Nem használhatók az eddigi levélpapírok és borítékok, nem szabad lebélyegezni a kimenő leveleket a szervezeti egységeknél, a magánjellegű küldemények pedig nem kerülnek be az egyetemi körpostába – néhány kiragadott példa a változásokra, melyek a 2016. január 1-től bevezetett új iratkezelési rendszer részei. A változásokat rögzítő új Iratkezelési Szabályzat alapján átalakul az egyetem kézbesítési és postázási rendje. Az egyetemnek 2016. január 1-től hivatalosan egy postai és egy postafiók címe van, minden küldeménynek ide kell érkeznie: 1085 Budapest, Üllői út 26.; 1428 Budapest, Pf.2. (Ez nem vonatkozik a csomagokra, melyek továbbra is minden szervezeti egység a saját címére érkezhetnek, és a feladásukról is maguk gondoskodnak.)
A központi postacímre érkező küldeményeket a központi postázó veszi át. Elvégzi ezek szortírozását, bontását és érkeztetését. A küldeményeket érkeztető bélyegzővel látja el, rávezeti az azonosító számot, vonalkódozza és rögzíti a Poszeidon rendszerben. Az Iratkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően nem bontják fel az „s.k” (saját kézhez) és a „bizalmas” jelzésű küldeményeket, a közbeszerzési, beszerzési eljárások iratait, az igazságügyi szakértői tevékenységgel kapcsolatos, valamint a munkaügyi dokumentumokat tartalmazó küldeményeket, a saját hatáskörben történő versenyeztetésre – szoros határidőre – érkező pályázatokat, az értékküldeményeket, a visszaérkezett értékküldeményeket, továbbá azokat a küldeményeket, melyekre vonatkozóan ezt az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető elrendelte. A magánjellegű, az egyetemi munkavégzéssel nem összefüggő küldeményeket a központi postázó munkatársai nem érkeztetik és nem továbbítják az egyetemi körjárat keretében. A címzettek ezeket a központi postázóban személyesen vehetik át.
Nem bontják fel és nem érkeztetik azokat a küldeményeket sem, amelyek címzettjei az egyetem területén működő szervezetek (alapítványok, tudományos társaságok, gazdasági társaság stb.). Nem érkeztetik a szórólapokat, prospektusokat, folyóiratokat, meghívókat, betegellátáshoz kapcsolódó nem irat jellegű küldeményeket, valamint az úgynevezett hallgatói csomagokat sem. Ezeket a küldeményeket a körposta eljuttatja a címzetteknek. Azokat a küldeményeket, amelyeket valamilyen okból mégis közvetlenül a szervezeti egység címére érkeznek, át kell venni az Iratkezelési Szabályzat erre vonatkozó általános szabályai szerint. Ezeket nem kell visszajuttatni a központi postázóba, a szervezeti egység feladata az iktatás és a vonalkóddal ellátás.
A beérkező küldeményeket – az érkeztetést követően – a Poszeidonból nyomtatott belső átadójegyzék alkalmazásával továbbítja a körjárat az elosztási pontoknak, akik továbbítják azokat az egyes szervezeti egységeknek. A szervezeti egységek közötti iktatott irat átadása esetén, az átadás tényét minden esetben rögzíteni kell a Poszeidonban. A nem iktatandó, de az egyetem hivatali működésével összefüggésben keletkező küldemények (pl. számlák, munkaanyagok stb.) továbbítására kézbesítőkönyvvel van mód.
A szervezeti egységek az egyetemi körpostával zárt borítékban továbbíthatják a küldeményeiket. Az átadás-átvétel dokumentálása történhet kézbesítőkönyv alkalmazásával (a jelenlegi rend szerint), illetve a Poszeidonból 3 példányban nyomtatott belső átadójegyzékkel. Ugyanez igaz arra, ha közvetlenül juttat el küldeményt egyik szervezeti egység a másiknak. A3-s méretet, illetve 2 kg-ot meghaladó tömegű, valamint a speciális kezelést (pl. hűtést) igénylő küldeményeket nem lehet az egyetemi körpostával feladni.
A központi postázó az egyetem valamennyi szervezeti egysége részére ellátja a levélpostai küldemények postai feladásával kapcsolatos feladatokat. A küldemények feladása a központi postázón keresztül egy erre elkülönített központi keret terhére történik. (A szervezeti egységek saját hatáskörben, vezetői döntés alapján, a házipénztár terhére is intézkedhetnek a sürgős, azonnali feladást igénylő küldemények postára adásáról.) A szervezeti egységeknél csak a címzettet kell feltüntetni a borítékon, de nem szabad lebélyegezni a küldeményt, mert azt a központi postázó végzi. Előzetesen nyomtatott boríték vagy levélpapír esetén csak olyat lehet használni, amelyen az egyetem központi címe szerepel, a többit meg kell semmisíteni, azok egyetemen belüli kommunikációhoz sem használhatók.
A kimenő iktatott küldeményeket a Poszeidonból nyomtatott belső átadójegyzék alkalmazásával kell átadni, de technikai akadály esetén használható a kézbesítőkönyv is. Iktatást nem igénylő, az egyetem hivatalos működésével összefüggő küldemények (kimenő számlák, tájékoztatók, meghívók stb.) feladása sima levélként történhet a központi postázón keresztül. Ezeket a küldeményeket kézbesítőkönyv alkalmazásával kell továbbítani a Központi Postázónak. Ajánlott küldemény csak iktatott iratként adható fel a központi postázón keresztül. A legkésőbb a délutáni körjárattal a központi postázóba továbbított küldeményeket még aznap feladják. A 14.15 után beérkező küldeményeket másnap viszik a postára.
Az új iratkezelési rendszerrel kapcsolatos kérdéseket az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság válaszolja meg (igazgatas@semmelweis-univ.hu), illetve a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján, az Iratkezelés almenüponton belül pedig elérhető a GYIK, amely folyamatosan frissül.
Az új, egységes iratkezelési rendszer 2016 január 1-i bevezetésének részleteit az Iratkezelési Szabályzat rögzíti, melynek célja, hogy meghatározza a Semmelweis Egyetem iratkezelési, irattárazási rendjét és azok követelményeit, a munkatársak iratkezeléssel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit, valamint az eljárási szabályokat. A szabályzat elérhető az alábbi linken.
Tóth-Szabó Szilvia
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
