T Á J É K O Z T A T Ó
az egyetem szervezeti egységei vezetőinek és a gazdasági ügyekért felelős vezetőinek
2019. évi költségvetési év zárásával kapcsolatos pénzügyi feladatokról
Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti eljárásrend végrehajtását.
1. Átutalásos számlák kezelési rendje
A 2019. év zárásakor csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében az alábbiak betartását írom elő.
a. Előlegek utalása és elszámolása:
2019. december 13-ig kérhető előleg kiutalás.
Végszámlával történő rendezésének határideje 2019. december 18.
b. Átutalások
– Pályázatok amelyek elszámolási határideje 2019. december 31., a beigazolt számlák beküldési határideje – 2019. december 19.
– Devizában teljesítendő utalások vonatkozásában a beigazolt számlák beküldési határideje:
2019. december 16.
– Forintban teljesítendő utalások vonatkozásában a beigazolt számlák beküldési határideje:
2019. december 17.
Abban az esetben, ha a számla beigazolása nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.
A 2019. évre vonatkozóan 2020. február 14-ig csak azok a szállítói számlák fogadhatók be, amelyek rendelkeznek az SAP rendszerben rögzített megrendeléssel a számla kiállítását megelőzően.
2. Nyitott megrendelés állomány
A nyitott megrendeléseket kérjük 2019. november 30-ig felülvizsgálni, a már teljesült, de a partner által még nem számlázott tételek esetében a számlát haladéktalanul be kell kérni a partnertől.
A 2019. évi fizetési határidejű számlákat 2019. évben ki kell fizetni, ezért kérem a beigazolt számlák haladéktalan megküldését a Pénzügyi Igazgatóságra, figyelembe véve a 1. pontban leírtakat.
3. Pénztári elszámolások év végi rendje
a. Ellátmányok elszámolása
A Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően év végén készpénzellátmány nem maradhat a szervezeti egységeknél, ezért azokkal legkésőbb 2019. december 13-ig el kell számolni és a maradványt 2019. december 18-ig a Főpénztárba be kell fizetni.
Ezzel egyidejűleg 2019. december 13-ig a Főpénztárba kérjük megküldeni a 2020. évi ellátmányigényeket a terhelendő költséghely és pénzügyi alap megjelölésével.
b. Az eseti vásárlási előlegek elszámolása
A korábban a pénztárból elszámolásra kiadott előlegekkel legkésőbb 2019. december 6-ig el kell számolni. A 2019. december 6. napja után felmerült kiadásokra eseti előleg írásban igényelhető a pénzügyi igazgatótól. Ezen előlegekkel a felvételt követő 3. munkanapon belül, de legkésőbb 2019. december 18-án 12 óráig kell elszámolni. Ezt követően a pénztárban kifizetés nem lehet.
c. Készpénzben beszedett bevételek kezelése
A 2019. december 13-át követő készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon be kell fizetni a Főpénztárba. A készpénzes bevételek befizetésének legvégső határideje 2019. december 20-án 10 óra.
Ezt követően a bevételek befizetésére kizárólag készpénz-átutalási megbízással kerülhet sor.
Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is.
4. 2019. évi teljesítésű vevői számlák kiállítása és bevételek kezelése
A 2019. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2020. január 15. napja (azon tételek, melyek esetében a számla dátuma és teljesítési határideje 2019. évi). Amennyiben a 2019. évi teljesítésű számla 2020. január 15-e után kerül kiállításra a gazdasági vezető koordinátor írásban igazoló jelentést ad a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.
Az Egyetem könyveiben az év végi zárást követően azonosítatlan bevétel nem maradhat, ennek érdekében kérem, fokozottan figyeljenek a számlázási határidők betartására.
Amennyiben az Egyetemhez számlahivatkozás nélküli bevétel érkezik, az ehhez tartozó számlát a Pénzügyi Igazgatóság kapott értesítéstől számított 24 órán belül ki kell állítani.
Budapest, 2019. november 7.
Baumgartnerné Holló Irén