A Semmelweis Egyetemen folytatott tudományos publikációs tevékenységgel kapcsolatos adatbázis kialakításáról és alkalmazásáról szóló 2013. április 15-én kiadott 12. számú rektori körlevél hatálya kiterjed „valamennyi, a Semmelweis Egyetemmel munkavégzésre irányuló jogviszonyban foglalkoztatottakra”. Ennek értelmében az összes egyetemi karra vonatkozik az MTMT építése, karbantartása és folyamatos frissítése. A következő oldalakon az egyetem MTMT kari adminisztrátorai adnak rövid betekintést a karon folyó MTMT-s munkákról.
Általános Orvostudományi Kar
Az Általános Orvostudományi Kar kutatói számára kiemelt jelentőségű az MTMT használata, naprakészen tartása, hiszen az MTMT egyetemi rekordnak közel a 75%-át az ÁOK közleményei és idézetei teszik ki. Kutatásaik eredményei az MTMT adatbázisban tükröződnek és a szervezeti egységek/kutatócsoportok láthatósága mellett, gyakorlati alkalmazása is nagy jelentőségű az egyéni fokozatszerzések, pályázati anyagok elkészítése tekintetében, mivel a 2011. október 3-án kelt rektorhelyettesi körlevélben foglaltak szerint „valamennyi egyetemi pályázathoz, előléptetési és kinevezési dokumentumhoz az MTMT adatbázisát kell alapul venni, vagyis csak az MTMT felületén rögzített – Központi Könyvtár által hitelesített – publikációs adatokat lehet elfogadni”. Emellett a különböző pályázatokat kiíró szervek is szorgalmazzák, illetve kötelezővé teszik az MTMT használatát a pályázatok beadásához (pl. OTKA).
Az intézményi 4-es MTMT adminisztrátor által kialakított egyetemi hierarchiában az ÁOK-hoz 49 szervezeti egység és 15 kutatócsoport tartozik. A tanszéki adminisztrátori feladatokkal 57 személy foglalkozik, köztük orvosok, könyvtárosok, adminisztratív munkatársak. Az ÁOK kari adminisztrátori munkát 2013. július 1-jétől Csajbók Edit és Taga Márta, a Központi Könyvtár munkatársai látják el. Munkájukkal segítik az ÁOK szervezeti egységek MTMT profiljának folyamatos frissítését az adatbázisok „szerzői új rekord” értesítések beállításával és azok továbbküldésével a tanszéki adminisztrátorok részére. Az ÁOK szervezeti egységek MTMT rekordjainak folyamatos monitorozása révén pedig a feltöltött vagy az egységhez rendelt rekordok minőségét javítják. A lehetőségekhez mérten próbálnak oktatásokat szervezni a tanszéki adminisztrátorok számára, illetve állandóan – szinte a nap 24 órájában – rendelkezésre állnak mind a tanszéki adminisztrátorok, mind a szerzők számára, telefonon, e-mailben vagy személyesen is tanácsot adnak, segítenek megoldani a felmerült problémákat. Az egyetemi pályázati ellenőrzések és az MTMT-TÁMOP kapcsán – az ellenőrzést végző kollégáival együtt –megszüntetik a téves részleg hozzárendeléseket, illetve pótolják az ezzel kapcsolatos elmaradásokat. Nem utolsósorban pedig az MTMT adatbázis rekordjainak statisztikai elemzéseivel naprakész információt nyújtanak az egyetem felső vezetése, az MTMT operatív feladatok ellátásával és a kapcsolattartással megbízott munkatársak, valamint a tanszékvezetők számára.
Az MTMT építése a különböző szervezeti egységekben eltérő módon valósul meg. Leggyakrabban a szerzőkre hárul a közleményeik és a hozzájuk tartozó idézetek feltöltése. Ezt a részlegek magas oktatói/kutatói száma kívánja meg, és a tanszéki adminisztrátor feladata a szerzők által feltöltött rekordok minőségének ellenőrzése, a részleg hozzárendelése a közleményekhez.
Ritkábban, és inkább a kisebb szervezeti egységek esetében, a tanszéki adminisztrátor feladata az egység MTMT profiljának karbantartása, folyamatos frissítése. Előfordul továbbá még hibrid megoldás, amikor is a szerzők is töltenek az adott egységnél MTMT-t és a tanszéki adminisztrátor is felel néhány szerzői profil frissítéséért. A tanszéki adminisztrátorok előzetesen ellenőrzik, admin-láttamozzák a szervezeti egységükhöz tartozó pályázók MTMT-be feltöltött publikációs és citációs listáját, ezzel segítve a Központi Könyvtár pályázatok hitelesítését.
Az intézményi hozzárendelések nehéz feladatot rónak a tanszéki és kari adminisztrátorokra, a munkát nehezíti az intézményi elnevezések változása, valamint a szervezeti egységek átalakulása. Remélhetőleg a jövőben az MTMT-részlegek historikus kezelése révén ez a munka is hatékonyabbá válik.
Egészségügyi Közszolgálati Kar
Az Egészségügyi Közszolgálati Kar a legfiatalabb kar egyetemünkön, 2010-ben alakult meg. Karunk három szervezeti egységből tevődik össze: Egészségügyi Informatikai Fejlesztő és Továbbképző Intézet, Mentálhigiéné Intézet, Egészségügyi Menedzserképző Központ. Így a kari publikációk 2010-től szerepelnek az MTMT adatbázisában. Az egyes intézetek az Egészségügyi Közszolgálati Kar megalakulása előtt is működtek és tudományos publikációkkal hozzájárultak az egyetem tudományos produktumához. (2007-2009 között az Egészségügyi Informatikai Fejlesztő és Továbbképző Intézet az ÁOK alá tartozott, a Mentálhigiéné Intézet és az Egészségügyi Menedzserképző Központ a Központi Szervekhez tartozott. Ebben az időszakban az intézetek adatai az ÁOK és Központi Szervek statisztikáiban jelenik meg.)
Mindhárom intézetben van tanszéki MTMT adminisztrátor, aki a tanszéki rekordok ellenőrzésével, feltöltésével és frissítésével foglalkozik. A tanszéki adminisztrátorok munkáját fogja össze, és a kari szintű MTMT-s feladatokat a kari adminisztrátor intézi. A karhoz tartozó szervezeti egységek adatainak feltöltése az MTMT egyetemünkön való elindulásakor elkezdődött, ennek eredményeként most már csak az új rekordok feltöltése, az idézők frissítése és a rekordok ellenőrzése a feladatunk.
A kar az egészségügy határterületeit öleli fel, így nemcsak a nagy adatbázisokból (WoS, Scopus, PubMed, Matarka) kell a publikációkat és idézőket összegyűjteni, hanem az MTMT-ben a kézi felvitelt is gyakran kell alkalmaznunk és az idézetek teljességre törekvő gyűjtése révén az idézetek mauális keresésére is van elvárás, igény. A publikációk és az idézők kézi gyűjtése sok kutatást és figyelmet igényel, csak hiteles, ellenőrizhető és bibliográfiailag pontos adatokat tartalmazó publikációk és idézők felvitele ajánlott az MTMT-be.
Egészségtudományi Kar
Könyvtárunk munkatársai 2010 őszén ismerkedtek meg az MTMT adatbázissal, amelybe 2011-ben kezdődött a kar részlegeinek és oktatóinak regisztrálása. Jelenleg már a teljes szervezeti struktúra – 19 szervezeti egység 154 fő publikáló munkatárssal – szerepel az adatbázisban. Az első években az adatbevitelt a kari adminisztrátornak kijelölt két munkatárs végezte, fő munkakörük ellátása mellett. Ezért az adatbevitel köre 2011-2013. első féléve között mindig az elsődleges igényekre terjedt ki: oktatói álláspályázatokhoz és kinevezésekhez szükséges anyagok; a kari doktori képzés oktatóinak, hallgatóinak munkái; a kutatási pályázatokban résztvevők tudományos munkásságának hiteles bemutatásához szükséges anyagok.
Az időközben indult Semmelweis MTMT TÁMOP pályázat követelményeinek teljesítése azonban folyamatos, szisztematikus, teljes körű adatfeldolgozást követelt meg. Ehhez szükséges volt a tanszéki MTMT adminisztrátori hálózat létrehozása, amely a könyvtáros adminisztrátorok számának növelésével járt. A tanszéki MTMT adminisztrátorokat a szervezeti egységvezetők nevezték ki. Az adminisztrátorok elsődleges feladata a tanszéki oktató/kutató munkatársak 2007-2013 közötti publikációinak minden publikálási formára kiterjedő összegyűjtése, valamint továbbítása azoknak az új könyvtáros adminisztrátor munkatársaknak, akik a behasonlítást, karhoz rendelést, az adatbázisba feldolgozást, idézettség vizsgálatot, stb. elvégzik.
A kari adminisztrátorok feladata továbbra is a bevitt tételek monitorozása és minőségi ellenőrzése, az „admin láttamozás”, érvényesítés, hitelesítés. A minősítési fokozatok megadásához a bibliográfiai és besorolási adatok helyességének vizsgálata és esetenként javítása szükséges. A bibliográfiai és idézettségi teljes szövegű adatbázisok, egyéb on-line források felhasználása és az eredeti közlemények áttekintése is kritérium.
Fogorvostudományi Kar
2011-ben indult a Fogorvostudományi Kar publikációinak és idézeteinek feltöltése az MTMT-be. Célként tűzték ki, hogy a kar az elsők között legyen, és minél több publikáció és idézet kerüljön be az adatbázisba. A feltöltés dr. Varga Gábor professzor koordinálásával 6 PhD-hallgató és a könyvtáros részvételével valósul meg. Az adatok bevitele a szerzők által leadott publikációs lista alapján történik adatbázisokból importálással és kézi felvitellel. A kezdeti időszakban a tankönyvek, tankönyvfejezetek, valamint a konferencia absztraktok nem kerültek feltöltésre, később azonban megtörtént e dokumentumtípusok pótlása is. Az MTMT részéről Wolf György segítette a munkát, kétszer is tartott konzultációt, illetve a felmerülő kérésekre e-mailben válaszolt. Az MTMT fejlesztése és frissítése folyamatos, ezért a már feltöltött közlemények és idézetek adatait a változásoknak megfelelően javítjuk és kiegészítjük, hogy minél jobb minőségű rekordok legyenek az adatbázisban.
Az intézményi 4-es MTMT adminisztrátor által kialakított egyetemi hierarchiában a Fogorvostudományi Karhoz 10 szervezeti egység tartozik, bizonyos szervezeti részlegek összevonásra kerültek új név alatt, ezért átfedés van az egységek között. A kar intézetei között bekövetkezett változások (új tanszékek létrejötte, részlegek összevonása) miatt több új klinika került az MTMT-be. A tanszéki adminisztrátori feladatokkal 3 személy foglalkozik. Az új publikációk feltöltése és az idézetek frissítése egy tanszék esetében a tanszéki adminisztrátor, egy esetben a szerzők, a többi tanszék esetében a könyvtáros révén valósul meg. Az adatok bevitelének megkönnyítésére többször tartott oktatást a kari adminisztrátor. A kari adminisztrátor rendszeresen részt vesz a Központi Könyvtár által szervezett megbeszéléseken, felmerülő kérdések esetén egyeztet az intézményi adminisztrátorral. A kari adminisztrátori munkát Szalóky-Siki Ágnes, a FOK OC könyvtárának munkatársa látja el.
Gyógyszerésztudományi Kar
A Gyógyszerésztudományi Karhoz az MTMT-ben 6 szervezeti egység és egy kutatócsoport tartozik, ez utóbbi 2013 júliusában alakult, így tehát mindösszesen 7 „egység” képviselteti magát a karhoz tartozóan az MTMT egyetemi hierarchiájában. A szervezeti egységek vezetői nevezték ki a tanszéki MTMT adminisztrátorokat, akiknek feladata a tanszéken dolgozók MTMT anyagának rendben tartása, frissítése. Elmondható, hogy nemcsak az adminisztrátorok, hanem több szerző saját maga is tölt fel az MTMT-be, figyelemmel kíséri és követi a közleményeinek és idézeteinek alakulását.
A tanszéki MTMT adminisztrátorok – egyik sem könyvtáros végzettségű – jól ismerik és használják a bibliográfiai adatbázisokat, amelyek megkönnyítik számukra a feltöltést. A leggyakrabban használt adatbázisok WoS, PubMed, Scopus beállításai alapján a kari adminisztrátor rendszeresen figyelemmel kíséri a karhoz tartozó szerzők új közleményeinek megjelenését és fel is tölti azokat az MTMT-be – ezzel is segítve a tanszéki adminisztrátorok MTMT munkáját.
Törekedve a kar publikációs tevékenységének korrekt, minőségi és teljes feltöltésére, a kari és a tanszéki adminisztrátorok folyamatosan kapcsolatot tartanak egymással az MTMT-ben végzett különböző feladatok kapcsán (pl. szerző és intézményi hozzárendelések, konferencia közlemények felvitele, duplumok rendezése, osztálytáblázatok és tudományos fokozatok beállítása stb.) és együttműködve, segítve egymás munkáját dolgoznak.
A kari adminisztrátor folyamatosan monitorozza különböző lekeresési szempontok alapján a tanszékek által feltöltött adatállományt (pl. feldolgozás alatti tételek, import-kiegészítendő, hiányzó adatok, „in press” alatti tételek stb.) és amennyiben szükséges elvégzi a kiegészítéseket, javításokat.
A MTMT-TÁMOP-Semmelweis projekt kapcsán egyik feladat a karhoz tartozó 2007-2013 közötti közlemények és idézeteik ellenőrzése, azaz a bibliográfiai adatok felülvizsgálata, a besorolások ellenőrzése, a tételek hasonlítása a teljes szöveghez vagy szakmai adatbázisokban található adatokhoz.
Testnevelési és Sporttudományi Kar
A Könyvtár munkatársai munkájának köszönhetőn kerülnek be a kar publikációi és idézetei az MTMT adatbázisba. Azonban ez egy összehangolt, több lépcsős kommunikációnak köszönhető, és a kar többi munkatársának is a közreműködését igényli. A TF tudományos dékánhelyettese évente kétszer tudományos jelentést kér be a tanszékektől, amelyben többek közt az új és megjelenésre váró közleményeket is feltüntetik. Ezt a jelentést a könyvtár is megkapja, amelynek alapján rögtön fölvisszük az MTMT-be a már megjelent publikációkat. Ezen felül a folyamatos kommunikációnak köszönhetőn több szerző is értesítést küld számunkra, amikor új közleményük jelenik meg, illetve ha új idézetről szereznek tudomást, ezzel segítik a publikációk, idézetek gyors bekerülését az MTMT adatbázisba. Könyvtárunk munkatársai folyamatosan figyelemmel kíséri a könyvtárunkba beérkező magyar sporttudományi folyóiratok cikkeit. Ezeket feldolgozzuk a TF könyvtár adatbázisában, és a TF munkatársai által írottakat rögtön fölvesszük az MTMT-be is. A TF szerzőinek idézeteit is folyamatosan ellenőrizzük a citációs adatbázisokban, és frissítjük az MTMT-ben. A kar oktatóinak, kutatóinak számos társadalomtudományi témájú írása jelenik meg. Sok munkát jelent az ezekhez tartozó idézők összegyűjtése. Ez nagyrészt csak manuálisan lehetséges, azaz kézbe kell venni a könyvtárunk állományában meglévő tanulmányköteteket, szakkönyveket, folyóiratokat. Nagy segítséget jelent ebben a munkában adatbázisunk, a TF Digitális Könyvtár, ebben ugyanis már több mint kétezer publikáció szerepel teljes szöveggel. Az idézett szerző nevét a teljes szövegben le tudjuk keresni, és így nem csak a publikációit, hanem az ezeket idéző műveket is megtaláljuk a feldolgozott állományba.
Annak érdekében, hogy a kari rekordok az MTMT-ben a lehető legjobb minőségben szerepeljenek, a szerzőktől bekérjük az elektronikusan vagy a könyvtárunk állományából el nem érhető publikációkat. Ezek jellemzően konferenciakiadványok, absztraktkötetek. Ha a publikációt a szerző nem tudja rendelkezésünkre bocsátani, akkor a magyar kiadványokat igyekszünk az Országos Széchényi Könyvtár, vagy más magyar könyvtár állományában megkeresni. A kar, a szerzők és a TF könyvtár külföldi kapcsolatait is felhasználjuk az ilyen művek beszerzésére.
Folyamatosan felülvizsgáljuk a szerzői és intézményi hozzárendeléseket, és megszüntetjük a korábbi téves TF-hez csatolásokat. Ez a probléma elsősorban a TF tanszékeinél jelentkezik, ugyanis a publikációkban a tanszék nevét csak nagyon ritkán tüntetik föl a szerzők. A művek tanszékhez való rendelését lehetővé tevő szerzői nyilatkozatok begyűjtése és feldolgozása változtat majd ezen a helyzeten.
Két munkatársunk vesz részt a Semmelweis Egyetem TÁMOP pályázatában. Az október végéig tartó első szakasz feladatait határidőre maradéktalanul elvégezték, és folytatják a munkát a második szakaszban. Kértük a lehetőséget az adminisztrátori láttamozás mellett az érvényesítésre és a hitelesítésre is, ugyanis nálunk sok olyan folyóirat, szakkönyv, konferenciakiadvány megvan, amelyeket más könyvtárban nem lehet föllelni. Így sok esetben autopszia alapján magasabb ellenőrzésű szintre tudjuk emelni a rekordokat.
A kinevezési és egyéb pályázatokon induló TF-es szerzők publikációit és citációit ellenőrizzük, mielőtt a publikációs lista hitelesítését kérnék a Központi Könyvtártól. Ma már nem az a legfőbb teendőnk, hogy a hiányzó publikációkat fölvegyük, hanem az, hogy elvégezzük az érvényesítést, illetve a hitelesítést, ha lehetséges.
A jövőben is tovább dolgozunk a már felvitt publikációk és citációk ellenőrzésén, különös tekintettel a doktori iskolások és más pályázók anyagaira. Továbbra is munkát ad a publikációk intézményhez rendelésének felülvizsgálata. A beérkező oktatói nyilatkozatok alapján reményeink szerint a TF-hez tudunk majd csatolni olyan közleményeket, amelyeknél a szerző eredetileg nem tüntette fel a munkahelyét, így növelhetjük a kar publikációinak számát az MTMT-ben.
Központi Szervezeti Egységek
A Semmelweis Egyetem Központi Szervezeti Egységei is képviseltetik magukat az MTMT-ben közleményekkel és azok citációival – bár a szervezetek nagysága és publikációs aktivitása kis százalékot jelent az összegyetemi adatokhoz képest. A 2013-as egyetemi átszervezések miatt a központi szervek hierarchiája az MTMT-ben változás alatt áll, jelenleg 6 szervezeti egység tartozik hozzá.
A központi szervezetek egységeihez tartozó közleményeket és idézeteket a szerzők maguk töltik fel, a központi szervekért felelős kari szintű MTMT adminisztrátor, Berhidi Anna a Központi Könyvtár munkatársa folyamatosan monitorozza a bibliográfiai tételek pontos leírását, visszaellenőrzi, kiegészíti, pótolja a hiányos adatokat, azonosítókat a különböző szakterületi adatbázisok, katalógusok alapján.
Doktori Iskola
A doktori képzésben, fokozatszerzésben végzett tudományos munkához szorosan kapcsolódó elvárás a tudományos publikációkkal kapcsolatos adatok hozzáférhetővé és kereshetővé tétele. A Magyar Tudományos Művek Tára (MTMT) adatbázisa hasznos a doktori képzésben résztvevők számára, mert a publikációs adatok feltöltésével a személyes tudományos bibliográfia összeállítása egyszerű, kis munkaigénnyel karbantartható, segíti pályázatok és jelentések készítését. Az MTMT adatbázisának használatát az MTA, ODT, MAB és az OTKA is szorgalmazza.
A Semmelweis Egyetem Doktori Iskolájában a fokozatszerzési eljárás során 2011 szeptemberétől vált kötelezővé, hogy a doktorjelölt a doktori értekezés benyújtásához a disszertáció témájában megjelent közleményeinek, valamint egyéb – nem az értekezés témájában megjelent – közleményeinek adatait feltöltse az MTMT adatbázisba. Az adatbázisba feltöltött publikációk alapján a Központi Könyvtár ad ki igazolást a fokozatszerző részére a doktori fokozat megszerzéshez szükséges publikációs követelmények teljesítéséről. A tudományszakonként megkövetelt publikációs követelményeket a Semmelweis Egyetem Doktori Szabályzata tartalmazza.
A Semmelweis Egyetemen folytatott tudományos publikációs tevékenységgel kapcsolatos adatbázis kialakításáról és alkalmazásáról 2013. április 15-én kiadott 12. számú rektori körlevél hatálya kiterjed az egyetemmel doktorandusz hallgatói jogviszonyban és doktorjelölti jogviszonyban állókra is. A körlevél kiadását követően Tölgyesi-Lovász Krisztina, a Doktori Titkárság vezetője kapott megbízást a Doktori Iskola MTMT adminisztrátor feladatainak ellátására, aki azóta gondozza a doktoranduszok és doktorjelöltek tudományos publikációinak adatait és esetlegesen elvégzi a publikációk szerzői és az intézmény közötti összekapcsolást.
A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény 2013. I. 1-től hatályos módosításából adódó új feladat, hogy a doktori értekezést és téziseit elektronikus formában az általánosan elfogadott nemzetközi gyakorlatnak megfelelően, ún. Digital Object Identifier (DOI) azonosítóval ellátva kell mindenki számára hozzáférhetővé tenni. A DOI számmal kapcsolatos eljárásrend szerint az egyetem megállapodást köt az MTA Könyvtár és Információs Központtal az évente várhatóan sikeresen megvédett doktori disszertációk számának megfelelő DOI szám biztosítására. A disszertációk elektronikus változatát a Doktori Titkárság MTMT adminisztrátora tölti fel a repozitóriumba, majd a védést követően a DOI számot a disszertáció megfelelő lapjára felvezetve létrehozza a végleges példányt. Az eljárás lezárásaként az MTA Könyvtár és Információs Központba történő bejelentés után a doktori értekezések bekerülnek a nemzetközi DOI nyilvántartásba.
Forrás: Kari MTMT adminisztrátorok
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
