„Láthatóvá tettük az egyetem járványhelyzetben való helytállását ”
Kovács Eszter, igazgató, Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság
A Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság (KRI) az első pillanattól érintett volt a COVID-19-cel kapcsolatos feladatokban. „2020. március 4-én jelentette be a miniszterelnök az első hazai regisztrált esetet, még aznap este közleményt adtunk ki arról, hogy az egyik érintett egyetemünk külföldi gyógyszerészhallgatója, és a rektor elrendelte a szükséges biztonsági intézkedéseket. Hatalmas sajtóérdeklődés zúdult ránk, amely nyomán másnap még részletesebb tájékoztatást adtunk annak érdekében, hogy pontos információk jelenjenek meg a médiában” – emlékszik vissza a kezdetekre Kovács Eszter igazgató. Volt olyan nap, amikor 78 teljesen eltérő témájú sajtókérdést kaptunk, és máig fokozott az egyetemmel kapcsolatos érdeklődés a hét minden napján – tette hozzá. Mindezt jól mutatja, hogy a sajtómegjelenések száma 2020-ban az előző évhez képest csaknem két és félszeresére nőtt.
Az igazgató úgy látja, a három hullám közül – a sok váratlan helyzet miatt – talán az első volt a legmegterhelőbb az igazgatóság számára, mivel a sajtó mellett a lakosság is a hazai legnagyobb ellátótól várt válaszokat kérdéseire ebben a teljesen új és bizonytalan helyzetben.
A járvány hazai megjelenését követően az egyetem vezetésének nagyon gyors és határozott döntéseket kellett hoznia – amellett, hogy már korábban is tett megelőző intézkedéseket (pl. hallgatói kérdőívek) –, és ezeket a kommunikációval is segíteni, szorosan követni és támogatni kellett – mutatott rá az igazgató. Létrehoztunk egy koronavírus weboldalt az egyetemi honlaprendszerben, amely alapvetően a belső tájékoztatást szolgálta, de a lakossági érdeklődésnek is próbált eleget tenni informatív tartalmakkal. Már 2020. április 22-én tájékoztatót tettünk közzé a maszkhasználat fontosságáról, otthoni textilmaszk készítést segítő útmutatóval. Később, a harmadik hullám során animációs filmsorozatot készítettünk a védőoltásokról, az immunrendszer működéséről, a baktérium és a vírus közötti különbségekről, valamint ismeretterjesztő kisfilmben mutattuk be például a légzőizomtornát – emlékeztetett Kovács Eszter. Megjegyezte: számos tájékoztató anyag vizuális megjelenésével kapcsolatban nagy segítségére volt az igazgatóságnak Horváth Eszter, a Brand és Marketing Igazgatóság grafikus vezetője.
Kovács Eszter kiemelte a H-UNCOVER-el összefüggő feladatokat, az igazgatóságnak ugyanis kiemelt szerepe volt a lakosság toborzásában, és abban, hogy elegen elmenjenek a vizsgálatra, így reprezentatív legyen az eredmény. „A H-UNCOVER-nél rövid idő alatt, fizetett hirdetés nélkül kellett elérni a lakosságot, kommunikációs kampány kidolgozására nem volt lehetőség, de bebizonyítottuk, hogy mennyire jól használható az egyetem kommunikációs portfóliója. A sajtóanyagok, közlemények, honlapcikkek és interjúk szervezése mellett a közösségi média felületekre érkező lakossági reakciót visszaforgattuk a gyártási folyamatokba. Például amikor 2020. május 1-én 129 hozzászólás érkezett a H-UNCOVER plakát posztja alá, akkor a legfontosabb, ismétlődő kérdésekből GYIK-ot készítettünk a honlapra és azt promotáltuk a lakosság felé. Amikor a félelmeiket fogalmazták meg ugyanitt a hozzászólók, akkor a frissen alakult filmes stábunk segítségével pár perces videókat készítettünk a szűrőpontokon azokkal, akik már részt vettek a vizsgálatban, hogy a saját tapasztalatuk révén ezek az emberek győzzék meg a kétkedőket, illetve a filmekben mutattuk be a szűrés folyamatát is” – mondta el Kovács Eszter. A mintegy két hetes kampány során 900 sajtómegjelenést sikerült szervezni a témában.
