GMF/PÜI/566/2012
ÜGYVITELI UTASÍTÁS
a diákigazolványokhoz kapcsolódóan az Oktatási Hivataltól érkező számlák kezelésére
A 180/2011. (IX. 2) Kormányrendelet értelmében 2011. október 1-étől a diákigazolványok kezelése megváltozott. A hallgatók a diákigazolványok díját már nem az Oktatási Hivatal (OH) részére fizetik be, hanem az Egyetem számlájára, amit a jogszabályban meghatározott saját rész kivételével tovább kell utalnunk az Oktatási Hivatalnak az általa kiállított számla alapján.
A diákigazolvány igénylő lapok továbbítása az Oktatási Hivatalba karonként történik, nyilvántartási számmal. Az igénylőlapok továbbításával egy időben a Tanulmányi Osztályoknak az elküldött igénylések alapján, az esedékes fizetési kötelezettségről a gazdasági apparátusnak tájékoztatást kell adnia a CO rendelésszámok részletezésével (melyik rendelésszámhoz milyen összeg fog tartozni). A gazdasági egység ez alapján az SAP rendszerben el tudja készíteni a megrendelést.
A számlák az Oktatási Hivataltól Karonként érkeznek elektronikus formában a Neptun rendszeren keresztül. A Kontrolling Igazgatóság Gazdasági Informatika Osztályának kijelölt munkatársa napi rendszerességgel ellenőrzi a Neptun rendszerben a számlák érkezését, amelyet a Pénzügyi Igazgatóság részére elektronikusan továbbít. A számlák a Pénzforgalmi Csoportban kerülnek iktatásra, és kiküldésre a karok gazdasági apparátusának, amely a számlák kezelési rendjének megfelelően igazolja azokat, és a szabályosan felszerelt és aláírt számlákat megküldi a Pénzügyi Igazgatóság részére.
A számlakezeléssel kapcsolatban felmerült kérdésekre a Pénzügyi Igazgatóság munkatársai tudnak választ adni:
Várdai Adrienn (03-20/663-2745)
Polgár Zsuzsanna (06-20/825-9793)
Németh Linda (06-20/825-9779)
Budapest, 2012. május 8.
Baumgartnerné Holló Irén
A körlevél letölthető innen (doc)