A Semmelweis Egyetemen 2016. január 1-jén bevezetett irat- és küldeménykezelési rendszerrel kapcsolatosan érkezett megkeresések indokolták, hogy a Semmelweis Egyetem kancellárja az egyetemtől független iratkezelési felügyelethez, a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályához fordult állásfoglalást kérve a központi levelezési címre érkező „névre szóló” küldemények kialakult gyakorlatának felülvizsgálata kapcsán.
A Semmelweis Egyetem kancellárja a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályához fordult, az egyetemi iratkezelési és küldeménykezelési rendszer felülvizsgálatát kérve. Kérte, hogy a minisztérium különösen térjen ki annak felülvizsgálatára, hogy az egyetem központi levelezési címére érkező küldemények, amelyeken név szerepel, de ugyanakkor szerepel a Semmelweis Egyetem vagy az egyetem valamely szervezeti egységének megnevezése és a Központi Postázóban bontásra kerülnek, az egyetem hivatalos küldeményeinek tekintendőek-e vagy ezek a küldemények a címzettek magánlevelei és bontásukkal sérülnek a címzettek személyes adatai.
A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya áttekintette az egyetemen 2016. január 1-jével kialakított és azóta működő iratkezelési gyakorlatot és megküldte hivatalos álláspontját:
„A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII.29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 28. § (3) pontja értelmében „A névre szóló küldemények kezeléséről a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata rendelkezik.” Ennek megfelelően az Egyetem Iratkezelési Szabályzatában tételesen felsorolja, hogy mely küldemények nem bonthatóak és/vagy zártan kezelendőek. A fentiekben foglaltakra figyelemmel az egyetem iratkezelési gyakorlata a Korm.rendeletben foglalt előírásoknak megfelel.”
A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya a felülvizsgálat keretében megállapította, hogy az egyetem iratkezelési eljárása során a bontás gyakorlata a jogszabályi előírásoknak megfelel.
A Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya emellett javaslattal élt a Semmelweis Egyetem kancellárja felé, hogy a magáncélú levelezések mellőzésére hívja fel az egyetem munkatársainak figyelmét.
Összhangban a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályának hivatalos álláspontjával, a Semmelweis Egyetem kancellárja felhívja a Semmelweis Egyetem valamennyi munkatársa figyelmét az egyetem iratkezelési szabályzatában foglaltaknak betartására.
A központi levelezési címre érkező küldemények az Egyetem hivatalos ügyének minősülnek. Magáncélú levelezésre ne a Semmelweis Egyetem levelezési címe kerüljön elérhetőségi címként külső partner részére megadásra. Amennyiben ez mégis elkerülhetetlen, úgy abban az esetben a küldemény kezelésére a Központi Postázóban az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kerül sor. Az Egyetem központi címének elérhetőségként való megadásakor szükséges a feladó tájékoztatása, hogy mely – Iratkezelési Szabályzatban is feltüntetett – megkülönböztető jelzés használata esetén nem történik meg a küldemény Központi Postázóban történő bontása.
Dr. Kovács Zsolt főigazgató – Jogi és Igazgatási Főigazgatóság
Fotó: Kovács Attila – Semmelweis Egyetem
