Nyitólap / Hírek /

Összefoglaló tájékoztató, Iktsz: 74181/GFIPÜI/2021

Közzétette: schenkmarianna

ÖSSZEFOGLALÓ TÁJÉKOZTATÓ

 

az Egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek a 2021. július 31-i zárással kapcsolatos pénzügyi feladatokról

 

A modellváltással kapcsolatos pénzügyi feladatok egyes témaköreiben az elmúlt hetekben a Pénzügyi Igazgatóság részéről több tájékoztató került kiadásra. Az azokban rögzített leglényegesebb feladatokat, határidőket az alábbiakban foglalom össze és egyben nyomatékosan felhívom minden érintett munkatárs figyelmét azok maradéktalan betartására.

 

  1. Szállítói számlák kezelése
    1. Szállítói megrendeléseket a jelenlegi SAP rendszerben 2021. július 31. vagy azt megelőző időszakú teljesítési időpont esetén szükséges rögzíteni. Az ezekhez a teljesítésekhez kapcsolódó számlák iktatása, igazolása, könyvelése a jelenlegi SAP rendszerben történik. Ha a megrendelés rögzítése valamilyen oknál fogva nem lehetséges (pl. keret hiánya), a szervezeti egységnek a keretet 24 órán belül meg kell igényelnie.
      Azok a számlák, melyeknek szakmai, fizikai teljesítése 2021. július 31 utáni, az új SAP rendszerben kerülnek feldolgozásra.
    2. A folyamatos teljesítésű számlák hiánytalan meglétét az SAP-ban ellenőrizni kell. Ha hiányzik számla, annak bekéréséről 24 órán belül gondoskodni szükséges.
    3. A teljesült, de még nem számlázott gazdasági eseményekhez kapcsolódó számlákat a szállítónak az Áfa törvény által előírt határidőn belül ki kell állítania, azokat be kell kérni a szállítótól.
    4. A díjbekérőkhöz, előlegekhez kapcsolódó végszámlákat 2021. július 26. napjáig a Pénzügyi Igazgatóságra be kell juttatni.
    5. Az igazolt számlákat és a nem számla alapján történő kifizetési kérelmeket 2021. július 26. napjáig hiánytalanul, a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírt formában és tartalommal a Pénzügyi Igazgatóságra be kell küldeni.
    6. A devizaszámlák terhére utalást 2021. július 27-én, a forintszámlák terhére 2021. július 29-én indít utoljára a Pénzügyi Igazgatóság. 2021. augusztus 1. napjától az új bankszámlaszámok lépnek életbe, melyekről likviditás függvényében a kifizetés folyamatos.
  2.  

 

  1. A 2021. július 31-e után kiállított szállítói számlák befogadásával kapcsolatos tudnivalók
    1. Abban az esetben, ha a szakmai, fizikai teljesítés 2021. július 31. vagy annál korábbi időszakra vonatkozik, úgy a szállítónak a számlát az Egyetem jelenlegi adószámával kell legkésőbb 2021. augusztus 20-ig kiállítani és megküldeni, hogy azt intézményünk a záró beszámolóban szerepeltetni tudja.
    2. Abban az esetben, ha a szakmai, fizikai teljesítés 2021. augusztus 1. vagy azt követő időszakra vonatkozik, a számlát az új gazdálkodási formában működő Egyetem adatainak megfelelően kell kiállítani és megküldeni részünkre. Az új adószámot 2021. augusztus 1. napján kapja meg az Egyetem, ezt az információt ezt követően mindenki számára közzétesszük.
  1.  

A 2021. augusztus 1-jét megelőző fizikai teljesítésű számlák (a jelenlegi rendszerben iktatott) iktatásának utolsó napja 2021. augusztus 31. Ezeket beigazolva, a Pénzkezelési Szabályzat szerinti mellékletekkel felszerelve, hiánytalanul, 2021. szeptember 6. napjáig kell eljuttatni a Pénzügyi Igazgatóságra. A jelenlegi SAP rendszerben iktatott illetve igazolt státuszú számla nem maradhat.

 

  1. Csekkek, pénztárgépek kezelése
    1. július 31-én az Egyetem jelenlegi adószáma megszűnik, a pénztárgépek ezután csak az új adószámmal használhatók. Az új adószámmal kapcsolatban a Pénzügyi Igazgatóság leghamarabb 2021. augusztus 1-én ad tájékoztatást, ezután a szervezeti egységnek el kell végeztetnie az átállítást, a pénztárgépek csak ezután vehetők használatba.
    2. Az Egyetem által használt automaták átállítása és újbóli használatba vétele a pénztárgépekkel megegyező.
  1.  