Az igazgatóságon a pandémia miatt jelentősen át kellett rendezni a munkafolyamatokat. Kezdetben, az online események megjelenéséig a rendezvényes csoportnak kevesebb feladata volt, így ők előre tervezhető tevékenységeket végeztek (pl. szabályzatkészítés), de volt olyan rendezvényes kolléga (Kiss Daniella) is, aki hónapokon át az Ellátásszervezési Igazgatóság munkáját támogatta, továbbá besegítettek a kommunikációs csoportnak, ahol viszont megnövekedtek a feladatok. A kommunikációs csoport kollégái azóta is reggel 7.00 és este 7.00 között végzik a feladataikat, csúsztatott munkakezdéssel, mert az online világ erősödésével a sajtókommunikációs, vagy a social médiával kapcsolatos feladatok nem láthatók el a közalkalmazottak számára ismert lüktetésben.
Kovács Eszter kiemelte, hogy az egyetemi fényképész, Kovács Attila, valamint a videós stáb (Gál Bettina, Bartincki Tamara, Major Bálint) a betegágyak mellett dolgozó kollégák után az elsők között ment be a vörös zónába, hogy hiteles képet mutatva tudósítson a COVID-ellátásról – ezeket a felvételeket országszerte rendszeresen átvették a médiumok, amelyek saját anyagot nem tudtak készíteni a látogatási tilalom miatt. Ezek mellett cikksorozatokban mutatja be az igazgatóság az egyetemi egységek koronavírus elleni küzdelem keretében végzett munkáját, valamint immár a poszt-COVID ellátást is.
„Kollégáimmal hiszünk abban, hogy mi a magunk eszközeivel, információval és tájékoztatással tudtuk támogatni az egyetemet, a betegeket, a lakosságot” – jelentette ki az igazgató. Kitért arra is, hogy a járvány közepette úttörő módon megszervezte az egyetem az első karokon átívelő, összegyetemi nyílt napot online, a programra 3700-nál is többen regisztráltak.
Kovács Eszternek az egyik legnagyobb kihívást ebben az időszakban az időmenedzsment mellett az álhírekkel szembeni küzdelem jelentette, de úgy gondolja, hogy koronavírus járvány szerencsésen hatott az open science-t, vagyis a nyílt tudományt támogató folyamatokra. Az irányzat képviselői már a kutatás első fázisában keletkező eredmények esszenciáját elérhetővé teszik, sőt adott esetben akár lehetőséget biztosítanak a lakosság számára, hogy közreműködjenek a tudományos eredmények létrehozásában. Úgy gondolja, hogy az álhírekkel szemben ez az egyetlen jelenleg ismert hatásos eszköz, melynek segítségével növelhető a bizalom és a kutatók elismertsége is.
Azzal kapcsolatban, hogy személyes életében milyen változást hozott a pandémia elmondta: a kommunikációs csoport munkájának az átszervezése természetesen generálta, hogy a járvány kitörése óta folyamatosan elérhető telefonon és számítógépközelben van annak érdekében, hogy mindig biztosítani tudja a gyors reagálást. Az elmúlt időszak tapasztalatairól szólva úgy vélte, ebben a válsághelyzetben sokkal jobban meg lehetett ismerni az egyetem munkatársait, hiszen látható vált, ki hogy reagál kiélezett helyzetben.
„Mindenki hozzátette a saját területén a maga részét a nagy egészhez”
Dr. Reichert Péter, főigazgató, Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság
„2020 februárjában még az egyetemi dolgozók egészséges életmódjának támogatására indítottunk sportolási és rekreációs programot, majd mikor márciusban Magyarországon is megjelent a koronavírus, az mindent felülírt, és egészen másfajta feladatokkal és kihívásokkal szembesítette főigazgatóságunkat is” – emlékezett vissza a kezdetekre dr. Reichert Péter, az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság (EGFI) vezetője. Példaként említette, hogy egyebek mellett szabályozniuk kellett a home office feltételeit, és részt vettek a kisgyermekes dolgozóknak biztosított nappali gyermekelhelyezés megszervezésében is, amelyre a köznevelésben bevezetett tantermen kívüli, digitális oktatás bevezetése miatt volt szükség. „Mint emlékezetes, a vírus hazai megjelenése után egy héttel lett volna a március 15-i ünnepségünk. Az EGFI első járvánnyal összefüggő feladata a nemzeti ünnephez igazított oktatói, tudományos kutatói kinevezések és dolgozói kitüntetések Nemzeti Múzeumba szervezett átadásának elhalasztásához kapcsolódott, aztán rögtön ezt követte az eleinte napi szinten ülésező egyetemi járványügyi bizottság munkájában való részvétel” – sorolta a főigazgató.
