„Érzékenyebbé váltunk a másik iránt”
Nándori Szilvia igazgató, Egészségügyi Hálózat-irányítási Igazgatóság
„A koronavírus megjelenése miatt az egész egyetemet érintő, nagy összefogásra volt szükség, melynek során még inkább előtérbe került az egyes területek közötti kooperáció” – idézte fel a pandémia kezdeti időszakát Nándori Szilvia. Ahogy az Egészségügyi Hálózat-irányítási Igazgatóság igazgatója rámutatott, ők azóta is elsősorban a védőfelszerelések biztosításával veszik ki részüket a járvány elleni küzdelemből. Az igazgatóság gyűjti össze az igényeket, valamint indítja el a beszerzési folyamatot, egyfajta összekötő kapocsként állva az egyes tömbök, klinikák és a Beszerzési Igazgatóság között. Nándori Szilvia a frontvonalat kiszolgáló feladatok mellett kiemelte azt is, hogy az ország veszélyhelyzeti irányításához szükséges információk biztosítása érdekében sokszorosára emelkedett az egyébiránt is megnövekedett feladatok mellett az azonnali adatszolgáltatási kötelezettség: a járvány kezdete óta a hét minden napján jelenteniük kell az egészségügyi irányító szervek és a fenntartó felé az egyes szervezeti egységeknél rendelkezésre álló védőfelszerelések készletét, illetve ezek napi felhasználási adatait. „A Kontrolling Igazgatósággal együttműködve ma már egy jól működő, strukturált online felület segíti a munkánkat” – magyarázta.
A pandémia hatásait már a koronavírus márciusi, magyarországi megjelenésekor érezhették az igazgatóság munkatársai, ugyanis – mint emlékezetes – a védőfelszereléseket tekintve szinte azonnal, nemzetközi szinten is érezhető, általános készlethiány és kiélezett piaci helyzet alakult ki.
A megnövekedett terhelés mellett Nándori Szilvia a legnagyobb nehézségnek azt nevezte, hogy a tevékenységi körükbe be kellett illeszteniük a készletgazdálkodási feladatokat is. Szintén ki kellett alakítaniuk a nyilvántartások egy olyan rendszerét, melyben a COVID-ellátáshoz kapcsolódó költségek az általános működési kiadásoktól elkülönítve kerülnek gyűjtésre – mindez azért is különösen bonyolult, mert az egyes klinikákon a kettő egymással párhuzamosan folyt, illetve folyik a mai napig. Az igazgató hozzátette: nagyon gyorsan kellett alkalmazkodniuk, hiszen nemcsak a beszerzésre vonatkozó, folyton változó jogszabályoknak, hanem a piaci helyzetnek és a folyamatosan alakuló igényeknek is meg kellett felelniük.
Nándori Szilvia szerint a rendhagyó helyzet egyik legnagyobb hozadéka, hogy míg korábban elsősorban mindenki a saját területére koncentrálva igyekezett jól teljesíteni, a járvány alatt megtapasztalhatták, hogy csak az együttműködés lehet a célok eléréséhez vezető út. „Egy kicsit jobban megismertük egymást, illetve azt, hogy más területeknek milyen nehézségei és problémái adódhatnak. Épp ezért érzékenyebbé is váltunk a másik iránt” – mutatott rá.
A hatékony együttműködést kell erősíteni
Sereg Beatrix igazgató, Központi Gazdasági Hálózat-irányítási Igazgatóság
A Központi Gazdasági Hálózat-irányítási Igazgatóság (KGHI) a Szenátus tavaly januári döntésével jött létre. Márciusban, a koronavírus miatti veszélyhelyzet kihirdetésekor még munkatársakat toboroztak és épp zajlott a beköltözésük az új irodába, így rendkívül összeszedetten és rugalmasan kellett reagálniuk a pandémia hozta kihívásokra.
A járványhelyzetben – egyéb alapfeladatai mellett – a KGHI végzi a kormánydöntéssel indított, az Innovációs és Technológiai Minisztérium (ITM) megbízásából végzett beszerzésekhez kapcsolódó pénzügyi, gazdasági és számviteli teendőket.
A második hullám óta a beszerzett felszerelések, tesztek a Semmelweis Egyetem Kőbányai úti raktárába érkeznek, és az Operatív Törzs döntésének megfelelően innen kerülnek átadásra az egyetem szervezeti egységei, az Országos Mentőszolgálat, illetve a vidéki orvosi egyetemek részére.