 

  1. Lejárt vevőkövetelések kezelése

A fizetési határidő lejártát követő 15 napon belül kötelező a fizetési emlékeztető kiküldése (Követeléskezelési szabályzat szerint). A lejárt követeléseket a rendelkezésre álló teljeskörű dokumentációval együtt 2021. július 31. napjáig meg kell küldeni a Pénzügyi Igazgatóságra további intézkedés megtétele céljából.

 

  1. Kimenő számlák

Minden, 2021. július 31-ig teljesített szolgáltatásról, termékértékesítésről a számlát legkésőbb 2021. augusztus 8. napjáig ki kell állítani. Ezt követően a jelenlegi SAP rendszerben a számlakiállítás lehetősége megszűntetésre kerül. Ahol ez nem történik meg, a szervezeti egység 2021. szeptember 15-ig köteles a Pénzügyi Igazgató részére igazoló jelentést küldeni.

 

Amennyiben 2021. augusztus 8. napját követően 2021. augusztus 1. napját megelőző teljesítésű számlát kell kiállítani, azt az új rendszerben a 2021. augusztus 1-től hatályos adószámra kell elkészíteni. A megjegyzés rovatban minden esetben hivatkozni kell a teljesítés időszakában hatályos adószámra.

 

Ezek a számlák a NAV online rendszerében nem kerülnek automatikusan betöltésre, ezért azt a kiállítás napján a Pénzügyi Igazgatóság titkarsag.penzugy@semmelweis-univ.hu mailcímére meg kell küldeni.

 

  1. Pénztári elszámolások
    1. A készpénzellátmány elszámolásának határideje 2021. július 22. volt. A maradvány Főpénztárba történő befizetésének határideje 2021. július 28. A modellváltás dátumát megelőző és azt követő néhány napban készpénz nem fog rendelkezésre állni. Ez alól a váltópénz kivételt képez.
    2. Az eseti vásárlási előlegek elszámolásának határideje 2021. július 21. volt. A 2021. július 21. napja után felmerülő kiadásokra eseti előleg írásban igényelhető a Pénzügyi Igazgatónál. Ennek elszámolási határideje 2021. július 26.
      A mosógépek bevételeinek Főpénztárba történő befizetésének határideje 2021. július 21. volt. Kérem, akik ezt nem tették meg, haladéktalanul pótolják.
      A parkolóautomaták bevételeinek Főpénztárba történő befizetésének határideje 2021. július 29.
    3. Készpénzben beszedett bevételeket legkésőbb egy munkanapon belül be kell fizetni a Főpénztárba. Utolsó határidő 2021. július 29. (Patikáknál 2021. július 30. reggel 8:30 óra.).
    4. A tárgyi letéteket 2021. július 31. nappal leltározni kell. A leltárjegyzőkönyvek Pénzügyi Igazgatóságra történő megküldésének határideje 2021. augusztus 15.
    5. A számla- és nyugtatömböket 2021. július 31. napjával le kell zárni és a Pénzügyi Igazgatóság részére jegyzék kíséretében megküldeni. Az üres kiadási és bevételi tömbök 2021. augusztus 1-től használhatóak.
    6. A 2021. augusztusra vonatkozó ellátmányigények Pénzügyi Igazgatóságra történő megküldésének határideje 2021. július 21. volt. Kérem, akik ezt még nem tették meg, haladéktalanul pótolják.

 

  1. Raktárak kezelése

A raktárak esetében minden, 2021. augusztus 1-jét megelőző áru- és készletbeérkezést haladéktalanul, de legkésőbb 2021. augusztus 3. napjáig rögzíteni kell.

A raktárakból árukészlet kivételezése a jelenlegi SAP rendszer használatával 2021. július 31. napjáig engedélyezett. Ezt követően az új rendszerbe történő készletmigrációig kézi bizonylatokkal kell a készletkiadást igazolni, melyet a migrációt követően rögzíteni szükséges. A migráció tervezett időpontja 2021. augusztus 5.

 

Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdés merül fel, kérem, forduljanak a Pénzügyi Igazgatóság illetékes munkatársaihoz.

 

Budapest, 2021. július 26.

Reif Lászlóné                                                                                                                                            Pénzügyi igazgató

Összefoglaló tájékoztató a modellváltás zárásával kapcsolatban

Összefoglaló tájékoztató a modellváltás zárásával kapcsolatban_PDF