Általános Gazdálkodási és Üzemeltetési Feladatokat Ellátó Osztály
Feladatai:
Az Általános Gazdálkodási Feladatokat Ellátó Osztály a KGHII-hez tartozó szervezeti egységek pénzügyi feladatait elsősorban az alábbi keretek tekintetében látja el:
- közüzemi költségek,
- működési kiadások, egyes központi feladatok,
- egyes vásárolt szolgáltatások,
- központi beszerzések kezelésére szolgáló – átkönyveléssel működő keretek,
- Mercatus webraktári keret,
- Informatikai Főigazgatóság és Igazgatóságai tekintetében valamennyi (működési, központi, fejlesztési, vásárolt szolgáltatási) keret.
Ezen keretek tekintetében ellátja:
- BML-ek előkészítésében, elkészítésében való közreműködés, előzetes kötelezettségvállalás rögzítése SAP rendszerben
- beszerzési eljárások lefolytatásában közreműködés
- beszerzések lebonyolítása
- szállítói számlák feldolgozása, szükséges mellékletekkel és aláírásokkal felszerelése, utalásra megküldése,
- szerződések igény szerinti előkészítése, jogi véleményeztetése, SAP rendszerben történő rögzítése, szerződésekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások kezelése,
- szerződéshez nem kapcsolódó kiadások kötelezettségvállalásának kezelése, kifizetések dokumentálása, kifizetések kezdeményezése,
- átkönyvelések indítása-fogadása,
- szervezeti egységekkel közös nyilvántartások naprakész, SAP-val egyező vezetése, pénzügyi adatokkal feltöltése.
Fentieken túl:
- eszközök állományba vételezése az ellátott szervezeti egységeket érintő és az általuk más szervezeti egységek érdekében lebonyolított eszközök vonatkozásában,
- selejtezési, leltározási és egyéb felelős számadói feladatok ellátása,
- munkavégzéshez kapcsolódó BKK bérletek rendelése,
- Poszeidon rendszer használata, Szerződés-menedzsment rendszer használata, Mercatus rendszer használata,
- ellátmányokkal, dolgozói- és rendkívüli előlegekkel kapcsolatos feladatok ellátása,
- tanulmányi szerződésekkel kapcsolatos feladatok elvégzése (szerződés elkészítése, aláíratás után EGFI részére továbbítása)
- belépőkártyák pótlásával, parkolással kapcsolatos vevőszámlák kiállítása, szerződések kezelése SAP rendszerben.