Az elmúlt több mint három évben a Semmelweis Egyetem többek között egységes iratkezelési rendszert, egy elektronikus iktatókönyv használatát, elektronikus feladójegyzéket, valamint az iratok digitalizálását vezette be, továbbá racionalizálódott a körpostarendszer is. Mindezeknek köszönhetően mostanra az egyetem a jogszabályokhoz és a jelentős iratforgalomhoz igazodó, egységes gyakorlat alkalmazásával látja el az iratkezelési feladatait.
A Semmelweis Egyetem irat- és küldeménykezelési gyakorlatának teljes felülvizsgálatára 2015. év második felében került sor. Ezt a jogszabályoknak való megfelelés mellett az is indokolta, hogy a szervezeti egységek eltérő iratkezelési gyakorlattal rendelkeztek, ezért szükséges volt az egyetem ügyviteli folyamatainak korszerűsítése és egységesítése – tájékoztatott Márton Noémi, a Jog és Igazgatási Főigazgatóságon (JIF) belül működő Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság vezetője.
Mint az igazgató elmondta, a 2016. január 1-jével bevezetett új, egységes iratkezelési rendszer mind a küldemény-, mind az iratkezelés tekintetében jelentős előrelépést és eredményeket mutat; a küldemények egyetemen belüli továbbítása szervezetten, nyomon követhetően történik.
Az egyetemi központi levelezési cím (1085 Budapest, Üllői út 26.) bevezetésével a Központi Postázóba érkező és onnan kimenő levélküldemények egyetemi körpostarendszeren keresztül jutnak el a beérkezésük napján napi kétszeri körjárattal a címzett szervezeti egységekhez, a kézbesítést végző Magyar Posta Zrt.-hez pedig központosítottan kerülnek – ismertette a folyamatot Márton Noémi. Hozzátette: a beérkező küldemények központi érkeztetésének köszönhetően átláthatóbbá és nyomon követhetővé vált az egyetemi küldeményforgalom meghatározó része, és csökkent annak kockázata is, hogy a küldemények elvesszenek.
Az egységes iratkezelési rendszerrel egy időben az egyetem központi iktatókönyv használatát vezette be. Az iratok egyetlen azonosítóval rendelkeznek, amelyeket – papír alapú iratok esetén – az iratkezelő rendszerben nyilvántartásba kell venni – magyarázta az igazgató. Így az egyetem ügyviteli folyamatai ellenőrizhetővé váltak, a korábbi ügyek pedig visszakereshetőek, az ezzel párhuzamosan bevezetett egységes oktatási módszertan pedig elősegíti a szervezeti egységek egységes iratkezelési gyakorlatát – világított rá Márton Noémi.
Az új iratkezelési rendszerrel egyidejűleg lehetőség nyílt az e-mailek iktatására is, így a belső e-mailek a papír alapú iratokkal egyenértékűvé váltak, a szervezeti egységek belső megkereséseinél a papír alapú levelezést jelentős arányban felváltotta az elektronikus megkeresés.
Márton Noémi beszámolt róla, hogy 2017-ben saját fejlesztésként az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság elkészítette és bevezette a Magyar Posta Zrt. által tanúsított elektronikus feladójegyzéket. Ennek alkalmazásával csökkentek az egyetemi postai szolgáltatások költségei, a feladott küldemények forgalma szervezeti egységek szintjén is mérhetővé vált, és a küldeményfeladások nyomon követésére is lehetőség nyílt.
2017-től általános gyakorlattá vált a vonalkód használata, amely az iratkezelés további fejlesztését tette lehetővé. Ebben az évben megkezdődött a papír alapú ügyviteli iratok digitalizálásának előkészítése. A Központi Postázóban kialakított digitalizáló műhely 2017 év végén teszt jelleggel megkezdte a levelezési címre érkező levélküldemények digitalizálását. A szervezeti egységeknél központi keretből telepített közel 300 multifunkcionális digitalizáló eszköz pedig közvetlenül az elektronikus iratkezelő rendszerrel kommunikálva, felhasználói közreműködés nélkül csatolja fel a papír alapú dokumentumok digitális képét.
A központi levelezési címre érkező küldemények digitalizálása során a nem bontható (tehát zárt kezelésű) küldeményeknek csak a borítékképe kerül rögzítésre az elektronikus iratkezelő rendszerben. A nyitottan kezelt küldeményeknél a borítékkal együtt az irat képe is elérhető az iratkezelő rendszerben, de az elektronikus iratkezelő rendszerből a boríték képe, illetve az iratkép csak az arra jogosultsággal rendelkező szervezeti egység részére válik hozzáférhetővé – hangsúlyozta az igazgató.
