T Á J É K O Z T A T Ó
az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek a 2021.évi költségvetési év zárásával kapcsolatos gazdálkodást érintő pénzügyi számviteli feladatokról
Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti ügyviteli rend betartását.
- Átutalásos számlák kezelési rendje
A 2021. év zárásakor – a 2021. gazdasági évet érintően – csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében a követendő eljárási rend:
- Előlegek elszámolása
2021. december 23-ig valamennyi korábban kifizetett előleghez tartozó végszámlát be kell küldeni amennyiben a teljesítés megtörtént, a Pénzügyi Igazgatóságra, a Pénzkezelési Szabályzatban előírt módon felszerelve. - Átutalások
Azon pályázatok esetében, amelyek pénzügyi elszámolási határideje 2021. december 31. napja, a beigazolt számlák beküldési határideje: 2021. december 20.A 2021. évi fizetési határidejű számlákat 2021. évben ki kell fizetni, ezért kérem a beigazolt számlák haladéktalan megküldését a Pénzügyi Igazgatóságra.
A számlák határidőben történő utalásának feltétele, hogy azok a fizetési határidő lejárta előtt 3 nappal bekerüljenek az Igazgatóságra, a Pénzkezelési Szabályzatban előírtaknak megfelelő, hiánytalan és hibátlan állapotban.
Abban az esetben, ha a számla beigazolása nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.
- Nyitott megrendelés állomány
A nyitott megrendeléseket kérjük 2021. december 20-ig felülvizsgálni, a már teljesült, de a partner által még nem számlázott tételek esetében a számlát haladéktalanul be kell kérni a partnertől.
- december 31-ig minden 2021. évi teljesítéshez kapcsolódó megrendelést az SAP rendszerbe rögzíteni kell.
- Pénztári elszámolások év végi rendje
- Készpénzben beszedett bevételek kezelése
A készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon (24 órán belül) be kell fizetni a Főpénztárba vagy az OTP Bank Nyrt. pénztáraiba. A készpénzes bevételek befizetésének legvégső határideje 2021. december 31. 10 óra. Ezt követően a készpénzben beszedett bevételek feladására kizárólag készpénz-átutalási megbízással kerülhet sor. Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is. - Házipénztárak év végi zárása
2021. december 31. napján a házipénztárak kötelesek pénztárjelentést készíteni azt a pénztáros és pénztár ellenőr aláírásával ellátni, ezt követően eredeti példányt a Főpénztárba 2022. január 7. napjáig megküldeni. - Tárgyi letétek leltározása
Az átvett tárgyi letéteket 2021. december 31. fordulónapra leltározni kell.
A leltárfelvételről készült dokumentumokat eredeti papír alapú formában a megfelelő aláírásokkal ellátva 2022. január 7. napjáig kell a Főpénztárba megküldeni.
- 2021. évi teljesítésű átutalásos vevői számlák kiállítása és a bevételek kezelése
A 2021. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2022. január 08. napja (minden olyan tétel esetében, amelyeknek a teljesítése 2021. december 31.-ig megtörtént). Amennyiben a 2021. évi teljesítésű számla 2022. január 08-a után kerül kiállításra a szervezeti egység írásban igazoló jelentést köteles adni a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.
- Mérleg alátámasztása leltárral
A 2021. december 31-i fordulónapra vonatkozó mérleget leltárral kötelező alátámasztani.
- Készletek
A leltár a készletek vonatkozásában az elfogadott leltározási ütemterv alapján, a szervezeti egységekkel való előzetes egyeztetés alapján kerül végrehajtásra. - Házipénztárak és tárgyi letétek
A házipénztárak és a tárgyi letétek leltározását a 3. pont b) és c) bekezdése alapján kell megvalósítani. - Szigorú számadású nyomtatványok
December 31.-i fordulónappal a pénztárak, ellátmánykezelő helyek a használatba nem vett szigorú számadású nyomtatványokról kötelesek leltárt készíteni az Egyetem Leltárkészítési és Leltárkezelési Szabályzata szerint. Az elkészített leltárt a Főpénztár részére 2022. január 15-ig kell megküldeni.
Budapest, 2021. december 10.
Tisztelettel: Baumgartnerné Holló Irén gazdasági főigazgató