Sikeresen elindult a hatályos jogszabályi előírásoknak és a mai kor elvárásainak minden tekintetben megfelelő új irat-és dokumentumkezelő rendszer, mellyel egységes működési folyamat alakult ki az egyetemen az ügyviteli feladatok ellátásában – mondta dr. Szász Károly kancellár a Projekt Irányító Bizottság idei első ülésén, amelyen az eddigi tapasztalatokat összegezték és áttekintették a további teendőket.
2016. január 1-től a Semmelweis Egyetemen új iratkezelési szabályok léptek életbe, ennek részleteit az Iratkezelési Szabályzat rögzíti, melynek alkalmazása az egyetem minden iratkezelésben érintett munkatársa számára kötelező. A szabályszerű, hatékony működés érdekében átalakításra került a levélpostai küldemények átvételének, valamint postára adásának rendje is.
Az év elejétől az egyetem belső ügymenete egységessé vált, hivatalosként elfogadott lett az elektronikus levelezés, valamint az intézmény bevezette az egységes iktatókönyvet. Az első hónap működési tapasztalatai alapján az új iratkezelő rendszerben jelenleg 163 szervezeti egység végez iktatást. A rendszer bevezetésével összefüggésben a tavalyi év azonos időszakával összehasonlítva, mintegy harminc százalékkal növekedett az iktatott iratok száma.
Január 1-jével megtörtént a körposta működésének racionalizálása, létrejött az Egyetemi Körposta rendszere. Megkezdte működését a Központi Postázó, amely az egyetem valamennyi szervezeti egysége vonatkozásában kezeli a központi levelezési címre érkező levélpostai küldeményeket. Az idei év első három hetében közel hatezer küldeményt adtak fel ezen keresztül a szervezeti egységek. A küldemények 84 százaléka iktatatlan levél volt, melynek összköltsége 1,5 millió forint.
Az első egy hónap tapasztalatai alapján az iratkezelő rendszer hatékony működésének biztosítása érdekében számos feladat került meghatározásra. A visszajelzések alapján készül az Irattári Terv módosítása, az új változat már egyeztetés alatt van. Folyamatban van az új rendszer használata során tapasztalt anomáliák kivizsgálása, az Egyetemi Körposta Rendszer és a Központi Postázó belső feladatellátásának felülvizsgálata, az érkeztetési és kézbesítési feladatok rendjének és ellátási módjának áttekintése, melynek eredményeként a szükséges intézkedésekre vonatkozóan intézkedési terv készül.
Ugyancsak az első hónap tapasztalatai mutatták meg, hogy nehézséget okoz a Neptun és Poszeidon rendszerek közös adatbázisa. A Poszeidonon belüli munkafolyamatok lassulását okozza, hogy jelenleg a Neptun rendszeren keresztül lehetséges az alkalmazotti kódok és a szervezeti egységek névmódosítása, illetvea Poszeidon-jogosultságok megadása. Másrészt lassítja a munkafolyamatokat a közös szerverhasználat is. A probléma megoldása az idei feladatok közt szerepel.
A Poszeidon működésével kapcsolatban az elmúlt hetekben több javítást kért, valamint módosításra is javaslatot tett a fejlesztő felé az egyetem, amelyekből 18 már megvalósult.
A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság alhonlapján folyamatosan bővül a GYIK (Gyakran Ismételt Kérdések), amely jelenleg témakörönkénti csoportosításban majdnem száz kérdésre ad választ. Poszeidon-oktatáson a projekt kezdete óta mintegy négyszáz egyetemi munkatárs vett részt. Ez a lehetőség – ahogyan a személyes konzultáció is – továbbra is elérhető. Az oktatások előzetes egyeztetés alapján pénteki napokon vannak. Az alhonlapon folyamatosan frissülnek, bővülnek az oktatási segédanyagok és a praktikus, gyakorlati használatot segítő leírások.
Mindemellett az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság folyamatos támogatást nyújt az egyetem valamennyi munkatársa számára a Poszeidon rendszer használatával, iktatással, iratkezeléssel, jogosultságokkal kapcsolatos kérdésekben.
A Projekt Irányító Bizottság ülésén elhangzott, hogy a következő időszak kiemelten fontos feladatai közé tartozik az egyetemen keletkező, valamint ide érkező papír alapú iratok teljes körű digitalizálásának előkészítése és biztosítása, valamint az intézmény irattárazási problémáinak megoldása, amelyre intézkedési terv készül.
Tóth-Szabó Szilvia
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
