Az egyetemek mindig fontosnak tartották kutatóik tudományos tevékenységét, s annak dokumentálását. A Semmelweis Egyetem jogelődei már 1842-től gyűjtötték a folyóiratokban megjelent közlemények különlenyomatait (több mint 90 000 dokumentum megtalálható a Központi Könyvtár állományában). Ezt a típusú gyűjtést felváltotta Antoni Ferenc rektor által 1975-ben elrendelt intézeti különlenyomatok évenkénti begyűjtése, köttetése, s ezeken alapuló elemzések készítése. Az informatika térhódításával 2006-ban a nyomtatott intézeti különlenyomat-köteteket felváltotta a Semmelweis Egyetem publikációs adattára, a SEPUB. Ez azt is jelentette, hogy a manuálisan, hónapokig tartó statisztikai elemzések helyett lehetővé vált az azonnal generált, pontos, nyilvános, bárki számára ellenőrizhető bibliográfiai és teljes szövegű tételek sora, valamint szervezeti egységenkénti, karonkénti stb. statisztikák megismerése. Az adatbázis a Központi Könyvtár portálján érhető el.
Természetesen nem volt egyszerű bevezetni a program használatát, a szervezeti egységeknek határidőre kellett feltölteni az adatokat, a Központi Könyvtár dolgozóira az adattisztítás fontos, de a papír kiadású kötetek elemzéséhez szükséges idővel összehasonlítva egy kevésbé időigényes feladat hárult.
A SEPUB adatbázissal ellentétben, amely csak folyóiratokban megjelent eredeti közleményt, összefoglaló közleményt tartalmazott, a Magyar Tudományos Művek Tára (MTMT) minden közleménytípusnak helyt ad – folyóiratcikkek minden típusa, könyvek, könyvfejezetek, konferencia közlemények stb. bibliográfiai adatai kerülnek feltöltésre. A két adatbázis párhuzamos töltése jelentős mennyiségű plusz feladatot ró az egyetem dolgozóira, ezért a Központi Könyvtár az MTMT-hez történő csatlakozás óta dolgozik a két adatbázis egyesítésén, a pontos nyilvántartás, a láthatóság növelésének és a kutatók adminisztrációs terheinek csökkentése érdekében. Az egyesítési folyamat lassan végéhez közeledik, a SEPUB adatbázist hamarosan felváltja az MTMT és az intézményi repozitórium kettőse.
Az MTMT folyamatos fejlesztése lehetővé tette, hogy a bibliográfiai rekordok mellett a publikációk teljes szövegű változatai is egyszerűen, a bibliográfiai adatok ismételt megadása nélkül is feltölthetővé váljanak az intézmények számára. Ez az MTMT-hez kapcsolt egyetemi repozitórium segítségével valósulhat meg.
A Központi Könyvtár által gondozott Semmelweis Repozitórium célja, hogy az elektronikus dokumentumokat hosszú távon, permanens módon tárolja és rendelkezésre bocsássa a felhasználók számára. Jogosultságkezelési módszerével megadható, hogy a feltöltött dokumentum nyilvánosan elérhető (Open Access), esetlegesen adott idő múlva válik nyilvánossá (Open Access Embargo), vagy a nyilvánosság számára nem hozzáférhető (csak egyetemi IP-ről tölthető le). A közlemények láthatóságát az adott kiadó szabályozza a szerzőkkel kötött szerződésekkel.
Az MTMT-be feltöltött publikációk szerkesztésénél egy kattintással lehetővé válik a teljes szöveg feltöltése a Semmelweis Repozitóriumba, a megfelelő jogosultság kiválasztásával, amely így megfelel az Open Access rendelkezésre bocsáthatóság követelményeinek és egyben alkalmassá válik a SEPUB adatbázis szerepének átvételére. A művelet hatására az MTMT rendszere a háttérben áttölti a publikáció bibliográfiai adatait, valamint a feltöltött teljes szöveget a repozitórumba, ahol az ellenőrzés után elérhetővé válik. Ezzel párhuzamosan az MTMT-ben a publikáció bibliográfiai adatainál megjelenik a Semmelweis Repozitóriumban tárolt teljes szövegű változatra mutató link, amelyre kattintva, jogosultságtól függően, megtekinthető az írás.
A repozitórium az MTMT-ben szereplő publikációk elektronikus változatának tárolásán kívül egyéb, tartós megőrzésre szánt dokumentum tárolására is használható, pl. szakdolgozatok, szabályzatok tárolására. Előreláthatólag 2014 májusától kezdhető el a 2013-as publikációk feltöltésével az intézményi repozitórium használata.
Szluka Péter, Központi Könyvtár
Fotó: Kovács Attila, Semmelweis Egyetem
A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs Igazgatósága tette közzé.
