipénztárak pénzkészletét nem kell befizetni a Főpénztárba, viszont az előleggel kapcsolatos elszámolást a fentiek szerint végre kell hajtani.
2024. december 31. napját megelőző utolsó pénztári napon a házipénztárak kötelesek pénztárjelentést készíteni, azt a pénztáros és pénztár ellenőr aláírásával ellátni, ezt követően eredeti példányt a Főpénztárba 2025. január 10. napjáig megküldeni.
Felhívom a figyelmet, hogy 2024. évi készpénzre történő beszerzések előlegek elszámolásait 2025. január 10. napjáig be kell nyújtani a Főpénztár részére.
c, Tárgyi letétek leltározása
Az átvett tárgyi letéteket 2024. december 31. fordulónapra leltározni kell.
A leltárfelvételről készült dokumentumokat eredeti papír alapú formában a megfelelő aláírásokkal ellátva 2025. január 10. napjáig kell a Főpénztárba megküldeni.
d, Szigorú számadású nyomtatványok
December 31.-i fordulónappal a pénztárak, ellátmánykezelő helyek a használatba nem vett szigorú számadású nyomtatványokról kötelesek leltárt készíteni az Egyetem Leltárkészítési és Leltárkezelési Szabályzata szerint. Az elkészített leltárt a Főpénztár részére 2025. január 10-ig kell megküldeni.
- 2024. évi teljesítésű vevői számlák kiállítása és a bevételek kezelése
A 2024. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2024. december 31. napja (minden olyan tétel esetében, amelyeknek a teljesítése 2024. december 31.-ig megtörtént). Amennyiben a 2024. évi teljesítésű számla 2025. január 8-a után kerül kiállításra, a szervezeti egység írásban igazoló jelentést köteles adni a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.
- Adományok, ajándékok, idegen tulajdonú eszközök kezelése
Az adományok, ajándékok elfogadásának rendjéről szóló szabályzat 2.4.7. pontja tartalmazza az ajándék eszköz, az ingatlanon végzett beruházás, felújítás nyilvántartásba vételének rendjét. A szabályzat rendelkezése alapján kérem a IV. negyedéves önrovancsolási jelentés elkészítését és Pénzügyi Igazgatóság részére való megküldését 2025.január 16-ig.
Az idegen tulajdonú eszközökről állományában bekövetkezett változásról a dokumentumokat szintén 2025. január 16-ig kérjük megküldeni.
Kérem a fentiek betartását az év zárásával kapcsolatos, gazdálkodást érintő pénzügyi-számviteli feladatok zökkenőmentes lebonyolítása érdekében!
2024. év zárással kapcsolatos gazdálkodást érintő pénzügyi-számviteli feladatok tájékoztató
Budapest, 2024. november 25.
Köszönettel és tisztelettel:
Ádám Éva
Pénzügyi és Vagyongazdálkodási főigazgató
Kapcsolódó melléklet: