2017 januárjában kezdetét veszi a Semmelweis Egyetemen a bejövő küldemények digitalizálása – hangzott el az egységes irat- és dokumentumkezelő rendszer kialakításáról szóló projekt legutóbbi ülésén. Az iratok digitalizálásának megkezdésével folytatódik az egyetemen a hatékony és jogszerű iratkezelés kiépítése. Az iratok elektronikus kezelése az adminisztrációs feladatok könnyítésén túl biztosítja az egy ügyben keletkezett irat teljes életútjának nyomon követését, csökkentve az iratelvesztések kockázatát és egyszerűsíti az iratok fellelhetőségét.
A projekt irányító bizottság ülésén az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság ismertette a 2016. évi iratkezelési tevékenységének eredményeit, amelyek közül kiemelte az új iratkezelési szabályok életbelépését, illetve az egységes iktatókönyv alkalmazását. A Semmelweis Egyetemen megvalósult az elektronikus formában keletkezett iratok rögzítése, amellyel az intézményben elfogadottá vált az iktatott elektronikus levél hivatalos megkeresésként történő kezelése. Az egységes levelezési cím bevezetésével átalakult az egyetem kézbesítési és postázási rendje, valamint az Egyetemi Körposta Rendszerének megteremtésével racionalizálódott az egyetemen belüli küldeménytovábbítás.
Az iratkezelő rendszer bevezetésével egységes iratkezelési gyakorlat alakult ki az egyetemen. 2016. évben többek között jelentősen megnövekedett az iktatott iratok száma, amely tendenciát az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság az iratkezelési fegyelem további fenntartásával a 2017. évben is meg kíván tartani. A szervezeti egységek munkatársainak iratkezelési ismereteit az igazgatóság folyamatos oktatásokkal és negyedévente interaktív fórumok szervezésével kívánja elmélyíteni.
A 2017. év fő célkitűzéseként az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság az iratok teljes körű digitalizálásának megteremtését jelölte meg, A digitalizálás szervezeti egységenként ütemezetten valósul meg, év végére a teljes egyetem valamennyi bejövő és belső keletkezésű irata elektronikusan megtalálható lesz az iratkezelő rendszerben. Az első félévben a Központi Szervezeti Egységek és a dékáni hivatalok kezdik meg a digitalizálást a náluk keletkező iratok vonatkozásában, amely folyamat a második félévben az oktatási és egészségügyi terület szervezeti egységeinél folytatódik. 2017. január elsejével a Központi Postázó az egyetemre érkező és bontható kategóriába sorolt küldemények digitalizálását fokozatosan, első lépésként hat szervezeti egység vonatkozásában kezdte meg. A a beérkező,bontható küldemények az érkeztetést követően kerülnek digitalizálásra. A szkennelt dokumentumokon az erre szolgáló program beolvassa a küldeményen található vonalkódot, majd annak elektronikus képét egy erre szolgáló ellenőrzési tárhelyre küldi. A küldemények innen egy átmeneti tárhelyre kerülnek, ahonnan az iktatást követően töltődnek be az iktatórendszerbe. A fizikai küldeményt a Központi Postázó továbbítja a címzett részére az egyetemi körposta rendszerén keresztül. A szervezeti egységek iktatást végző munkatársainak a küldemény átvételét követően, a dokumentumot nyilvántartásba kell venni az egységes iktatórendszerben. A vonalkód rögzítésével a rendszer hozzárendeli a már digitalizált irat képét az iktatószámhoz.
A Központi Postázó nem digitalizálandó küldeményei körébe tartoznak az iratkezelési szabályzat szerint zártan érkeztetendő, valamint a nem iktatandó küldemények. Ezen küldeményeknek az iratkezelő rendszerben történő kezelése továbbra is a küldemény címzettjének felelőssége. A Központi Postázó által zártan érkeztetett küldemények digitalizálása az iktatásuk során, a címzett szervezeti egységnél valósul meg. Ennek módja, hogy a szkennelést követően, az iraton elhelyezett vonalkód alapján a rendszer automatikusan hozzárendeli az irat digitális képét az egységes iratkezelő rendszerben rögzített iktatószámhoz.
Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság kiemelte, hogy az iratok nyilvántartásba vétele jogszabályi kötelezettség, az iktatókönyv pedig hiteles nyilvántartásnak számít, amelynek pontos és a valóságnak megfelelő vezetése alapvető előírás. A jogszabályok alapján, a részletes feladatokat és előírásokat tartalmazó iratkezelési szabályzat az egyetem minden munkatársára kötelezettséget ró.
A digitalizálás tervezett ütemezésével 2017. december végére minden új irat rendelkezni fog digitális képpel. A teljes körű digitalizálás megteremti az alapját az iratkezelési rendszer továbbfejlesztésének, amely révén az egyetemen a projekt végső eredményeként kialakul egy jogszerű, modern és hatékony iratkezelési gyakorlat. A digitalizálás megvalósításával az iratok fellelhetősége és tárolása jelentősen könnyebbé, a szervezeti egységeknél lévő munkafolyamatok pedig gyorsabbá válnak