Az igazgató szerint az elmúlt időszak nagyon tanulságos volt, rengeteg tapasztalatot és új ismeretet szereztek és szereznek mind a mai napig a védekezésben résztvevők. „A szoros együttműködés elengedhetetlen mind a belső, mind a külső partnerek között” – hívta fel a figyelmet Sereg Beatrix, külön kiemelve a Beszerzési Igazgatóság, a Pénzügyi Igazgatóság, az egyetemi gyógyszertárak, valamint a Központi Raktár munkatársaival való közös munkát.
„Még inkább előtérbe kerültek az egyetem digitalizációs törekvései”
Nagy László igazgató, Oktatási Hálózat-irányítási Igazgatóság
Az Oktatási Hálózat-irányítási Igazgatóság elsősorban a kari gazdasági igazgatóságokkal és az oktatási tömbigazgatóságokkal működik együtt az oktatási háttér biztosításában. A koronavírus okozta járványhelyzet a felsőoktatás, a köznevelés és a szakképzés területén is jelentős változásokat hozott múlt tavasszal – idézte fel Nagy László igazgató.
Komoly feladat volt kezdetben annak megszervezése, hogy a jelenléti, gyakorlati oktatást folytató szervezeti egységek felkészültek legyenek a járványügyi előírások teljesítésére, rendszeresek legyenek a fertőtlenítések, a belépők hőmérsékletének mérése, és minden védőeszköz rendelkezésre álljon
– emelte ki az igazgató.
Szintén nagy kihívást jelentett, főként a beszerzéseket bonyolító társigazgatóságok munkatársai részéről az első hullám során a távoktatás hátterének és eszközeinek biztosítása, a mikrofonok, webkamerák, laptopok, egyéb eszközök vagy épp a Zoom licencek beszerzése, a működési feltételek kialakítása, a jogosultságok kiosztása. Minderre rendkívül szűk idő állt rendelkezésre – emlékezett vissza Nagy László, aki szerint az egyetem munkatársai gyorsan alkalmazkodtak a rendhagyó helyzethez, ennek is köszönhető, hogy az oktatás úgynevezett hibrid formában zavartalanul folytatódhatott.
Nagy László szerint a járványhelyzet számos olyan változást hozott a munkavégzésben, amelyet a pandémia után is érdemes lesz megtartani. „Az online megbeszéléseket hatékonyabbnak érzem, mint a korábbi, hagyományos meetingeket: nemcsak koncentráltabban lehet így dolgozni, de rengeteg, utazással töltött idő is megspórolható. Ráadásul úgy gondolom, hogy a veszélyhelyzet miatt bevezetett intézkedések szemléletmódbeli változást is eredményeztek – még inkább előtérbe kerültek az egyetem digitalizációs törekvései” – emelte ki az igazgató, aki szintén pozitívumként értékelte, hogy kollégáival ebben a rendhagyó helyzetben, a megnövekedett feladatok elvégzésekor is mindig számíthatnak egymásra. Emlékezetes, az összefogást példázó eset volt számára, amikor megérkeztek a Gazdasági Főigazgatóságra az egyetemi logós textilmaszkok: a közel 9 ezer maszkot a titkárságon dolgozók és vezető kollégák szortírozták és csoportosították, hogy minden szervezeti egység minél hamarabb hozzájusson a megfelelő mennyiségű védőeszközhöz.
Speciális beszerzési igények a rendhagyó helyzetben
dr. Farkas Dénes, beszerzési igazgató, Beszerzési Igazgatóság
A koronavírus-járvány a magyarországi megjelenése után szinte azonnal éreztette hatását a Beszerzési Igazgatóságon is. A veszélyhelyzet márciusi bejelentését követően napokon belül speciális igényeket kellett kielégítenünk – emlékezett vissza dr. Farkas Dénes igazgató. Rövid határidő állt rendelkezésükre hogy olyan eszközöket szerezzenek be, amelyek előtte nem, vagy kevésbé voltak jellemzőek: speciális védőeszközöket és orvostechnikai felszereléseket, vagy épp lélegeztetőgépeket. Alapesetben a közbeszerzés egy nyílt, hirdetménnyel induló eljárás, amely időigényes folyamat – a járványhelyzet miatt azonban az egyetemnek és klinikáinak rövid idő alatt volt szüksége fertőtlenítőszerekre vagy épp védőeszközökre, csak úgy, mint a többi hazai egészségügyi, vagy világszerte minden intézménynek. „A jogalkotó érzékelte ezt, és március végén meg is jelent az a kormányrendelet, amely lehetővé tette az úgynevezett mentesített beszerzési eljárások alkalmazását” – emelte ki dr. Farkas Dénes. Az eljárás elnevezése arra utal, hogy a hazai egészségügyi intézményeknek egy mentesítési kérelmet kell benyújtania. Ezt az egyetemen a Beszerzési Igazgatóság intézte. Ha a kérelmet az illetékes minisztérium, majd ezt követően az Operatív Törzs is jóváhagyja, akkor lefolytatható a beszerzési eljárás. „Március óta közel 100 mentesítési kérelmet nyújtottunk és nyújtunk be a mai napig” – mutatott rá az igazgató.