A digitalizálás alkalmazása szabályzati szinten 2018 elején kezdődött meg. Év végére az arra jogosult munkatársak az iktatott papír alapú iratok mintegy 72 százalékát, a csak digitálisan létező iratok 10 százalékát érhetik el közvetlenül az iratkezelő rendszerből, amely nagyban megkönnyíti a mindennapi munkavégzést – mondta el Márton Noémi.
2018-ban megtörtént az egyetemi körpostarendszer működésének racionalizálása. A már korábban (2016-ban) bevezetett, úgynevezett elosztási pont alapú küldeménykezelés alapján a Központi Postázó körjárattal továbbítja a küldeményeket az elosztási pontokra – ismertette a folyamatot az igazgató. Ezt követően az elosztási pontok adják át a küldeményeket a szervezeti egységek részére, és ők gyűjtik be a kimenő küldeményeket is. A körpostarendszer hatékonyságának növelése érdekében a budai és pesti oldalra tagolódó egyetemi struktúrához igazodva a Kútvölgyi úton kialakított Budai Érkeztetőben a Központi Postázó felügyeletével, az egyetemi belső szabályozóknak megfelelően közvetlenül történik a budai oldalon működő szervezeti egységek küldeményeinek a kezelése.
A küldeménykezelés fejlesztését a levélküldemények számának folyamatos növekedése indokolta. Az egyetemre külső partnertől érkező küldemények számában 2016-2018 között éves szinten átlagosan 10 százalékos növekedés tapasztalható, ami a tavalyi évben már közel 120 ezer darab postai küldemény kezelését jelentette. A Központi Postázóban postán feladott (kimenő) küldemények száma 2018-ban is 13 százalékkal nőtt az előző évhez képest, ami több mint 110 ezer darab feladott levélküldeményt jelent – sorolta az eredményeket Márton Noémi.
Az iratkezelési rendszer használatának köszönhetően évente átlagosan 30 százalékos növekedés történt, így 2015-höz képest az iktatott iratok száma 2018 végére közel megduplázódott. 2018-ban közel 215 ezer darab ügyviteli irat keletkezett az egyetemen – tette hozzá.
2018 első negyedévében – jogszabályi kötelezettségnek eleget téve – a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság koordinálásával létrejött az egyetem Hivatali Kapuja. Az elektronikus ügyintézést biztosító és a kormány által kijelölt együttműködő szervekkel a Semmelweis Egyetem hivatali kapun keresztül tart kapcsolatot. Az így beérkező és feladott elektronikus küldemények kezelése az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság szakmai felügyelete mellett történik. Egy év alatt az igazgatóság 1117 darab elektronikus küldemény érkeztetését és 936 darab elektronikus küldemény feladását végezte el a Hivatali Kapun keresztül.
A 2019. januárban további fejlesztésként bevezetett úgynevezett ügyirati iratkezelési rendszerre való átállás az Iratkezelési és Igazgatási Igazgatóság koordinálásával lebonyolított oktatások segítségével megtörtént. (Az átállásra azért volt szükség, mert az iratkezelő rendszer fejlesztője a korábban használt rendszer támogatását 2018 végén megszűntette.) Az új iratkezelési metódusnak vannak még ugyan fejlesztendő területei, ugyanakkor felhasználóbarát, egyszerűbb ügyintézést tesz lehetővé, valamint további lehetőségeket teremt a papír alapú ügyintézés visszaszorítására, ez által a 21. századnak megfelelő ügyviteli folyamatok kialakítására – számolt be Márton Noémi.
Az igazgató tájékoztatása szerint az egységes iratkezelési rendszer kialakítása és bevezetése óta az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság módszertani és szakmai támogatást biztosít valamennyi szervezeti egység, illetve az egyetem munkatársai részére az iratkezelési és irattárolási feladatokban.
Az igazgatóság a fejlesztések során a felhasználók támogatására folyamatosan kiemelt hangsúlyt fordít – mondta el Márton Noémi. A személyes oktatások, konzultációk mellett a JIF belső hálózatból elérhető (intranet) „Iratkezelés” felülete részletesen informálja és segíti napi munkájukban az iratkezelőket és valamennyi egyetemi munkatársat.
Márton Noémi hangsúlyozta, hogy a szervezeti egységek iratkezelési színvonala a bevezetett intézkedések alkalmazásával az elmúlt időszakban lényegesen javult, ami a szervezeti egységek vezetői és az iratkezelésben érintett munkatársak kedvező hozzáállásának is köszönhető.
Keresztes Eszter
Fotó (illusztráció): Kovács Attila – Semmelweis Egyetem
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
