Az egységes irat és dokumentumkezelési rendszer január elsejei éles indulását követően a szervezeti egységek működés közben megszerzett gyakorlati tapasztalatai alapján tovább fejlődik az iratkezelési rendszer. A beérkezett – működést támogató észrevételek – érintik az Iratkezelési Szabályzatot és az Irattári tervet – hangzott el a Projekt Irányító Bizottság februári ülésén. Aktualizálják a kézbesítési helyek listáját, önálló kézbesítési helyként jelenik meg a Beszerzési Igazgatóság és változik a szabályzat iktatást végző szervezeti egységekeit tartalmazó melléklete. Az irattári terv módosításával 69 db új irattári tétellel bővül a szabályzat, míg 34 db irattári tétel törlésre kerül.
Bényei Balázs, az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság ügyviteli főosztályvezetője az ülésen beszámolt arról, hogy az elmúlt év azonos időszakával összevetve az új iratkezelési rendszerben 29 százalékkal nőtt az iktatott iratok száma. Az iratkezelési rendszer megfelelő használatának elsajátítását, az iratkezelési ismeretek elmélyítését oktatások szervezése és a személyes konzultációs lehetőségek segítik továbbiakban is.
A Központi Postázó érkeztető munkatársai az új rendszer bevezetésétől február közepéig több mint nyolcezer küldemény érkeztetését végezték el, ami naponta átlagosan 344 küldeményt jelent. Bővül a Központi Postázó kapacitása annak érdekében, hogy a nem várt, vis maior helyzetekben is fennakadás nélkül biztosított legyen a gördülékeny feladatellátás.
Bényei Balázs kitért arra, hogy az elmúlt időszak tapasztalatai alapján az egyetemi körposta rendszeren belül az egyes elosztási pontoknál nem egységesen valósult meg a küldemények továbbítása, valamint számos szervezeti egység kézbesítői továbbra is a körposta rendszertől függetlenül továbbítanak küldeményeket, párhuzamos munkavégzést eredményezve ezzel az egységes rendszeren belül. Ez szükségessé teszi az egyetemi körposta működésének továbbfejlesztését.
A küldemények egységes és rendszerszerű kezelésének alapfeltétele, hogy valamennyi elosztási pont saját kézbesítőivel lássa el a küldemények címzett szervezeti egységek (kézbesítési helyek) irányába történő továbbítását, illetve azok átvételét. A rendszer fejlesztését szolgáló alapvető célkitűzés, hogy a bejövő postai küldemények az iratkezelő rendszerben is az elosztási pontokon keresztül kerüljenek átadásra a címzett szervezeti egységek részére. Az Elméleti Orvostudományi Központ, az Egészségtudományi Kar és a Városmajori Klinikai Tömb által fenntartott elosztási pontoknál végzett tesztüzem visszaigazolta, hogy ezen továbbítási mód működik a gyakorlatban.
A fősztályvezető a kimenő küldeményekkel kapcsolatban elmondta, hogy rövid időn belül nem várható a Poszeidon rendszer elektronikus feladókönyv funkciójának bevezetése. Emiatt új eljárásrend készül a kimenő iktatott küldemények feladási módjára vonatkozóan,mely az Orvosszakmai, Finanszírozási és Minőségbiztosítási Főigazgatóság szakmai állásfoglalása alapján tartalmazni fogja pl. a leletek, vények kezelési módját is.
A PIB ülésen az Elhelyezési Munkacsoport vezetője, Boros András műszaki főigazgató beszámolt a Külső Klinikai Tömb területén tervezett beruházás állásáról. A beruházás megvalósulásával középtávon a Központi Postázó és Érkezető, valamint a Központi Irattár elhelyezését, hosszabb távon pedig a KKT területén található klinikák betegdokumentációinak megfelelő elhelyezését biztosítaná.
Az Informatikai Munkacsoport vezetője, Bíró Zoltán ismertette a Poszeidon rendszer üzemeltetésével kapcsolatos tapasztalatokat, valamint az egyetemre érkező iratok digitalizálásához szükséges feltételrendszer kialakításának állását. Hangsúlyozta, ezek közül az egyik legfontosabb feladat annak megteremtése, hogy minden iktatási helyen biztosítva legyen ezen a digitalizáláshoz szükséges eszköz.
A Projekt Irányító Bizottság áttekintette a 2016-os évre ütemezett feladatokat, ezek közül a legfontosabbak: a keletkező papír alapú dokumentumok digitalizálásának megkezdése, az egységes szerződéstár bevezetése, Poszeidon és SAP integrált kapcsolatának megteremtése, a szükséges irattári kapacitások megteremtésének biztosítása.
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