A járványhelyzet megjelenése óta a Beszerzési Igazgatóság a fő profilját alkotó közbeszerzés mellett ilyen, mentesített beszerzési eljárásokkal igyekszik kielégíteni a Klinikai Központ, valamint az egyetem különböző klinikái és más szervezeti egységei felől megjelenő igényeket.
Dr. Farkas Dénes szerint a legnagyobb nehézséget egyrészt az okozta, hogy ez a típusú eljárás a járványhelyzet kezdeti időszakában alulszabályozott volt; másrészt a pandémia kitörésével a világon szinte mindenhol egyszerre jelentek meg az igények ugyanazon eszközök iránt. „Főleg az első hullám idején fordult elő világszerte, hogy a cégek, tehát a potenciális ajánlattevők egyenlőtlen alkupozícióba kerültek az ajánlatkérővel, tehát az egészségügyi intézményekkel szemben” – magyarázta az igazgató.
Dr. Farkas Dénes az egyik legemlékezetesebb eseménynek a H-UNCOVER országos reprezentatív koronavírus-szűrővizsgálathoz kapcsolódó beszerzéseket nevezte. A négy hazai orvosképző egyetem részvételével, a Semmelweis Egyetem irányításával zajló projekthez tartozó minden eszköz és felszerelés beszerzését a Beszerzési Igazgatóság intézte. Kiemelte, hogy a kényszerhelyzetben a kollegialitás új, szakmákon átívelő dimenziói mutatkoztak meg az egyetemen belül, amely a járványhelyzet talán egyetlen pozitív hozadéka álláspontja szerint.
„Példátlan összefogás alakult ki”
Kiss Gergely igazgató, Kontrolling Igazgatóság
A tavaly tavaszi járványhelyzet kitörésekor a Kontrolling Igazgatóság épp a költségvetés tervezésen dolgozott – mondta el Kiss Gergely igazgató, hozzátéve: a koronavírus alaposan felborította a munkájukat, hiszen jelentős, finanszírozással kapcsolatos változásokat is át kellett vezetniük.
A 2020. évi vezetői költségvetésbe az egyetem vezetésének döntése alapján beépítettünk olyan vis maior-kereteket, amelyek a járványhelyzettel összefüggő többletköltségek fedezetéül szolgálhattak
– magyarázta az igazgató. Egységünk fő feladata a vezetői költségvetés, valamint stratégiai döntéselőkészítő anyagok összeállítása, így új kihívást jelentett számunkra a pandémiához kapcsolódó, ad hoc adatszolgáltatás napi szintű teljesítése – tette hozzá.
Mivel a koronavírussal kapcsolatos költségeket külön kell számon tartaniuk és jelenteniük, ezért egy teljesen elkülönített területet kellett a gazdálkodási rendszerben kialakítani erre. „Bár a dinamikusan változó külső környezetben a korábbiaknál nehezebb volt az igazgatóság céljának megfelelni, vagyis hogy a megfelelő információt, a megfelelő időben, a megfelelő helyre juttassuk el, munkatársaim áldozatos munkájának, a hálózat-irányítási igazgatóságokkal és az Informatikai Igazgatósággal való szoros kooperációnak köszönhetően úgy érzem, hogy sikerrel vesszük az akadályokat” – emelte ki az igazgató.
„Sokat tanultunk az első hullámból, épp ezért az őszi járványidőszakra már sokkal tapasztaltabbak voltunk, a nyilvántartásokat és keretgazdálkodást illetően is egyszerűbb volt a munkánk” – mutatott rá Kiss Gergely. Az elmúlt időszak legnagyobb tanulságának a központi szervezeti egységek közötti kooperációt nevezte: „Példátlan összefogás alakult ki, mindenki segített a másiknak, amiben csak tudott” – részletezte, hozzátéve: sokan kényszerszülte megoldásként élték meg az online megbeszéléseket, a gazdálkodási folyamatok digitalizációját, mára azonban mindez erőforrás-megtakarításként értelmezhető. Összefoglalva a tapasztalatokat, a járvány nem csupán elvesz, hanem ad is számunkra – mondta el Kiss Gergely.
Szabó Ádám
Fotó: Kovács Attila – Semmelweis Egyetem, Molnár Tamás – Motomfoto
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