Dr. Reichert Péter szerint az első hullám nehézségét leginkább az jelentette, hogy a megoldandó HR-feladatok merőben újak voltak, korábban hasonlóval sem nagyon találkoztak, és rendkívül rövid idő állt rendelkezésre a megfelelő válaszok azonosítására. Különösen erre az időszakra voltak jellemzőek a szinte naponta elrendelt, rövid határidővel megállapított adatszolgáltatási feladatok, amelyek következtében az EGFI-n a hétvégi és nem ritkán az éjszakai munkavégzés rendszeressé vált. A második hullámban a feladatok már nem voltak újszerűek, ami önmagában is könnyebbséget okozott, a harmadik hullám pedig a súlyossága és mortalitása miatt volt rendkívül megterhelő – különösen a betegágyak mellett dolgozó kollégáinknak – mutatott rá.
Az elmúlt másfél évben a legnagyobb többletterhet nem mi, hanem a betegellátásban teljesítő munkatársaink, orvosok és egészségügyi szakdolgozók vitték, a mi feladatunk az ő munkájuk támogatása, a háttérfeladatok ellátása, a zavartalan működés elősegítése volt. Természetesen főigazgatóságom munkatársai is erejükön felül teljesítettek, és bizony többen nem is bírták a terhelést, az elmúlt másfél évben nagy volt a fluktuációnk
– mondta el dr. Reichert Péter. A főigazgató felidézte: Magyarország egyik legnagyobb egészségügyi intézményeként a Semmelweis Egyetemre kiemelt feladat hárult a COVID-betegek ellátásában, amit csak belső munkaerőátcsoportosításokkal, a betegutak átszervezésével lehetett megvalósítani. Ennek végrehajtása kapcsán, a COVID-osztályokra beosztott dolgozók többletjuttatásának kifizetésével összefüggésben az EGFI-re jelentős többletfeladat hárult.
„Igyekeztünk a terhelést egyenletesen megvalósítani, de természetesen figyelembe vettük munkatársaink eltérő élethelyzetét, teherbíróképességét. A köznevelésben bevezetett digitális tanrend kapcsán például nagyon gyorsan kellett döntenünk a kisgyermekes dolgozóink számára a home office feltételeinek biztosításáról, mert az ő munkából való kiesésük veszélyeztette volna a Semmelweis Egyetem közel tízezer dolgozóját érintő munka- és bérügyi feladatok zavartalan ellátását. Többletfeladatot jelentett a négy hazai orvosképző egyetem és a KSH közreműködésével tavaly májusban indított országos koronavírus-szűrővizsgálat lefolytatásának adminisztratív háttértámogatásában való részvétel, de említhetem a közel 5800 dolgozónkat érintő egészségügyi szolgálati jogviszonyváltás lebonyolítását is, amely ’békeidőben’ sem kis feladatot jelentett volna, a harmadik hullám közepén végrehajtva pedig különösen nagy munkaterhelést jelentett kollégáim számára” – számolt be.
A főigazgató úgy látja, az elmúlt időszak feladatait csak úgy lehetett eredményesen elvégezni, hogy mindenki a maga területén, a nagy egészhez a maga részét hozzátéve végezte lelkiismeretesen a munkáját, legyen egészségügyi dolgozó, a járványügyi munkában önkéntesként résztvevő egyetemi hallgató, vagy éppen az üzemeltetést, működtetést biztosító munkatárs. „Ez nagyon fontos tanulsága az elmúlt másfél évnek, és köszönet illeti érte valamennyi Semmelweis Polgárt” – fogalmazott.
Dobozi Pálma
Fotó: Kovács Attila – Semmelweis Egyetem
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
