A korábbi Gazdasági Főigazgatóság 2024-ben vált ketté a kancellári szervezetre jellemző mátrix struktúrához igazodva, amelynek eredményeképpen kialakult egy egyetemi szintű, pénzügyi és vagyongazdálkodási feladatokat szabályozó és irányító főigazgatóság, valamint az operatív működtetésben kardinális szerepet játszó, hálózatosan szerveződő végrehajtó apparátus – hálózatirányítási igazgatóságok alá tartozó tömbigazgatóságok és kari gazdasági igazgatóságok – munkáját és a gazdálkodás költségvetési szempontú irányítását végző főigazgatóság. A döntést az egyetem mérete, földrajzi széttagoltsága és az oktatás, kutatás és betegellátás működésének folyamatos és a jogszabályoknak megfelelő működtetése indokolta.
„Ezt a struktúrát képezi le a Szenátus októberi döntése alapján a Pénzügyi és Vagyongazdálkodási Főigazgatóság, illetve a Költségvetési és Kontrolling Főigazgatóság létrehozása. Természetesen a két szervezet továbbra is szorosan együttműködik, tekintve, hogy nincs gazdasági folyamat finanszírozás nélkül, illetve a gazdasági események megfelelő lekövetését, rögzítését követően készülhetnek a vezetői riportok is olyan adatokkal, melyek a megfelelő vezetői döntés előkészítésére alkalmasak” – mondta honlapunknak Ádám Éva pénzügyi és vagyongazdálkodási főigazgató. A folyamatok újragondolását a modellváltás is „kikényszerítette”. Akkor az egyetem valamennyi pénzügyi és gazdasági folyamatát át kellett tekinteni annak érdekében, hogyan lehet az új szabályozási, működési környezetben megfelelően helytállni, mivel államháztartási környezetből kellett sok tekintetben egy rugalmasabb működésre átállni.
Elmondása szerint az új jogszabályi követelményekhez való igazodás komoly szakmai kihívást jelentett az egyes területeket támogató pénzügyi szakemberek számára, akik korábban több éve itt dolgoztak, így munkájukban jelentős változást hozott az államháztartási, pénzforgalmi szemléletről az eredményszemléletű könyvvezetésre való átállás. „Ez a szemléletváltás folyamatos napjainkban is, kiegészülve új kihívásokkal, mint az újonnan integrált intézmények jelentette pénzügyi, gazdasági, vagyonátvételi feladatok. A legutóbbi három intézmény – a Merényi-tömb, az Idegsebészeti és Neurointervenciós, illetve a Rehabilitációs Klinika – integrálását, a gazdálkodási területen dolgozó kollégák beilleszkedését igyekeztünk zökkenőmentesen, a folyamataik zavartalan működését biztosítva segíteni” – mondta a főigazgató.
Ádám Éva 2021 januárjában lett az egyetem munkatársa, korábban a Corvinus Egyetemen dolgozott. Épp ezért volt tapasztalata a modellváltott egyetemi működésről, azonban a Semmelweis Egyetemen a betegellátás, és annak költségvetési finanszírozása miatt jóval sokrétűbb, szerteágazóbb és speciálisabb volt a feladatköre gazdasági főigazgató-helyettesként, majd pedig főigazgatóként is. „A vonatkozó jogszabályok által előírt pénzügyi és számviteli feladatok szabályszerű végrehajtását igyekszem a kialakított folyamatokkal biztosítani, törekedve arra, hogy ezek a folyamatok átláthatók legyenek, és a minimálisan szükséges adminisztrációval járjanak” – jegyezte meg. Ahhoz, hogy a beszámolókészítés során helyes alapadatokkal dolgozhassanak, illetve a vezetői információs rendszert is a valós képet mutató információkkal szolgálják ki, szükséges a teljes gazdálkodás minden adminisztrációs folyamatának áttekintése, a gazdálkodási rendszer használatának optimalizálása is. Mint mondta, a főigazgatóság alapvetően a gazdasági főigazgatóság azon feladatait látja el, amelyek az intézményi szintű, azaz az úgynevezett pénzügyi számviteli feladatokat ölelik fel, ideértve a vagyongazdálkodással összefüggő teendőket is. A főigazgatóság három igazgatóságból épül fel, azaz a feladatok a Pénzügyi Igazgatóság, a Pályázati és KFI Hálózatirányítási Igazgatóság, illetve a Vagyongazdálkodási Igazgatóság 108 munkatársa között oszlanak meg.
