A Semmelweis Egyetem Rendezvényszervezési és Rendezvénybiztosítási Szabályzatának A RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSÉVEL KAPCSOLATOS GAZDASÁGI RENDELKEZÉSEKRE VONATKOZÓ RÉSZLETE:
7. GAZDASÁGI RENDELKEZÉSEK
A rendezvények gazdasági vonatkozásában a mindenkori, az Egyetem egészére vonatkozó általános gazdasági irányelvek vonatkoznak.
7.1. Beszerzésre vonatkozó szabályzás
(1) A rendezvények szervezéséhez köthető beszerzésekre a mindenkor hatályos Beszerzési Szabályzat rendelkezései vonatkoznak. Ezen túlmenően a 3.1.1. és 3.1.2. pontokban meghatározott központi rendezvények költségét a kancellárral egyeztetve, a Szenátus által elfogadottan a KI éves költségvetési tervének megfelelően a RI fedezi.
(2) A 3.1.3. pontban érintett ad hoc rendezvények kötelezettségvállalásáról, vagy annak arányairól a kancellár dönt a ”Központi rendezvénnyé nyilvánítási kérelem”-be (1. sz.. melléklet) írt költségterv alapján..
7.2. Kötelezettségvállalási szabály
(1) A rendezvények szervezésekor felmerülő kötelezettségvállalásra a mindenkor hatályos Kötelezettségvállalási Szabályzat rendelkezései vonatkoznak.
7.3. Cateringre (ellátásra) vonatkozó szabályzás
(1) A szervező egységek saját hatáskörben döntenek arról, hogy milyen ellátást választanak a rendezvényükre. Az erre vonatkozó kiadás nem érheti el a mindenkori minimálbér kétszeresét. E szabályozás alól a tanévnyitó, a Doctor Honoris Causa, a Semmelweis Symposium és a külső forrásból (pl. pályázati forrásból) megvalósuló cateringre vonatkozó beszerzések mentesülnek.
(2) A szervezők minden rendezvény esetében kötelesek az ellátás típusának és értékének ésszerű, költségkímélő megválasztására.
(3) Amennyiben a rendezvény jellege, vagy a meghívottak köre indokolja a fent meghatározott összegnél magasabb költségű ellátás rendelését, úgy az esemény szervezője min. 15 munkanappal a rendezvényt megelőzően részletes előterjesztésben kérvényezheti azt a kancellárnál.
Az előterjesztésnek a következő pontokat kell tartalmaznia:
- rendezvény időpontja, időtartama
- résztvevők száma
- rendezvény helyszíne
- rendezvény témája, célja
- meghívottak rangja/titulusa
- megrendelni kívánt catering szolgáltatásra bekért három árajánlat
- költséghely
7.4. Bérbeadásra vonatkozó általános szabályozások
(1) Minden külső szervezésű rendezvényre az Egyetem mindenkor hatályos Vagyongazdálkodási Szabályzatának rendelkezései vonatkoznak.