Áncsán Gizella és Szluka Péter

Januártól a Központi Könyvtár honlapján (www.lib.sote.hu) már elérhető az egyetemi tudományos közlemények nyilvántartása. A saját fejlesztésű kezdeményezés nyomán immár a legmodernebb formában követhető kutatóink, intézeteink és egyetemünk e teljesítménye. Az adatbázis felelősei, kézbentartói Áncsán Gizella módszertani vezető és Szluka Péter informatikus, számítástechnikai vezető. Az ő segítségükkel tájékozódtunk.

A Központ Könyvtár 1977-től kezdődően évente gyűjti a szervezeti egységektől publikációik jegyzékét és ezek teljes terjedelemben megjelenő különlenyomatait. Eddig a beküldött különlenyomatok alapján táblázatban összesítette az egyes intézetek dolgozóitól megjelent cikkek számát, valamint meghatározta az össz-impakt faktort az egyetemre és az egységekre vonatkoztatva. Ezt a gyakorlatot váltotta fel ez évtől az eddiginél komplexebb formában megvalósított elektronikus nyilvántartás. Ennek elsődleges célja, hogy évente mérni lehessen az egyetem tudományos teljesítményét, s vizsgálhatóvá válhasson az egységek közötti szellemi együttműködés is. Ezen szempontok alapján épült föl az adatbázis, melynek előkészítése még tavaly augusztusban kezdődött el, amikor a könyvtár megbízott munkatársai körlevélben kérték a tanszékvezetőket az ottani munkatársak 2006-ban megjelent publikációnak az adatbázisba való betöltésére. A belépéshez felhasználó nevet és jelszót, a technikai lebonyolításhoz útmutatót adtak, s később további tájékoztatókkal segítették az előrehaladást. Noha az egyes szerzők maguk is bevihetik az új nyilvántartásba cikkeik bibliográfiai adatait, ugyanakkor ésszerű javaslatnak tűnt, hogy minden érintett egységnél legyen a vezető által kinevezett tudományos felelős, aki összefogja, rendszerezi, ellenőrzi a folyamatot, akár a tényleges adatbevitelt is elvégzi, vagy abba besegít. A feladatra előirányzott két hónap alatt a könyvtár munkatársai állandóan monitorozták a feltöltés menetét, korrigálták az esetleges hibákat. Január közepén került az adatbázis elfogadható állapotba, így elindulhatott a tesztelés, az összesítés.

Semmelweis Egyetem által jegyzett publikációk, IF értékek, 2000-2006.

Mérési módszerek

A kitűzött céloknak megfelelően háromfajta szűrési módszert alkalmaznak. Az össz-egyetemi teljesítmény, impakt faktor (IF) mérésénél logikus, hogy ide egy publikáció csak egyszer számíthat bele. Csakhogy a cikkeket sokszor többen írják és nem mindig egy helyen dolgozók, valamiképpen el kellett dönteni, hogy ki (melyik intézet) legyen a „kedvezményezett”. A közlemény és az IF érték annak a szerzőnek (és intézetének) a neve mellé kerül, aki az alkotók közül elsőként tüntette fel munkahelyéül a Semmelweis Egyetemet. Már amennyiben feltüntette, mert ez nem mindig egyértelmű, sőt az sem, hogy az írás készítője egyetemünkön dolgozott-e tanulmánya megszületésekor. E néhány példából is látszik, van mit ellenőrizniük a könyvtár munkatársainak.

A szervezeti egységek tudományos produktumának lekeresésekor a szűrés úgy történik, hogy ha a publikációt több egyetemi műhely dolgozója együtt írta, akkor mindegyik érintett egységnél feltüntetik az elért IF-et – ezáltal látható lesz a különböző részlegek közötti kollaboráció is. Az impakt faktor érték azonban mindenhol csak egyszer számolódik bele a teljesítménybe, függetlenül attól, hogy egy adott intézetben, klinikán hányan vettek részt a közlemény elkészítésében. Végül harmadikként van a szűrés nélküli módszer, amikor az egyes szervezeti egységeken belül annyiszor szerepel a tudományos közlemény és IF, ahány ottani alkotója volt annak a munkának, tehát ez a szűrés nélküli funkció az egyének produktivitását mutatja.

Felelősök felelőssége

A feltöltést némileg segítheti, hogy az IF-es publikációk zöme megtalálható a PubMed adatbázisban, ahonnan a szükséges adatok gombnyomással áthozhatók. Mégsem mindig ezt alkalmazzák az érintettek, ráadásul az említett helyen nem indexelt írások jellemzőit manuálisan kell bevinni a rendszerbe (az össz-adatbázisnak körülbelül a 30-40%-a, mintegy 600 cikk, nagyjából 1000 szerző ilyenformán jelenítődik meg), ami nagyban növeli a hibalehetőséget. Elég csupán egyetlen írásjellel elírni a tanulmány címét, és az egy publikációból máris kettő lesz, a könyvtár munkatársai pedig nyomozhatnak a bekért különlenyomatban – erre még jó ideig szükség lesz – vagy különböző adatbázisokban.

Minden egyes felöltéskor meg kell vizsgálniuk az adatok helyességét és azt, hogy az újonnan bekerült információ változtat-e a szerzőségi sorrenden. Sőt, még arra is figyelnek a nyilvántartás működtetői, hogy nincs-e valamelyik intézettől a korábbi évekhez képest kevesebb publikációja az elektronikus adatbázisban, mert akkor valószínű, hogy nem minden megjelent cikket vittek be a rendszerbe, márpedig így nem teljes az egyetemi össz-teljesítmény sem. Munkájukat nagyban könnyítené, ha a szervezeti egységek tudományos felelősei (és az érintett szerzők is) a maguk „portáján” kontrollálnák az adatokat, hiszen ők ismerik azokat leginkább.

Továbblépési tervek

Az adatbázis mára már „sínre került”, a szoftvert folyamatosan fejlesztik, így igény szerint változtatható tartalma, kezelése. Már most bekerülhetnek a rendszerbe a 2006 előtti tudományos közlemények, és némelyik intézet, szerző már élt ezzel a lehetőséggel. Idővel a dokumentumtípusok köre is bővülhet, például az egyetemünk dolgozói által írt könyvek, könyvfejezetek feltüntetésével. Nincs akadálya témakereső létesítésének sem, de változhat még az ellenőrzés menete is. Jelenleg kizárólag egyetemi számítógépről hozzáférhető a nyilvántartás, később a teljes adatbázis publikussá tehető. Mindezek még – ahogy Áncsán Gizella és Szluka Péter fogalmazott – egyelőre csupán tervek, felvetések, melyeket még át kell gondolni, s a döntés után fokozatosan vezethetők be – amikor már „bejáratódott” a rendszer.

T.K. - T.A.