Elmondása szerint a legnagyobb kihívás számára az, hogyan lehet az egyetem életében adódó gazdasági folyamatokat jól szabályozottan, átláthatóan az egyetemi alaptevékenységet segítve működtetni oly módon, hogy a pénzügyi-számviteli szakmai szempontok is a jogszabályi feltételeknek megfelelően érvényesülni tudjanak. Például, ha bármely területnek eszközigénye van, az határidőre kifizetve rendelkezésre álljon, vagy akár a hallgatói pénzügyek gördülékenyebb intézését hogyan lehet elősegíteni.
Jól működő pénzügyi folyamatok nélkül nehéz lenne biztosítani, hogy minimális legyen a lejárt szállítói tartozásállomány Magyarország legnagyobb betegellátó intézményében
– mondta Ádám Éva, aki szerint ez folyamatos kihívást jelent szakmailag és humánerőforrás oldalról is. A hallgatói pénzügyekről szólva a főigazgató elmondta, hogy az elmúlt két-három évben jelentős előrelépést sikerült tenni az adminisztráció és a rendszerhasználat terén is, beleértve a Neptun-rendszerben a hallgatói gyűjtőszámlák bevezetését, a hallgatói befizetések kezelését, és azok szabályszerű bizonylatolását, illetve az ösztöndíj folyamatának szabályozását is. „Folyamatosan törekszünk arra, hogy lehetőség szerint egyszerűsítsük és digitalizáljuk a folyamatokat, csökkentsük az aláírások, a bizonylatmozgások mennyiségét” – fűzte hozzá.
Egy digitalizációs folyamat akkor jó, ha segíti, gyorsítja az ügymenetet – amellett, hogy a papírhasználatot, illetve a bizonylatőrzési kötelezettség miatt a tárolási igényeket, költségeket is csökkenti. Erre törekszünk számos gazdasági folyamat esetében, számítva ebben a társfőigazgatóságok támogatására, együttműködésére
– tette hozzá Ádám Éva. Úgy véli, hogy a főigazgatóság fő szerepe az, hogy könnyen végrehajtható pénzügyi, gazdasági folyamatokat alakítson ki, a szabályos és átlátható működés érdekében.
„A beruházásokkal kapcsolatos feladatokat jelentős részben az egyetem hatályos vagyongazdálkodási terve rögzíti, mely az elkövetkezendő évekre jelentős beruházásokat tartalmaz: nálunk ebből feladatként elsősorban a beruházások pénzügyi részének lebonyolítása jelenik meg” – húzta alá a főigazgató. Hozzátette: számos beruházás zajlik, illetve kezdődik el, ami a pénzügyi lebonyolítási és vagyongazdálkodási szempontból is komoly adminisztratív feladatokkal jár majd. Továbbá az is folyamatos kihívást jelent, hogy hol és hogyan helyezkedjenek el az egyes szervezeti egységek addig is, amíg az adott beruházások elkészülnek, összhangban az egyetem azon törekvésével, hogy minél kevesebb bérlemény igénybevételével oldjuk ezt meg – magyarázta. Kitért arra is, hogy hamarosan teljessé válik a 2022-ben megvásárolt B52 és a BC22 irodaházak Semmelweis Egyetem szervezeti egységei által történő birtokbavétele annak köszönhetően, hogy a korábbi bérlők bérleti szerződései 2025-ben teljes körűen lejárnak. Ahogyan kifutnak a korábbi piaci bérleti szerződések, folyamatosan költöznek be az egyetemi szervezetek a két épületbe.
Kiss Melinda Katalin
Fotó: Barta Bálint – Semmelweis Egyetem
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
