- sz. T Á J É K O Z T A T Ó
az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek a
- év zárásával kapcsolatos gazdálkodást érintő pénzügyi-számviteli feladatokról
A 2021. év pénzügyi zárlati feladataival kapcsolatban – ismételten felhívva a figyelmet a 2021. 12. 10-i első tájékoztatóra – kérem az alábbiak maradéktalan betartását.
- Kimenő számlák kiállítása
A 2021. évben teljesített szolgáltatások, értékesítések számlázásának a teljesítést követő nyolc napon belül meg kell történnie. Felhívom az érintett szakterületek figyelmét, hogy ahol ez a mai napig nem történt meg teljes körűen, azt haladéktalanul pótolják.
Külön figyelmet kell fordítani az időszakos ügyletekre vonatkozó (folyamatos teljesítésű) számlák kiállítására (pl. parkolás, helyiség vagy eszköz bérleti díjak, folyamatos egészségügyi szolgáltatások, közüzemi díjak stb.). A kiállításhoz segítséget nyújthatnak a következő linken elérhető tájékoztatók:
https://semmelweis.hu/informatika/sap/felhseged/#sd
Felhívom a figyelmet, hogy a 2021. évi teljesítésű számlák kiállításánál a „Szolgáltatás létrehozásának dátuma”, valamint a „Számladátum” mezőbe 2021-es dátumok megadása szükséges.
A kimenő számlák esetében a számlák sorszámozása folyamatos, azaz a 2022-es év nem indul új sorszámmal.
- Megrendelések kezelése
A partner által még nem számlázott tételek esetében a hiányzó számlákat haladéktalanul be kell kérni. A számlák bekéréséért és a beérkezés ellenőrzéséért a megrendelő szervezeti egység vezető gazdasági koordinátora felelős.
A 2021. évben rögzített, de 2022. évre iktatott számlák esetében az iktatással párhuzamosan a Pénzügyi Igazgatóság az illetékes szervezeti egységtől bekéri a megrendelés iktatószámát, melyet heti két alkalommal megküld a Kontrolling Igazgatóság részére átforgatás céljából. Kizárólag azok a megrendelések kerülnek átforgatásra, amelyekhez számla érkezik.
- Szállítói számlák iktatása
A 2021. évben fizikailag teljesült szolgáltatásokkal és áruszállításokkal kapcsolatos számlák feldolgozásának feltétele, hogy rendelkezzenek az SAP-ban 2021-ben rögzített megrendeléssel.
A számlák befogadásának, iktatásának határideje 2022. 02. 11.
Tekintettel arra, hogy az év zárásakor kizárólag könyvelt státuszú számla maradhat a rendszerben, a 2021. évi teljesítésű számlák beigazolását soron kívül, az iktatást követő 2 munkanapon belül el kell végezni és a számlát könyvelésre be kell küldeni.
A számlák beigazolásának legvégső határideje: 2022. 02. 16.
A számlák Pénzügyi Igazgatóságra történő beérkezésének legvégső határideje: 2022. 02. 17.
- Átutalásos szállítói számlák kezelése
Az átutalásos szállítói számlák iktatása párhuzamosan történik a 2021. és 2022. gazdasági évre az alábbi elv alapján.
A számviteli teljesítés az áruszállítás vagy a szolgáltatás valós teljesítési dátuma, amely nem minden esetben egyezik meg a számla fejrészében kötelezően szereplő (ÁFA) teljesítési dátummal. A számviteli teljesítési dátum a tényleges teljesítési időszak utolsó napja (pl. egy 2021. december havi bérleti díj esetén, 2021. 12. 31, egy 2021. 11. 30 – 2022. 02. 28-ig tartó biztosítási számla esetén 2022. 02. 28.).
A számlák kiállítási dátuma valamint tényleges teljesítési dátuma szerinti helyes besorolás rendje:
a.) 2021-ben kiállított folyamatos teljesítésű számlák, melyek tényleges számviteli teljesítési időszakának kezdete 2022. 01. 01. vagy azt követő nap:
- évre kell iktatni, igazolni, könyvelni. Megrendelésben 2021-es szállítási és könyvelési dátumot kell megadni.
b.) 2021-ben kiállított, mindkét évet érintő teljesítésű számlák (pl. 2021. 12. 18 – 2022. 01. 17, 2021. 12. 01 – 2023. 11. 30.):
- évre kell iktatni, igazolni, könyvelni. Megrendelésben 2021-es szállítási és könyvelési dátumot kell megadni.
c.) 2022-ben kiállított, nem folyamatos teljesítésű számlák, melyek tényleges számviteli teljesítési időszaka legkésőbb 2021. 12. 31-ig szól:
- évre kell iktatni, igazolni, könyvelni. Megrendelésben 2021-es szállítási és könyvelési dátumot kell megadni.
d.) 2022-ben kiállított, folyamatos teljesítésű számlák, melyek tényleges számviteli teljesítési időszaka legkésőbb 2021. 12. 31-ig szól:
- évre kell iktatni, igazolni, könyvelni. Megrendelésben 2021-es szállítási és könyvelési dátumot kell megadni.
e.) 2022-ben kiállított, mindkét évet érintő számlák (pl. 2021. 12. 18 – 2022. 01. 17, 2021. 12. 01 – 2023. 11. 30.):
- évre kell iktatni, igazolni, könyvelni. Megrendelésben 2022-es szállítási és könyvelési dátumot kell megadni.
- Devizás számlák megrendelésének rögzítése
A várhatóan devizában érkező számlák esetében a SAP megrendelést eredeti (idegen) devizanemben kell rögzíteni. Az árfolyamváltozás függvényében a forintban rendelkezésre álló keretet is biztosítani szükséges.
Budapest, 2022. január 14.
Baumgartnerné Holló Irén
Tájékozató zárási feladatokról_220111_1
Tájékoztató zárási feladatokról